Word排版技巧三则推荐

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Word排版技巧三则推荐

　　一、利用主题让文档焕然一新

　　文档主题是一个综合性概念，它涵盖了整篇文档的配色方案、字体方案和效果方案，可以从整体上控制文档的基调或风格。Word中提供的这种全新创作体验配合实时预览功能，可以让用户更大限度地拓展自己的文档创作经验。操作步骤如下：

　　1.切换到“页面布局”选项卡，并在“主题”组中单击【主题】按钮，打开“主题库”。

　　2.“主题库”以图示的方式列出了所有内置的文档主题，同样可以在这些主题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来试用每个主题的应用效果。

　　3.单击一个符合您要求的主题，完成文档主题的设置。

　　二、眩目封面立即呈现

　　专业的文档要配以漂亮的封面才会更加完美，想要不再为设计漂亮的封面而大费周折?当然是可以办到的，Word内置的“封面库”为用户提供了充足的选择。操作如下：

　　1.切换到“插入”选项卡，并在“页”组中，单击【封面】按钮，打开“封面库”。“封面库”以图示的方式列出了所有内置的文档封面，这些图示的大小足以让你看清楚封面的全貌，选择非常轻松。

　　2.单击其中一个封面，该封面会自动被插入到当前文档的第一页中，现有的文档内容会自动后移。

　　3.单击已被插入的封面中的预留输入位置（例如“年”或“键入文档标题”等），然后输入相应的文字，一个漂亮的封面就制作完成了。

　　三、利用文档部件实现内容的再利用

　　对于某些常用文档，其中总有一些内容是固定不变的或是不会经常改变的，例如个人简介、个人的联系信息都属于这种情况。如果每次输入这些信息时都重复一次，一是很可能会在输入文字和设定格式上浪费很多时间，二也非常麻烦，利用Word中提供的“文档部件”就可以将这样的内容作为一个单独部件存储并方便以后再次使用。具体操作方法如下：

　　1.在任意一个文档中输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，然后选中这些内容。

　　2.切换到“插入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并执行下拉菜单中的【将所选内容保存到文档部件库】命令。

　　3.在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名称”，并单击【确定】按钮，完成文本部件的添加。

　　4.在“插入”选项卡的“文本”组中，单击【文档部件】按钮，刚才添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中，需要再次使用时，单击该文档部件，它就会被插入到光标当前所在的位置。

　　如何在word中插入随excel文件更新的表格

　　首先，建立一个excel表格，里面随便输入一些内容。然后再新建一个word文档，在需要插入表格的地方，选择菜单：【插入(I)】-->【对象(O)...】-->出现对象对话框后，选择第二页【由文件创建(F)】-->【文件名(N)】的右边有【浏览(B)】，你可以从浏览找到你的excel文件，如果这里你点确定，直接excel文件里的内容就加到word里了，不过!!这样不会实时跟新，注意，右边还有个复选框【链接到文件(K)】，如果这里√的话，就可以达到我们预期的效果了，excel文件更新后，word文档里的内容也一起变动了。

　　这样做法的好处：当然不用说，一起更新了，而且，你打开word文档后，双击excel表格区域，可以直接打开excel表格进行编辑，编辑结束后关闭excel，在word里的excel表格鼠标右击，选择【!更新链接(D)】就可以立即更新。而且每次打开word文档，也会有对话框问你是否要更新链接。

　　这样做的坏处：就是每次打开文档都会弹出对话框需要决定是否更新，给一般用户感觉很麻烦，而且如果更新的话，每次关闭word文档都会询问你是否要保存。另一个坏处就是，如果excel文件内容巨大，那完蛋了，直接链接过来全部的excel文件，那可要忙死你了。下文我还会说一种更简单的链接方法。

　　另外说一下注意要点：那个链接的excel文档不要删除，删除后就无法编辑或者更新里面的内容了，虽然最后保存的东西还在。经过简单测试，excel改文件名、移动等操作，都不会影响word文档的自动更新。

