Word办公软件最实用的42个技巧盘点

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Word办公软件最实用的42个技巧盘点

　　一直以来，Microsoft Office Word 都是最流行的文字处理程序。Word 提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用。以下yjbys小编为大家分享一些Word办公软件最实用的技巧，希望可以帮助大家学习!

　　1、在Word中标注汉语拼音

　　在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可：先选择需标注拼音的文字，然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令，接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。

　　2、给跨页的表格自动添加表头

　　如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行)，在“表格”选单上单击“标题行重复”。

　　3、取消自作聪明的超级链接

　　当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。

　　如何取消这种功能呢?在Word中选择“工具”→“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

　　再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

　　再单击“确定”，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。

　　4、实现Word个性模板

　　用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。

　　①进入WordXP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为CWindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为CDocuments and Settings用户名\Application DataMicrosoftTemplates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册)，你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。

　　②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。

　　③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符)，即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。

　　④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。

　　⑤再次进入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件)，按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

　　⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

　　5、巧用“稿纸”格式

　　在Word2000中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢?问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：

　　①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档;

　　②左击“视图/页眉和页脚”选单项;

　　③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;

　　④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令;

　　⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式;

　　⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡;

　　⑦将每页行数设置为31后确定;

　　⑧关闭“页眉/页脚”即可。

　　6、抢救Word文件有妙招

　　你是否遇到过这样的事情：用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机，此时的你是否有欲哭无泪的感觉?唉，这就叫“天有不测风云”。不过，不要担心，我有办法。下面是具体的操作方法：

　　①首先按菜单“工具”，再按“选项”;

　　②接着找出Word自动记录文件的位置：按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。

　　③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C(复制)，再点击一下“取消”按钮回到Word下。

　　注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。

　　④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。

　　⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。到这儿，你的文件就重新“活”了。

　　7、Word中取消文本录入过程中的自动编号

　　可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。

　　8、在Word中设置上下标注

　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

　　9、 word每行字距离不一样，行距调了没用

　　选择文本，点击右键，再“段落”中设置段前距和段后距设置为0，行距设为单倍行距。

　　如果还不行，设置页面格式，在最后的一个对话框中选择无网格类型。

　　10、Word中方便快捷选择字体号

　　为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。

　　11、隐藏图形来加速屏幕滚动

　　如果觉得屏幕滚动得太慢，则请按如下方法操作：在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡;选中“图片框”复选框，可隐藏以嵌入方式(直接在插入点插入至文字的图片)插入的图片，Word将只显示大样而不显示具体图片。清除“图形”复选框上的选中标记，可以隐藏以浮动方式导入的图片(即位于图形层并可根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文字和其他对象之前或之后的图片)和用绘图工具创建的对象，如自选图形等。

　　12、取消后台打印加快速度

　　后台打印方式虽然可以使操作人员在打印文档时能够继续在中文Word2000中进行操作，但这种打印方式却同时占用了大量内存，以至于影响了中文Word2000的打印速度。为了将后台打印方式取消，可以从“工具”菜单中选择“选项”项，然后再选择“打印”选项卡，最后将“后台打印”复选框失效即可。

　　13、用重复执行命令加快操作

　　通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令的目的，如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮，系统即会进入“格式刷”的设置状态，然后我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了;再如，当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”或“椭圆形”按钮之后，系统即会将图形处理方式暂时定义为“矩形”或“椭圆形”，此时用户就可以连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形”、而无需任何停顿，运行效率非常高。在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后，若须取消重复执行功能，只须再次单击该按钮或按下ESC键即可。

　　14、用超级链接快速切换

　　超级链接是指一个计算机文档(页面)的特定区域能引入其它文档或程序。它带有颜色和下滑线的文本或图形，如果单击，就会跳转至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到全球广域网或Intranet上的某个HTML页。此外，超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet和FTP站点。鼠标放在超级链接上会变成手形，点击后即可切换。Word2000中也有相类似的超级链接功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。

　　开一个文档，选择要作为超级链接显示的文字;

　　单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或URL”中输入待链接文档(目标文档)的路径。此路径可以是Internet地址(URL)或本机硬盘上的文档;

