关于Excel函数的详细讲解

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关于Excel函数的详细讲解

　　Excel使用预先建立的工作表函数来执行数学、正文或者逻辑运算，或者查找工作区的有关信息。只要有可能，我们应当尽可能地使用Excel系统提供的函数，而不是自己编写公式，利用函数不仅能够提高效率，同时，也能够减少我们的错误和工作表所占的内存空间，提高Excel的工作速度。

　　若要使用函数，则将它们输入到工作表中的公式内。在公式中使用的字符次序称为语法。所有的函数都有相同的基本语法。若不遵守这种语法，则 MicrosoftExcel 将显示一条信息，指出在公式中有错误。如果公式以一个函数开始，则应该像其它公式一样，在函数前面加一个等号。括号告诉 Microsoft Excel参数开始和结束的位置。记住：左右两个括号必须成对出现，括号前后都不能有空格。请在括号中指定参数。参数可以是数字、文字、逻辑值、数组、误差值或者引用位置。指定的参数必须能产生一个有效值。有些函数也接受计算时并不需要的可选参数。

　　参数也可以是常量或者公式。这些公式本身可以包含其他的函数。如果一个函数的参数本身也是一个函数，则称为嵌套。在 Microsoft Excel 中，一个公式最多可以嵌套七层函数。

　　在Microsoft Excel中，工作表函数是能运用于工作表中以自动地实现决策、执行以及数值返回等操作的计算工具。Microsoft Excel提供了大量能完成许多不同计算类型的函数。

　　7.10.1 有关函数的约定

　　在语法行中，必选参数是粗体字而任选参数用纯文字(非粗体)表示。

　　在函数和参数所定义的文字中，所有参数都是纯文字(非粗体)，而不论是必选还是任选。使用语法行中的格式来决定一个参数是必选还是任选。关于必选和任选参数的详细信息，请参看本部分下面的“函数语法”。参数名通常在词与词之间使用下划线字符；例如，num_chars就是一个参数名。宏和单元格名在词与词之间不使用标点符号；例如，salesTotals就是一个单元格名。

　　函数显示时不用等号(＝)。请记住在每一个公式的开头键入一个等号，但在嵌套公式中的函数前不要键入。例如，PRODUCT在=SUM(3,(PRODUCT(2,4)))中是一个嵌套函数。

　　7.10.2 函数语法

　　每一个函数描述都包括一个语法行。例如，CELL函数的语法行如下：CELL(info_type, reference) 在语法行中，必选参数是粗体字；任选参数是非粗体字。若用户没有给函数提供必选参数，则不能在单元格中输入函数。在前面的例子中，参数Info_type是粗字体，因此它是必选参数。Reference不是粗体，因而是任选参数。因此，下列情况都是允许的：

　　CELL("format", B12)

　　CELL("format")

　　CELL()是不允许的，因为Info_type是必选参数。

　　如果一个参数后面跟有省略号(…)，用户可以使用多个该种数据类型的参数。某些函数可以使用多达30个参数，只要公式中的字符总数不超过1024个。同样，单个字符串不能大于255个字符。例如，下面是MAX函数的语法：

　　MAX(number1,number2,...)

　　下列公式都是允许的：

　　MAX(26) MAX(26,31)

　　MAX(26,31,29)

　　名称后带有一组空括号的函数不需任何参数，但是使用时函数必须带括号，以使Microsoft Excel能识别该函数。

　　7.10.3 参数名

　　许多参数名告诉了用户参数所具有的信息类型。如果在参数名中出现了缩写num、ref或logical，则该参数必定分别是数字、引用或逻辑值。例如，在函数ROUND(number,num_digits)中，第一个参数一定是一个数，第二个参数也是一个数。类似地，参数名中的Words number、reference、logical、text和array也表明该参数一定是该种类型。Value意味着该参数可以是任何单值结果。该值可以是数字，文字，逻辑值或错误值。

　　7.10.4 使用参数

　　参数是一个函数用以生成新值或完成运算的信息。参数总是位于函数名的右侧，并用括号括起来。大多数参数其数据类型都是确定的。用户所给出的参数要么是一种正确的类型，要么是能被Microsoft Excel自动转换为正确类型的。参数可以是能产生所需数据类型的任意值。例如，对参数求和的函数SUM，可以取1至30个参数。

　　7.10.5 参数类型

　　函数的参数可以是下列类型之一：数、文字、逻辑值、错误值、引用数组。也可以使用引用和数组型参数给函数提供数、文字、逻辑值和错误值。

　　数：例如5.003，0，150.286和-30.05都是数。不带小数的数称作整数。整数例如5，1，150和-30。数可以精确到十进制的15位。

　　文字：例如“a”，“word”，“w/punc或“ ”都是文字。公式中用到的文字值必须包含在双引号内。若是文字本身包含引号，那么文字中的每个双引号就要用两个双引号表示。例如，要查找"in the" "good" "old days"的字符长度，就要输入LEN(“in the” “good”