　　如果大家有兴趣，可以试试在excel表格里插入能自动更新的word，其实操作方法基本相同。

　　中午吃午饭的时候，又仔细考虑了一下，想到了之前这种通过【对象(O)...】菜单链接excel表格是链接全部，这其实不是我预期想要的效果，难道为了配合更新特地要建立一个小区域的excel文件?那又何苦呢?虽然我考虑到了，即使链接过来的全部excel文件，可以通过修改图片的方式，例如放大缩小、裁剪(在表格鼠标右键，选择【显示“图片”工具栏】可以找到操作按钮)，但是后来我又发现了更高级的办法。听我慢慢道来……(远处飞来一只番茄，给我娴熟的躲过……)

　　现在面临的是要在word文档里插入excel大表格的局部，其实很简单，打开excel，选中你要链接到word的区域，选择复制(快捷键ctrl+c，鼠标右键点【复制(C)】，通过菜单【编辑(E)】-->【复制(C)】三种方法都可以)，然后打开word(注意!这里不要关闭excl)，点菜单【编辑(E)】-->【选择性粘贴(S)...】-->出现的“选择性粘贴”对话框左边一定要选择【粘贴链接(L)】，否则就不会自动更新了，形式选择【Microsoft Office Excel 工作表对象】，点确定。好了，现在就和之前的样子一样了，插入了一个“图片”格式的excel表格，和之前的区别就是，鼠标右击表格，选择【链接的工作表对象(O)】-->【链接(K)...】，这里出现的对话框，如果点击【更改源(N)...】，在出现的更改源对话框里，可以更改excel路径(废话)，另外，在文件名(N)的右边多了一个【项目(E)...】点击可以改动excel表格中具体位置，比如Sheet1改成Sheet2，或者具体选择定位改动。不过一般原excel表格改动了还是直接复制粘贴一下比较好，用这种方法改动反而有些复杂了。

　　不过呢，以上两种方法，链接过来的表格都是“图片”格式，这种方法其实和word文档里的表格相当不兼容，操作起来很不方便，经过我再一次的努力，我又发现了一种更好的方法。以上两种方法作废，大家不用学了。(远处又飞来一只鸡蛋，被我闪开……)

　　好，和第二种方法一开始一样，打开excel，选中需要链接的表格，复制好，不要关闭，再在word里粘贴(快捷键ctrl+v，鼠标右键点【粘贴(P)】，通过菜单【编辑(E)】-->【粘贴(P)】三种方法都可以)，然后注意，表格右下角会有一个【粘贴选项】图标就是“粘贴”的图标，对，点这个，选择【保留原格式并链接到 Excel(E)】或【匹配目标区域表格样式并链接到 Excel(L)】，其实这两个点完后结果基本相同，看到了吗?表格再也不是图片形式了，是word专用的那种表格形式，这样再通过word的表格操作，是不是更方便呢?而且表格的格式不会随着excel文件格式的改变而变动，word里的表格仅提取excel文件的数值。

　　轻松自在Word全角半角来回转

　　用Word写作，免不了引用网页或PDF文档等处的资料，很多时候粘贴过来的英文或数字是全角字符，整个版面看起来很不协调，需要将全角字符转换为半角字符。由于Word提供的字符全角半角相互转换功能“隐藏”较深，其实操作非常简单，并且能快速有效地解决问题。

　　Word2003：首先选中需要相互转换的英文字母或数字等，单击“格式”菜单下的“更改大小写”命令，打开如图1所示对话框。如果被选中的是全角字符需要转换为半角，只须选中所示对话框中的“半角”;如果被选中的是半角字符需要转换为全角，只须选中如图1所示对话框中的“全角”，最后单击“确定”按钮即可完成转换。

　　Word2007：选中需要相互转换的字符之后，单击“开始”选项卡中的“更改大小写”下拉按钮，打开所示列表。需要将全角字符转换为半角时单击“半角”，需要将半角字符转换为全角时单击“全角”完成转换。

　　小提示：Excel 2003/2007和PowerPoint 2003/2007没有提供上述功能。如果它们需要在全角字符与半角字符之间相互转换，可以上面介绍的方法在Word 2003/2007中完成转换，然后将转换结果粘贴到Excel或PowerPoint中。

　　批量清除WPS/Word中的回车符

　　怎么批量清除WPS/Word中的回车符?通常我们在使用WPS文字或者Word时，可能会因为复制而产生很多的回车符;或者从网页复制的文字粘入Word时候，会带来大量换行符。怎样能批量去掉这些个小符号呢，下面的方法马上告诉你!

