审计业务档案的整理方法

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审计业务档案的整理方法

　　档案管理工作看似简单，其实有许多学问在里面。下面就为大家整理了一些审计业务档案的整理方法，希望对大家有所帮助!

　　一、分类排序

　　审计项目档案材料的整理，应遵循审计成文规律和特点，并保持文件材料之间的有机联系，按照结论类、证明类、立项类、备查类四个单元进行排列，并按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原则排序。实践中按以下单元分类归档排序比较合理：

　　第一单元：结论类文件材料(凡带★号的条目为必备文件材料)

　　1.上级机关(领导)对审计项目形成的审计报告、审计决定、审计移送及《审计要情》、《专题报告》等审计信息的批示、签报

　　2.审计情况报告及审计情况报告代拟稿

　　审计结果报告及审计结果报告代拟稿

　　审计综合报告及审计综合报告代拟稿

　　3.审计报告★

　　审计报告代拟稿

　　审计报告送达回证★

　　业务部门复核意见书★

　　审计组对被审计对象反馈意见的说明

　　被审计单位对审计报告(征求意见稿)的答复

　　审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿及送达回证★

　　审计组审计报告

　　4.审计决定书★

　　审计决定书代拟稿

　　审计决定书送达回证★

　　5.审计移送处理书

　　审计移送处理书代拟稿

　　审计移送处理书送达回证

　　6.审计移送处理书审理意见书

　　审计项目审理意见书★

　　审理意见采纳情况说明书

　　7.审计业务会议纪要★

　　8.审计组会议记录★

　　9.重要管理事项记录

　　第二单元证明类文件材料

　　10.被审计单位承诺书★

　　11.汇总工作底稿★

　　12.审计工作底稿及审计证据★

　　13.审计移送处理书附件原始取证单

　　14.《审计要情》、《专题报告》涉及问题的证据材料

　　15.举报问题情况核实材料或取证材料

　　16.查询被审计单位银行存款、账户有关资料

　　第三单元立项类文件资料

　　17.上级审计机关或本级政府的指令性文件

　　举报材料及领导批示

　　审计工作方案

　　审计工作方案调整及相关材料

　　审计报告模板

　　18.调查了解记录★

　　调查了解记录及相关的审计取证

　　19.审计实施方案★

　　审计实施方案调整说明及相关材料

　　20.审计通知书及送达回证★

　　审计通知书代拟稿

　　授权审计通知书

　　第四单元备查类文件资料

　　21.审计结果公告

　　22.审计整改情况报告

　　审计整改检查取证资料

　　被审单位整改情况报告

　　23.审计宣传信息

　　24.审计工作报告

　　25.相关部门出台的管理制度、办法

　　26.审计移送案件受理、立案、起诉及判决、处理处分材料

　　27.审计评估表、测算表

　　28.被审计单位自查报告或自查表

　　二、加工整理

　　首先应检查每一份档案资料，察看是否留有充分的装订线;其次应对纸张破损、幅面不规则或字迹模糊的档案材料进行加工处理。具体应注意做好以下几项工作：

　　1. 确定每份审计工作底稿及附件审计取证材料的顺序，避免把资料放错位置，同时撤出冗余资料。

　　2.对纸张破损或字迹模糊不清的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制，复制件应附在原件后并注明复制原因。

　　3.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁，保证每页最终都为A4纸大小。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

　　4.幅面过小的材料应进行托举。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

　　5.装订边线过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边。

　　6. 拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物。

　　三、编写目录

　　编写目录包括分卷、编页、编目三个过程：

　　1.分卷。在所有资料都已经齐全并且符合归档要求时，就可以分卷了。同类档案如果太厚，应该分成多卷装订(并于编目时在文件标题或备注中注明分卷顺序)。分卷装订时，必须保证同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能装进档案卷夹为宜，卷夹背脊等整体应做到不凹不凸。

　　2.编页。每卷材料应独立编页以便于查阅，编写页码要用铅笔以便于修改;页码标记应在材料的正面右上角、背面左上角，字体不能过大或者过小，过大影响美观，过小则可能在扫描后的电子档案中显示不清晰。

　　3.编目。档案材料应按照排列顺序，逐份逐项编写目录，做到目录清楚，填写准确。目录包括顺序号、文件作者、收发文号、页码、文件标题、文件日期、备注等。填写“顺序号”用阿拉伯数字;“文件作者”填写单位、处科股室或审计组名称;“收发文号”有文号的填写，没有的不填;“页码”按照编好的页数如实填写;“文件标题”根据材料题目或主要内容填写，标题必须确切反映材料的主要内容或性质特点;“文件时间”填写材料落款的具体年月日时间;“备注”填写需要说明的情况。

　　四、装订成册

　　装订时将档案目录置于卷首，卷内材料按目录顺序排列，左边、下边对齐，置于档案卷夹在左侧打孔装订。装订应严格按照“牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不倒页、不压字、不订反、不损坏文件、不妨碍使用”的要求进行

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