Excel打印技巧详细介绍

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Excel打印技巧详细介绍

　　Excel打印技巧

　　Excel是我们常用的办公软件之一，在打印方面有几点体会，现在写出来与大家共同探讨一下。

　　1、设置工作表的标题

　　在Excel制作一个表格时，我们一般都会设计一个标题，当Excel表格的长度大于一页时，为了保持表格的完整性和可读性，我们一般都希望能在每一页中都出现这个标题，这样就需要进行以下设置：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“打印标题”框中单击“顶端标题行”右边的红色小箭头，然后在Excel表格中使用鼠标左键单击要作为顶端标题的行，或者直接在“顶端标题行”文本框中输入引用位置代码，最后单击“确定”按钮，以后在打印的时候，每一张表格上都会带有我们设置的标题行了。

　　2、首行重复打印

　　当工作表大于1页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来只需在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入：:类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。

　　3、打印工作表中的公式

　　一般情况下，我们是不需要打印公式内容的，但是某些特殊情况下，将公式内容打印出来可以方便我们对计算公式进行分析，下面的方法就可以将公式内容打印出来：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“视图”标签项，在“窗口选项”区域中选择“公式”复选框，最后单击“确定”按钮退出该设置窗口，你会发现所有的公式都已经显示出来了，此时再打印工作表即可，这种方法会把工作表中所有的公式内容都打印出来，如果我们需要有选择地打印个别单元格中的公式的话，就需要下面的方法了，首先选中要打印的包含公式的单元格，然后按下“Ctrl+'”（位于Tab键的上方）组合键，这样就可以在显示公式和计算结果之间切换，当切换到显示公式内容的时候再开始打印就可以了，相比之下，这种方法更为简单，而且可以实现有选择地打印公式内容。

　　4、隐藏工作表中的零值

　　如果“0”在工作表中出现的次数太多的话，打印出来的工作表会显得十分凌乱，因为“0”代表着什么都没有，为此我们可以按照下面的方法隐藏多余的零值：单击“工具”菜单中的“选项”，打开“视图”标签项，在“窗口选项”里把“零值”复选框前面的对号去掉，单击“确定”按钮，你会发现工作表中的所有零值都变成了空白单元格，如果我们要有选择地隐藏单元格中的零值的话，可以首先选中包含零值的单元格，然后单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令，在“单元格格式”对话框选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在右边的“类型”文本框中输入“0;_0;;@”，单击“确定”按钮，这样单元格中的零值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会被打印出来。

　　5、自动避开错误值

　　当在工作表中使用了公式或者函数之后，有些时候难免会出现一些错误提示信息，要避免将这些错误提示信息打印出来，可以按照下面的方法进行设置：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后选择“工作表”标签项，在“打印”区域中单击“错误单元格打印为”下拉框，选择“空白”项，最后单击“确定”按钮，这样在打印的时候就不会将这些错误信息打印出来了。

　　6、打印选定区域

　　选定需要打印的区域，执行“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。

　　此时，如果想打印别的内容，就必须先执行“文件”→“打印区域”→“取消打印区域”命令，然后再进行打印操作。

　　7、打印不连续的单元格（区域）

　　如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10……），然后选择“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……）。

　　如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”→“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。

　　如何避免在Excel中输入重复数据

　　在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们能够通过“数据有效性”来防止重复输入:

　　选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“配置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。

　　以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的号码。

　　用Excel表格实现机打支票

　　对于财务人员来说填写支票是一项重要的日常工作。使用电脑进行支票套印既可减少工作量，又能有效地避免填写失误，显然是个不错的选择。下面就以Excel2003为例介绍一下套印支票的具体操作。

　　一、精确设置套印位置为了获得支票图样，你需要一台扫描仪或数码相机。把支票放入扫描仪，扫描分辨率设定为100dpi、缩放比100。在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近支票边，或者在扫描后再用图形处理软件进行修剪。最后把扫描的图像处理后保存为ZP.bmp。

　　编注：如果用数码相机拍照，可以将照片在Photoshop软件中放大尺寸，使它和实际的支票尺寸相同。

　　1．设置定位背景

　　启动Excel，单击菜单栏的“格式/工作表/背景…”打开工作表背景对话框，把刚才保存的ZP.bmp设定为背景。单击工具栏上显示比例的下拉列表框，把显示比例设定为106%。

　　注：106%的比例是这样得来的。在把扫描的支票图设置为电子表格背景后，设置显示比例为100%，用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景支票等高的矩形，打印出来。量得打印出的矩形高为8.5厘米，直接量取支票的高度为8厘米，8.5÷8=106%就是所需的比例。

　　2．设置界面及数据定位通过拖动行、列标题的边界调整行高列宽，再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮，让支票中要每个要填写的位置均正好与一个单元格重合。对于日期的年月日、小写金额的个十百千的格子都只要合并在一个单元格就够了。对周围无关的单元格全部设置填充色以突出显示支票。然后在支票下面的16行设计一个表格用于输入支票中的基本内容，并输入数据以便下一步设置时参考(图1)。

　　解决Excel表格不能“自动求和”问题

　　为什么我用的好好的Excel表格怎么不能自动求和了，问题解决办法如下：

　　打开表格点击“工具”下面的“选项”，如下图所示。

　　然后在“选项”里找到“重新计算”这一项，在“自动重算”前面打勾，就OK了!

　　excel如何自动换行？

　　首先，打开Excel表格，然后选中需要自动换行的单元格区域，单击菜单栏的“格式”中的“单元格”，在弹出的“格式单元格”窗口中选择“对齐”，然后将-- 文本控制--下面的“自动换行”勾选，确定，就OK了。

　　提示：只有在Excel中选择的那块区域进行设置了自动换行才可以自动换行，其他单元格区域必须再次选中进行设置才行。

　　xlsx的Excel文件打不开原因

　　有时，收到xlsx文件格式的Excel文件，发现无法打开它们。原因是这些文件是Excel2007/2010做的文档，用Excel2000或Excel2003软件是打不开的，因为它们不兼容。

　　解决办法：安装OFFice 2007文件格式兼容包(又称office 2007阅读器)即可。

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