2017Excel使用技巧综合

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2017Excel使用技巧综合

　　在日常办公中，excel我们经常要用到,如果掌握一些excel技巧的话，让你的工作更加有效率，下面是YJBYS小编整理的Excel使用技巧综合，希望对你有帮助！

　　1.彻底隐藏Excel工作表

　　在Excel中可以通过执行“格式→工作表→隐藏”将当前活动的工作表隐藏起来，在未执行进一步的工作簿设置的情况下，可以通过执行“格式→工作表→取消隐藏”来打开它。其实还可以通过通过设置工作表的隐藏属性来彻底隐藏。按下“Alt+F11”组合键进入VBA编辑窗口，在左侧选中需要隐藏的工作表，按下F4键打开“属性”对话框，切换到“按分类序”标签分页，将“杂项”下的“Visable”的值选择改为“2-xlSheetVeryHidden”或“0-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。这样就将选定的工作表隐藏起来，且“取消隐藏”也不起作用，这样就能彻底隐藏工作表了。将Visable值改还原即可取消隐藏。

　　2.Excel 圈注表格中的无效数据

　　数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。

　　选中某列(如B列)，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，输入符合条件的数据必须满足的条件范围(如“=and (B1>=60,B1隐藏表格中的出错信息。

　　大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出错信息，既不方便打印又影响了表格的整体美观，在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。

　　解决方法是：

　　打印时，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。

　　计算时，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。

　　3.Excel中的另类求和方法

　　在Excel中对指定单元格求和，常用的方法有两种,一是使用SUM，一般用于对不连续单元格的求和，另一方法是使用Σ，用于对连续单元格的求和。在有些情况下如果使用组合键“Alt+=”，会显得更方便。

　　先单击选中放置和的单元格，再按下组合键“Alt+=”，用鼠标单击所要求和的单元格，被选中的单元格即呈选中状态，这时可配合Shift键选取连续的多个单元格，或者配合Ctrl选取任意不连续单元格，使用Ctrl甚至还可以对同一单元格多次求和，单元格选取完成后按回车键即可。这种方法在某些特殊场合十分有用。

　　4.让Excel文件备份

　　工作用的Excel文件往往含有重要数据，备份它的重要性不言而喻。虽然Excel提供了备份的方法，但备份的文件与原文件处于同一文件夹中，如果该文件夹被误删除，后果不堪设想。那么有没有方法让Excel在不同的文件夹自动生成备份呢?答案是肯定的，下面介绍具体方法。

　　我们可以用VBA编写简单的宏代码来实现备份功能，同时还能做到：

　　1.在保存Excel文件时自动生成备份;

　　2.保存Excel文件时提示是否备份;

　　3.原始文件和备份文件互为备份。即编辑原始文件时，将在备份文件夹生成备份文件;编辑备份文件时，将以原始文件为备份。

　　一、设置宏安全性

　　选择“工具→宏→安全性”菜单，将安全级别设为“低”。这样，VBA代码才可以执行。

　　二、输入VBA代码

　　1.打开需要备份的Excel文件，右击任一工作表标签，选择“查看代码”，或选择“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单，打开Visual Basic编辑器。

　　2.在“工程”窗口中双击“ThisWork book”，此时VBA编辑器标题变为：Microsoft Viusal Basic-“文件名”-[ThisWorkbook(代码)]。

　　3.将以下代码输入到“代码”窗口中：

　　Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)

　　指定Excel文件的路径

　　XlsFilePath = "D:"

　　'指定备份路径

　　BackupXlsFilePath = "E:"

　　If ThisWorkbook.Path = XlsFilePath Then

　　ExcelFilePath = BackupXlsFilePath

　　ExcelFilePath = XlsFilePath

　　End If

　　'提示是否备份

　　Response = MsgBox("保存时是否备份当前Excel文件?" & vbCr & "备份位置：" & ExcelFilePath, vbYesNo, "提示备份")

　　If Response = vbYes Then ' 用户按下“是”

　　'两个Excel文件相互备份

　　ThisWorkbook.SaveCopyAs Filename:=ExcelFilePath & "\" & ThisWorkbook.Name　　End If End Sub

　　说明：XlsFilePath = "D:"和Backup XlsFilePath = "E:"分别指定了正在编辑的Excel文件和备份文件的路径，可以将其中的“D:”和“E:”(不含引号)分别更换成实际的路径。

　　在输入文件路径时一定要注意以下几点：

　　1.确保路径正确无误，如果输入错误或指定的文件夹不存在，将出现错误;

　　2.盘符要大写;

　　3.路径的后面不要加上“\”，如“F:\备份\2006”不能写成“F:\备份\2006\”。

　　三、执行

　　当前Excel文件编辑完成后，只要单击“保存”按钮，Excel都会提示是否备份。选择“是”将在指定的文件夹生成一个同名的备份文件，并保存当前文件。选择“否”则只保存当前文件而不做备份。

　　5.Excel录入时自动切换输入法

　　在Excel单元格中，经常遇到中英文交替输入的情况，如A列输入中文而B列却输入英文，这时就要在中英文输入法之间反复切换，这样非常麻烦而且严重影响录入效率。其实可以先打开中文输入法，选中需要输入中文的列，执行菜单“数据→有效性”，在“数据有效性”中切换到“输入法模式”标签分页，在“模式”下拉列表中选择“打开”，确定退出。接着选择需要输入英文的列，同样打开“输入法模式”标签分页，在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”，确定后退出即可。