　　WPS文字或者Word中的回车符分为两种：一种为自带的回车符，一种为网络文件产生的回车符，称之为换行符。

　　1、回车符清除方法如下：

　　编辑-- 替换-- 替换--高级--特殊字符--选择段落标记--单击全部替换。OK或者：编辑-- 替换-- 在‘查找’里输入^p ，在‘替换’里不输入任何内容

　　2、换行符清除方法如下：

　　编辑-- 替换-- 替换--高级--特殊字符--选择手动换行符--单击全部替换。OK或者：编辑-- 替换-- 在‘查找’里输入^l ，在‘替换’里不输入任何内容

　　当然，这里你也可以把手动换行符替换成段落标记符，就成为在word中标准的段落标记格式了。

　　复制到WPS文字或者Word里的文字与平常没有什么两样，可就是复制后每一行出现一个回车符，想想一个个都替换掉可实在是太麻烦了。

　　这种情况清除换行符要这样操作：

　　编辑-- 替换-- 在‘查找’里面输入^l^l（这里是两个手动换行符），然后在‘替换’里输入^l（这是一个），然后点全部替换，ok!

　　说明：不管两个段落之间有几个换行符，只要用两个替换成一个，那么最终的结果就是把n个换行符替换成一个了，达到了我们两个段落之间只需要一个换行符的目标。（如果是段落标记符，同理）

　　利用WPS文字或者Word的替换功能不仅能替换多余的段落标记符、网页产生的换行符，同时，可以替换掉文档编辑中的空格，特殊字符等，这里只做引导。

　　巧方法使Word2007文档异地打开不变样

　　平常编辑好的Word2007文档往往还需要发给别人看或是携带到其它电脑中使用。而在其它电脑中打开word文档时又经常会碰到页面显示效果不同，或是没有Word2007程序无法打开的问题。在此为大家介绍下这两种常见问题的解决方法。

　　一、防止字体变样

　　编辑得很漂亮的文档在别人电脑中打开文档时却发现各种漂亮字体全部变成平淡的宋体或黑体，有时还影响到页面、段落，这种情况相信大家经常碰到吧。这主要是因为电脑中并没有安装文档中用到的漂亮字体，所以就被Word自动替换成默认的宋体字了。在Word2007中有两种方法可解决这个问题。

　　1.嵌入字体

　　在Word2007中只要把字体嵌入文档中保存，就会出现缺少字体的问题了。用Word2007打开编辑好的文档，单击窗口左上角的Office按钮，在弹出菜单中单击“Word选项”按钮，然后在“Word选项”窗口左侧单击选中“保存”，在窗口右侧单击选中“将字体嵌入文件”复选项（图1），确定返回，再保存一下文档即可。若你不打算在其它电脑上编辑，在此最好再勾选下面的“仅嵌入文档中使用的字符”复选项以缩小文件体积，否则保存后的文件可能会很大。

　　图1

　　2.字体替换

　　如果你事先没有嵌入字体，则可在打开后通过“字体替换”，自由选择近似字体替换缺少的字体以恢复文档原貌。用Word2007打开文档，单击Office按钮，再单击“Word选项”按钮打开“Word选项”窗口。在窗口左侧选中“高级”，向下拖动滚动条找到“显示文档内容”下的“字体替换”按钮。单击打开“字体替换”窗口，从窗口列表中选中缺少的字体，再单击“替换字体”的下拉列表选择适当字体替换即可（图2）。如此逐一设置各种替换的字体后，单击“确定”返回即可看到替换字体后的效果。

　　图2

　　字体替换只是改变文档在当前电脑中的显示效果，在文档中选中对应文字显示的字体名还是原来的字体并没有改变。若你想把原文档中字体改过来可单击“替换字体”窗口左下角的“永久转换…”按钮进行修改。

