Excel打印的技巧

Excel打印的必备技巧

　　Excel打印技巧大全

　　收集了Excel中关于打印的各种技巧，让你精通Excel打印工作。试试看，以下的Excel打印技巧你知道几个?

　　没有打印机一样可以打印预览

　　在没有安装打印机的电脑上按下Excel的打印预览按钮后，Excel会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击开始 设置打印机，然后双击添加打印机项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。

　　打印指定页面

　　一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页(或某几页)有问题，修改后，没有必要全部都打印一遍!只要选择文件打印(不能 直接按常用工具栏上的打印按钮，否则是将整个工作表全部打印出来)，打开打印内容对话框，选中打印范围下面的页选项，并在后面的方框 中输入需要打印的页面页码，再按下确定按钮即可。

　　首行重复打印

　　当工作表大于1页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开页面设置对话框，单击工作表选项卡，接下来 只需在打印标题顶端标题行文本框中输入：:类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。

　　表格也缩印

　　有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来(在中可以通过缩放技巧来实现)，可选择文件页面设置，再在打开的页面 设置对话框中单击页面标签，在缩放组下有一个调整为选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数(注意页宽和页高两个值必须一致)就 可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。

　　打印选定区域

　　选定需要打印的区域，执行文件打印，打开打印内容对话框，选中打印内容下面的选定区域选项，按下确定按钮就行了。如 果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行文件打印区域设置打印区域。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是 直接按常用工具栏上的打印按钮，均可将设置的区域打印出来。

　　此时，如果想打印别的内容，就必须先执行文件打印区域取消打印区域命令，然后再进行打印操作。

　　打印不连续的单元格(区域)

　　如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域)，选中多个 不连续的单元格(区域，如A2.B2:C8.D10)，然后选择文件打印，打开打印内容对话框，选中打印内容下面的选定区域选 项，按下确定按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开，打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸 上)。

　　如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行视图视面管理器，打开视面管理器对话框，按其中的添加 按钮，在随后弹出的添加视图对话框名称后面的方框中输入一个名称(如打印等)，确定退出。以后需要打印时，再打开视面管理器对话框，选中 打印视图项，按显示按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。

　　打印不连续的行(或列)

　　有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行(列)标，选中不需要打印出来的多个不连续的行(列)，右击鼠标，选隐藏选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。

　　将公式打印出来

　　如果要将单元格中的公式打印出来，则执行工具选项，在视图标签中，选中公式选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。

　　一次打印多个工作表

　　在按住Shift(或Ctrl)键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续(或不连续)的工作表，进行正常的打印操作， 即可将选中的工作表一次打印出来。在打印内容对话框中，选中打印内容下面的整个工作簿选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表 打印出来。

　　让每一页都打印出标题行

　　一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行文件页面设置，打开页面设置对话框，单击工作表标签，在顶 端标题行后面的方框中输入：:(这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入)，确定退出，再打印时，系统会自动为 每一页加上标题行。如果在左端标题列后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。

　　异地打印Excel表格

　　如果某台电脑(A电脑)没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑(简称B电脑)上却没有安装Excel，可这样操作：先在A电脑上安装一下B电 脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的Excel工作簿，调出打印内容对话框，将打印机设置成B电脑上的打印机，选中打印到文件选项，并设置好其 他选项，按确定按钮，在随后弹出的打印到文件对话框中输入一个文件名(如a.prn)后，再按确定按钮。然后将a.prn(保存在我的文 件文件夹中)文件拷贝到电脑B中，在Dos状态下(Windows下的MS-DOS方式也可以)，在文件所在的目录中，执行copy a.prn lpt1命令，即可将Excel工作表打印出来。让工作表居中打印

　　有时，可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。这时，只要选 择文件页面设置，打开页面设置对话框，单击页边距选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在居中方式小节下 勾选水平复选框即可;如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选垂直复选框，当然建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。

　　自动避开错误值打印

　　当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择文件页面设置，单击工作表 标签，再单击打印选项组下错误单元格打印为下拉列表框，再从中将缺省的显示值改为空白，这样就不会将屏幕上显示的错误信 息也打印出来，而是只打印空白单元格。