　　6.Excel中粘贴时避免覆盖原有内容

　　在工作表中进行复制或移动操作时，粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容，怎样避免这一现象呢?首先选中要复制或移动的单元格，单击复制或剪切按钮，选中要粘贴的起始单元格，按下“Ctrl+Shift+ +”组合键，在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向，单击“确定”按钮就可以了。

　　7.将计算器搬到Excel中

　　在用Excel编辑文档时，有时需要计算一些数据的数值(加减乘除都可能要用到)，这时都是点击“开始”→“程序”→“附件”再点击计算器，如果每次都这样操作的话就很麻烦。其实我们可以将计算器搬到Excel中，直接添加在Excel的工具栏上。具体操作方法如下：

　　首先打开Excel，点击视图菜单的“工具(T)”，然后点击“自定义(C)”，再点击自定义(C)窗口中的命令选项栏。在类别列表中，点击“工具”，在命令(D)列表中，点击自定义(旁边有个灰色计算器图标)。将所选的命令从命令列表中拖至工具栏中(当你看到鼠标指针旁出现一个加号(+)时，松开鼠标即可)。点击关闭，退出Excel。现在重新打开Excel，点击刚刚添加的按钮，在Excel中就出现了计算器。

　　8.Excel 圈注表格中的无效数据

　　数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。

　　解决方法是：

　　打印时，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。

　　计算时，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。

　　9.用多窗口修改编辑Excel文档

　　如果要比较、修改Excel中不同单元格间的数据，而单元格又相距较远的话，来回拖动鼠标很是麻烦。我们可以用多窗口来进行比较，依次单击“窗口→拆分”，Excel便自动拆分成四个窗口，每个窗口都是一个独立的编辑区域，我们在浏览一个窗口的时候，不影响另外一个窗口。在Word中对长文档的修改比较繁琐，也可以用这种方法将窗口进行拆分。要取消多窗口，双击分隔线或者依次单击“窗口→取消拆分”即可。

　　10.快速切换Excel工作表

　　如果一个Excel工作簿中有大量的工作表，要是一个一个去切换查找很麻烦。其实可以在工作表标签左侧的任意一个按钮上右击，在弹出的工作表下拉列表中选中需要切换的工作表即可快速切换到该工作表。另外也可以按下“Ctrl+PageDown”组合键从前往后快速按顺序在各个工作表之间切换，按下“Ctrl+PageUP”组合键可从后往前依次快速地在各个工作表之间切换，这样也能快捷地切换到需要的工作表。

　　11.不让Excel单元格中的零值显示

　　如果你在Excel中使用某些函数统计出该单元格的值为零值，它会显示出一个数字“0”，这看上去很不爽，打印出来也会包含这个“0”。怎样才能不让它显示呢?下面以求和函数Sum为例来看看如何不显示零值。

　　例如，在某工作表中对A2到E2单元格进行求和，其结果填写在F2中，由于结果可能包含0，因此，为让0不显示则在F2单元格中输入计算公式：“=IF(ISNUMBER(A2:E2),SUM(A2:E2),””)”，这样，一旦求出的和为0则不显示出来;还可以这样写公式：“=IF(SUM(A2:E2)=0,””,SUM(A2:E2)”，即如果对A2到E2求和结果为0就不显示，否则显示其结果。

　　12.Excel中巧选择多个单元格区域

　　在编辑工作表时，如果要选择不相邻的多个单元格或单元格区域，大家通常采用的方法是：选择第一个单元格或单元格区域，然后在按住Ctrl键的同时选择其他单元格或区域。其实，除此之外，Excel还提供了另外一种选择多个单元格区域的方法，笔者感觉更为顺手，该方法是：选择第一个单元格或单元格区域，然后按“Shift+F8”键，并拖动鼠标选中其他不相邻的单元格或区域将它添加到选定区域中。要停止向选定区域中添加单元格或区域，请再次按“Shift+F8”键。

　　13.快速删除英文单词

　　在几乎所有的文字处理软件中，要删除插入点前的英文单词，可以按住Ctrl键，再按下Backspace键。如果要删除插入点后的单词，可以按住Ctrl键，再按下Delete键。该种删除方法，对中文中的词组同样有效。

　　14.重复记录巧删除

　　当Excel工作表中有重复记录时，可以利用“高级筛选”功能删除重复记录，具体操作是：选中Excel工作表中的所有记录，在“数据”菜单中，指向“筛选”，单击“高级筛选”命令;单击“将筛选结果复制到其他位置”，然后在“复制到”框中，输入单元格引用;选中“选择不重复的记录”复选框，单击“确定”按钮。

　　15.Excel快速互换两列

　　在用Excel进行数据处理时，有时候需要将两列数据整体进行交换，通常的办法是在其中一列之前插入一空白列，然后把另一列复制或剪切到空白列，最后把那列删除掉。或者是选中一列后进行剪切，然后再选中另一列后右击选择“插入已剪切的单元格”也能达到目的，但都比较麻烦，可以这样来简化操作：先单击选中一列，移动鼠标到列中第一个单元格的上端横线上，当光标变成“+”字箭头状，按住Shift键不放，直接拖到另一列前(后)面就可以了。该方法对同一工作表中，不管是相邻的还是不相邻的两列都适用。

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