　　二、不用Word照样看

　　这年头没安装MS Office 2007的电脑还是不少的，若对方电脑中没Word2007该如何查看Word2007文档呢?对此建议事先用Office 2007自带的虚拟打印机把编辑的文档打印成图片，这样即能完全保存文档原貌又方便查看。

　　用Word2007打开文档，单击Office按钮选择“打印”，在打印窗口的打印机名称下拉列表中选择“Microsoft Office Document Image Writer”打印机，单击“确定”进行打印。在弹出的“另存为”窗口中设置好保存的文件名和位置，单击“保存”即可把当前文档转成TIF图片文档。不管文档有多少页都会打印在同一个TIF图片文档中，很方便携带。

　　TIF图片可直接双击在Windows的图片预览窗口中打开（图3），因此一般电脑都可以打开查看，单击预览窗口下的“打印机”图标还可调出“照片打印向导”自由选定页数打印，只是不能再编辑就是。这招除了可确实显示文档原样外，最大的作用就是能有效防止别人抄袭和篡改。

　　图3

　　若打印机列表中找不到这打印机，则需要从“控制面板/添加删除程序”中选择MS Office 2007安装项,单击“更改”，以“添加或删除功能”模式，在“Office工具”下的“Microsoft Office Document Image”中选择添加。视情况可能需要插入Office安装光盘。

　　如何将Word变成神奇的播放器

　　Word是目前全球拥有用户最多的也是功能最为全面的一款文字处理工具，它除了可以进行各种复杂的图文编辑和文稿排版外，还具有多媒体视听文件播放功能，不信?那你跟我一起领略一下Word的神奇播放功能吧。

　　1.在Word中播放MP3音乐

　　在Word中播放MP3音乐的方法其实很简单，用户打开Word程序，在其菜单栏中选择“插入→对象”选项，接着在弹出的“对象”对话框中选择“由文件创建”选项卡，在该选项卡中单击“浏览”按钮并通过文件夹切换选中需要播放的MP3音乐文件，单击“插入”按钮返回到“对象”对话框，在“对象”对话框中单击“确定”，这时大家会看到在当前打开的Word文档中多了一个含有MP3音乐文件名的图标，用户只要双击那个图标，无限美妙的音乐旋律即可立即回响。

　　2.在Word中播放视频电影

　　首先打开Word程序，在其菜单栏中执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，这时Word会打开一个“控件工具箱”浮动小窗口，单击该浮动窗口的最后一个“其它控件”按钮，然后在其弹出的列表中选择“Windows Media Player”选项，这时在Word中会弹出一个播放器界面，用户在该播放器中单击鼠标右键，选择“属性”选项，在Word随后弹出的“属性”对话框中找到“文件名”选项，然后用户便可以在该选项右侧的空白框中手工输入需要播放视频的绝对路径及文件名，输入完毕后，用户关闭“属性”对话框返回到Word中，如果用户需要马上对指定的视频进行播放，则只要在Word的“控件工具箱”窗口中单击“退出设计模式”按钮即可。

　　3.在Word中播放Flash动画

　　在Word中播放Flash动画的操作方法与播放视频有些类似。用户按照上面的方法在“其它控件”列表中选择“Shockwave Flash Object”选项，这时在Word中同样会弹出一个用于播放Flash动画的矩形区域，用户在该区域中单击鼠标右键，选择“属性”选项，在Word随后弹出的“属性”对话框中用户需要找到“Movie”选项，同样用户可以在该选项右侧的空白框中手工输入需要播放Flash动画的绝对路径及文件名，这里需要特别注意的是：在输入的文件名后面需要加输“.swf”文件名后缀。进行完上述所有设置后，用户返回到Word主界面并在Word的“控件工具箱”窗口中单击“退出设计模式”按钮即可进行Flash动画的播放了。

　　如何在word指定内容处插入页码

　　通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。

　　按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。

　　在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮，显示页脚区域，如下图所示。

　　注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页脚。

　　第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。

　　第3节的页脚如图所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。

　　在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。

　　这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。

　　从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图23所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。

　　第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。

　　在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。

　　用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。

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