　　打印公式原形

　　首先，需要在工作表中将公式显示出来才行，在工具公式审核菜单下选中公式审核模式选项即可。然后选择文件打印，接着单击选项按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿。

　　调整打印机的分辨率

　　单击文件打印，在打开的打印内容中单击属性按钮，然后在打开窗口的对话框下打印质量下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率，例如360点/英寸，这样打印起来速度就会快很多。

　　以草稿方式打印

　　以草稿方式打印工作表时，将忽略格式和大部分的图形，这样也可以达到提高打印速度的目的，大家要做的只需选择打印机设置框中的按草稿方式复选框。

　　以单色方式打印

　　如果工作表中有很多彩色格式设置，那么要采用单色打印的方式，这样Excel在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以选择打印机设置框中的单色打印复选框。

　　不让表头到表格中

　　有时打印表格线时，经常会把表头也弄到表格里面。这时，可以选取表格中需要打印的区域(记住不要选择表头)，然后单击快捷工具栏中边框按钮旁边的小三角形符号，在出现的边框样式中选所有框线就行了。这样，打印出来后，表头就再也不会跑到表格里面去了。

　　快速打开打印机窗口

　　Excel 具有后台打印功能，执行打印任务时，你可以在前台继续从事其他操作，而系统会在后台进行打印，状态栏会显示一个打印机图标。此时，只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口，从中可快速执行暂停、删除打印等操作。

　　打印预览的妙用

　　假设Excel的一个工作簿建有两个工作表，现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码。只要选中第二个工作表，按打印预览设 置，进入页面设置页面，最下面有一项起始页码，默认是自动，现修改其默认值即可，如第一个工作表的结束页码是5，那么在起始页码中输入 6。

　　打印行号和列标

　　选择文件页面设置命令，单击工作表标签，再选中行号列标复选框即可。

　　不打印图形

　　对于一个图文混排的文件，常常需要校对其中的文本，为了节省纸张和油墨，不打印其中的图片。你可以通过下面两种方法来实现：(1)执行工 具选项，单击打印标签，将打印文件附加信息下面的图形对象复选框前面的对号去掉。(2)在打印对话框中，按下端的选项按钮， 即可单独打开选项对话框中的打印标签，去掉图形对象前面的对号去掉。

　　纵横向纸张混合打印

　　有时，文件中插入表格，而表格需要横向输出时，可这样设置：将光标定位在表格所在页(即需要横向输出的页)的开头，打开页面设置对话框，在 页边距标签下，将纸张类型设置为横向，按应用于右边的下拉按钮，选插入点之后选项，确定退出;再将光标定位在后面需要恢复纵向输出页 的开头，仿照上面的操作，将纸张类型设置为纵向。

　　双面打印

　　1)在打印对话框中，按下端打印右边的下拉按钮，选定奇数页选项，确定打印，奇数页打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来 装入打印机(顺序千万不要搞错哟)，再将偶数页打印上去就行了。(2)在打印对话框中，选中人工双面打印选项，确定打印，奇数页打印 完成后，系统会弹出一个提示打印另一面的对话框，此时，将打印了奇数页内容的纸张翻过来装入打印机，按下上述对话框的确定按钮，将偶数页内容 打印上去就好了。

　　小提示

　　如果打印机有夹纸的不良习惯，请采取前面的打印指定页面的做法，一页一页实现双面打印。尽管此法很麻烦，但最可靠!

　　打印连续页码

　　默认情况下，打印Excel表格时，每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技 巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击文件页面设置，进入页眉/页脚选项卡，再单击自定义 页眉(或自定义页脚)按钮打开对话框。根据需要单击其中的左、中或右框，再单击带有#字样的按钮，即可将 [页码]放入框中。如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在 [页码]后输入后者的总页数(即尾页码，例如11)，使其变成 [页码]+11的样子。如果必要，还可以在 [页码]+15前后加上第和页字样，使其变成第 [页码]+11页。最后按上面介绍的方法操作，就可以打印页码连续的多个工作表了。

　　小提示

　　采用上述方法打印连续页码时，页面设置、页面选项卡中的起始页码选项应为自动。

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