　　"old days")文字值最长为255个字符，其中包括引号。不包含字符的文字常量写成""，称为“空文字”。

　　逻辑值：逻辑值即TRUE和FALSE。逻辑参数也可以是一个语句，例如B10＞20，它可判别出TRUE或FALSE。

　　错误值：错误值如#D1V/0!,#N/A,#NAME?,#NULL!,#NUM!,#REF!和#VALUE!。

　　引用：例如$A$10，A10，$A10，A$10，R1C1或R［10］C［-10］。引用可以指单元格、区域或是多重选择，并且可以是相对的、绝对的或混合的，用户使用引用作为参数时(其值可以是数、文字、错误值或逻辑值)，引用所指定的单元格的内容就用作参数。返回类型为引用的函数显示引用的取值而不是引用本身。要把多重选择用作单独的引用参数，则要把引用括在另一组括号内，例如：SUM((E5:E8,E10:E18), AVERAGE(A1:A5))

　　数组：数组允许用户自定义怎样将参数和函数输入单元格。数组可被用作参数，而且公式也可以数组的形式输入，如在公式 ={SUM(B2：D2*B3：D3)} 中。

　　注意：如果用作参数的文字未包含在引号内，Microsoft Excel假定其为一个名称并试图用它所引用的值去替代。如果未加引号的文字不是一个名称，因而没有相应的值，Microsoft Excel则返回#NAME?错误值。

　　7.10.6 在参数表中使用逗号

　　我们必须用逗号分隔单个参数，但应注意不要额外地键入逗号。如果用逗号预留了一个参数的位置而未输入该参数，Microsoft Excel将用默认值替代该参数，除非该参数是一个必选参数。例如，若用户输入(,arg2,arg3)作为一个具有三个参数的工作表函数的参数，Microsoft Excel就会给arg1取一个适当值。若是用户输入(arg1,,),则为arg2和arg3取适当值。

　　在工作表函数中，尤其是在计算之前统计参数个数的函数中，多余的逗号会影响参数的个数，并进而影响函数计算的方式。例如，AVERAGE(1，2，3，4，5)返回3，而AVERAGE(，，1，2，3，4，5)却返回2.14。对大多数参数来说，替代省略参数的值是0，FALSE或""(空文字)，这要依照参数应取的数据类型而定。对于省略的引用参数，默认值通常是活动单元格或选定。

　　例如，在函数CELL中，如果用户省略了第二个参数并指定"format"为第一个参数，则当前所选的单元格就被用作默认引用，如果省略参数是其它值。参数的描述将告诉用户。

　　注意：如果将引用作为一个参数，而且这一引用使用逗号做合并运算，则用圆括弧将引用括起来。例如AREAS函数，具有一个参数，即引用。如果用户试图输入公式AREAS(A1，C1)，Microsoft Excel认为A1和C1是两个独立的参数并且显示“参数太多”的信息。正确形式是AREAS((A1，C1))。

　　如何避免在Excel中输入重复数据

　　在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们能够通过“数据有效性”来防止重复输入:

　　选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“配置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。

　　以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的号码。

　　用Excel表格实现机打支票

　　对于财务人员来说填写支票是一项重要的日常工作。使用电脑进行支票套印既可减少工作量，又能有效地避免填写失误，显然是个不错的选择。下面就以Excel2003为例介绍一下套印支票的具体操作。

　　一、精确设置套印位置为了获得支票图样，你需要一台扫描仪或数码相机。把支票放入扫描仪，扫描分辨率设定为100dpi、缩放比100。在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近支票边，或者在扫描后再用图形处理软件进行修剪。最后把扫描的图像处理后保存为ZP.bmp。

　　编注：如果用数码相机拍照，可以将照片在Photoshop软件中放大尺寸，使它和实际的支票尺寸相同。

　　1．设置定位背景

　　启动Excel，单击菜单栏的“格式/工作表/背景…”打开工作表背景对话框，把刚才保存的ZP.bmp设定为背景。单击工具栏上显示比例的下拉列表框，把显示比例设定为106%。

　　注：106%的比例是这样得来的。在把扫描的支票图设置为电子表格背景后，设置显示比例为100%，用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景支票等高的矩形，打印出来。量得打印出的矩形高为8.5厘米，直接量取支票的高度为8厘米，8.5÷8=106%就是所需的比例。

　　2．设置界面及数据定位通过拖动行、列标题的边界调整行高列宽，再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮，让支票中要每个要填写的位置均正好与一个单元格重合。对于日期的年月日、小写金额的个十百千的格子都只要合并在一个单元格就够了。对周围无关的单元格全部设置填充色以突出显示支票。然后在支票下面的16行设计一个表格用于输入支票中的基本内容，并输入数据以便下一步设置时参考(图1)。

　　解决Excel表格不能“自动求和”问题

　　为什么我用的好好的Excel表格怎么不能自动求和了，问题解决办法如下：

　　打开表格点击“工具”下面的“选项”。

　　然后在“选项”里找到“重新计算”这一项，在“自动重算”前面打勾，就OK了!

　　excel如何自动换行

　　首先，打开Excel表格，然后选中需要自动换行的单元格区域，单击菜单栏的“格式”中的“单元格”，在弹出的“格式单元格”窗口中选择“对齐”，然后将-- 文本控制--下面的“自动换行”勾选，确定，就OK了。

　　提示：只有在Excel中选择的那块区域进行设置了自动换行才可以自动换行，其他单元格区域必须再次选中进行设置才行。

　　xlsx的Excel文件打不开原因

　　有时，收到xlsx文件格式的Excel文件，发现无法打开它们。原因是这些文件是Excel2007/2010做的文档，用Excel2000或Excel2003软件是打不开的，因为它们不兼容。

　　解决办法：安装OFFice 2007文件格式兼容包(又称office 2007阅读器)即可。

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excel函数07-30