　　按“确定”按钮，就完成了一个超级链接的创建。

　　15、快速改变快捷键

　　同时按下Ctrl+Alt+“+”(其中引号中的“+”为数字键盘上的加号键)三键，这时光标会变成一个奇怪的形状，而且当你移动时光标位置不变。

　　将这个变异的光标移动到菜单上或工具栏上，左键单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，进入“请按新快捷键”选项。按下新的快捷键以后，文本框中会显示你的快捷键组合注意：最好用Shift+Alt+Key(键盘上的任意键)的组合，因为这样的组合在Word中最少被用到，以免重复。此外输入组合键时要同时按下，否则Word不予承认。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，然后单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

　　16、快速排列图形

　　图形的操作如果您想在一篇文档中使图形获得满意的效果，比如将几个图形排列得非常整齐，可能需要费一番工夫，但是下面的方法能够使您非常容易地完成这项工作。

　　首先通过按Shift键并依次单击想对齐的每一个图形来选中它们。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出式菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方法。

　　17、快速改变英文字的大小写

　　在文章中输入英文的过程中，你一定会因为英文字的大小定转换而烦恼，利用Shift+F3快捷键，可以方便地将英文改写为“全部大写”、“全部小写”或“首字母为大写其余为小写”，操作方法为：首先将光标移到英语单词之中，表示选中了该单词;然后按下Shift+F3，字母的大小写就在三种方式中变换，反复按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小写样式即可。

　　18、在长文档中快速漫游

　　在文档中漫游。单击常用工具栏上(就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏，靠近右边，唉，没办法学问多了，盖都盖不住)的“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

　　19、快速选定文本

　　在使用Word的过程中，最经常遇到的是文本选定操作。在Word中文本中选定操作可通过多种方法来实现。其中鼠标拖曳方法最为常用，以下是常用的选定文本的方法。

　　选定一个段落：将鼠标指针移动到该段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击。或者在该段落中的任意位置三击;

　　选定多个段落：将鼠标指针移动到一段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击，并向上或向下拖动鼠标;

　　选定一大块文本：单击要选定内容的起始处，然后滚动要选定内容的结尾处，在按住Shift键同时单击。

　　选定整篇文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击;

　　20、快速选择超长文字

　　不知你有没有发现，当你想选择一段超过屏幕长度的文本时，文字处理器滚动得太快，很难一次就选正确。现在介绍一种有效的选择大段文本的方法;这个技巧可用于所有的文字处理器，因为它是一个基本的Windows功能。点击你想选择的开始处。用滚动条代替光标键向下移动文档，直到你看到想要选择的结束部分。按下Shift键，然后点击想要亮显文本的结束处。

　　21、快速选择多页

　　在Word窗口底部的状态栏中除了显示文档当前的状态，在其右边有一个“扩展”功能，平时它处于浅白色，表示未“未激活”，只要用鼠标双击即可激活。用鼠标拖动来选取文字部分时，经常不能准确选定范围，特别是当范围超过了一屏幕时，这时“扩展”功能就有用了，可用以下方法操作：

　　(1)先将鼠标的光标置于选取范围的起始处;

　　(2)双击状态栏的“扩展”按钮，打开“扩展”功能;

　　(3)单击边框的滚动条的移动按钮，如翻页、前后调整等操作;

　　(4)将光标移到范围的结束处，这样就可以选取大块范围了。

　　选定垂直文本：按住Alt键，然后将鼠标拖过要选定的文本。

　　22、快速选定多个对象

　　当选定比较少，并且对象容易被鼠标捕捉时。我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面，当鼠标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，当选定? 对象时，只要按住“Shift”键，用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。

　　当选定对象比较多，并且比较集中时。我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮，在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键，然后拖动鼠标出现一个矩形的虚线框，待欲选定的对象或全部对象位于矩形虚线框内时释放鼠标左键，便可选中多个或者全部对象。

　　当要选定的对象比较分散，并且对象不易被鼠标捕捉时。首先用鼠标右键单击工具栏，在快捷菜单中选择“自定义”选项，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“绘图”选项，用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中，单击“关闭”按钮。当在Word 2000工作区内绘制了多个对象时，单击“绘图”工具栏建立的“选中多个对象”工具按钮，在弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象，在“对象”列表框中用鼠标单击欲选定的各个对象，选择完毕后单击“确定”按钮，即可选中多个对象。

　　23、选择的特定操作

　　在所选的内容较多或进行一些特殊的选定操作时，用下列的选定方法会更加快捷和方便。

　　单击待选文本块的一端，使插字符移动该位置，按下F8键，然后用日常的文本滚动方式滚动到待选文本的末尾，单击鼠标即可选定所要的文本。请注意采用这种方式选定文本以后，在对选定的文本进行操作之前先按一次ESC键有利于消除一些误动作。

　　按住Ctrl键后，在文本区内单击可选中一个句子，在文本左侧位置单击可选中所有文本，组合键Ctrl+A也可选中全部文本。

　　24、用“日积月累”提示

　　首先单击Office助手，如果看不到助手，单击“帮助”菜单中的“显示Office助手”命令，然后单击“选项”按钮，再选中“选项”选项卡上的“启动时显示‘日积月累’”复选框即可。

　　25、用工具栏的屏幕提示

　　当您将鼠标指针停留在工具栏按钮上时，Microsoft Word会在屏幕提示中显示此按钮的名字。首先单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后单击“选项”选项卡，选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框即可显示或隐藏工具栏的屏幕提示。

　　注意：当选中或清除“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框时，此设置将会影响所有的Microsoft Office程序。

　　26、用批注和修订的屏幕提示。

　　首先单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，然后选中“屏幕提示”复选框即可。

　　27、用“记忆式键入”的屏幕提示

　　首先单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，然后单击“自动图文集”选项卡，然后选中“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆式键入’提示”复选框即可。

　　28、三招去掉页眉那条横线

　　1、在页眉中，在“格式”-“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，应用于“段落”

　　2、同上，只是把边框的颜色设置为白色(其实并没有删的，只是看起来没有了)

　　3、在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了——强烈推荐!

　　会多出--(两个横杠) 这是用户不愿看到的,又要多出一步作删除--

　　解决方法：替换时在前引号前加上一个空格问题就解决了

　　29、插入日期和时间的快捷键

　　Alt+Shift+D：当前日期

　　Alt+Shift+T：当前时间

　　30、Word在启动时能自动打开你上次编辑的文档

　　(1)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框;

　　(2)在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”;

　　(3)从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名;并“停止录制”。保存退出。下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。

　　31、格式刷的使用

　　设定好文本1的格式。

　　将光标放在文本1处。

　　单击格式刷按钮。

　　选定其它文字(文本2)，则文本2的格式与文本1 一样。

　　若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷(或按Esc键)为止。

　　32、删除网上下载资料的换行符

　　在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内不输任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦。

　　33、选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷方式

　　工具→选项→常规把“列出最近使用文件数改为0”可以全部删除，若要选择性删除，可以按ctrl+Alt+ -三个键，光标变为一个粗减号后，单击文件，再单击要删除的快捷方式就行了。

　　34、将字体快速改为上标或下标的方法

　　选定你要下标的字，然后在英文状态下按住Ctrl，再按一下BASKSPACE旁的+/=的键，就可以了。上标只要在按Ctrl的同时也按住Shift,大家可以试试。

　　35、让Word表格快速一分为二

　　将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。

　　36、用Word来拆字

　　首先点击“工具/自定义/命令/分解图片”，按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可;然后点击“插入/图片/艺术字”，例如输入空心字“心”，选择该“心”字剪切，在选择性粘贴中选图片(Windows图元文件)，选中该字，点击工具栏中的“分解图片”按钮，这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。

　　37、快速删除段前段后的任意多个空格

　　选定这些段段落，单击居中按钮，然后再单击原来的那种对齐方式按钮(如果原来是居中对齐的，先单击其它对齐方式按钮，再单击居中按钮就行了)，是不是这些空格全不见了?

　　38、快速输入平方的方法

　　先输入2,然后选中后,按Ctrl加Shift加+就可以了.

　　39、Ctrl+Alt+F可以输入脚注

　　40、将阿拉伯数字转换成中文数字或序号

　　1、先输入阿拉伯数字(如1234)，全选中，单击“插入/数字/数字类型(壹、贰……)/确定”，即变为大写数字(如壹仟贰佰叁拾肆)，会计朋友非常适用。

　　2、其他像一千二百三十四，甲、乙……，子、丑……，罗马数字等的转换，可参考上法。

　　41、Word中的常用快捷键吧

　　1、“字体”对话框 Ctrl+D 2、加粗 Ctrl+B 3、倾斜 Ctrl+I 4、下划线Ctrl+U

　　5、“上标”效果 Ctrl+Shift+= 6、“下标”效果 Ctrl+= 7、“关闭”命令 Ctrl+W

　　8、CTRL+Z撤消 9、CTRL+ Q左对齐 10、CTRL+E居中 11、CTRL+R右对齐