excel如何进行信息统计

excel如何进行信息统计

　　使用Excel 管理人事信息，具有无须编程、简便易行的特点。为了尽可能减少数据录入的工作量，下面利用Excel 函数实现数据统计的自动化。

　　1.性别输入根据现行的居民身份证号码编码规定，正在使用的18 位的身份证编码。它的第17 位为性别(奇数为男，偶数为女)，第18 位为效验位。而早期使用的是15 位的身份证编码，它的第15 位是性别(奇数为男，偶数为女)。

　　(1)函数分解

　　LEN 函数返回文本字符串中的字符数。 语法：LEN(text) Text 是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。

　　MOD 函数返回两数相除的余数。结果的正负号与除数相同。 语法：MOD(number,divisor) Number 为被除数;Divisor为除数。 MID 函数返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。 语法：MID(text,start_num,num_chars) Text 为包含要提取字符的文本字符串;Start_num 为文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的start_num 为1 ，以此类推;Num_chars指定希望MID 从文本中返回字符的个数。

　　(2)实例分析

　　为了适应上述情况，必须设计一个能够适应两种身份编码的性别计算公式，在D2 单元格中输入“=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))”。回车后即可

　　在单元格获得该职工的性别，而后只要把公式复制到D3、D4等单元格，即可得到其他职工的性别。 为了便于大家了解上述公式的设计思路，下面简单介绍一下它的工作原理：该公式由三个IF 函数构成，其中“IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女")”和“IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女")”作为第一个函数的参数。公式中“LEN(C2)=15”是一个逻辑判断语句，LEN 函数提取C2 等单元格中的字符长度，如果该字符的长度等于15，

　　则执行参数中的第一个IF 函数，否则就执行第二个IF 函数。在参数“IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女")”中。

　　MID 函数从C2 的指定位置(第15 位)提取1 个字符，而MOD 函数将该字符与2 相除，获取两者的余数。如果两者能够除尽，说明提取出来的字符是0(否则就是1)。逻辑条件“MOD(MID(C2,15,1),2)=1”不成立，这时就会在D2 单元格中填入“女”，反之则会填入“男”。 如果LEN 函数提取的C2 等单元格中的字符长度不等于15， 则会执行第2个IF函数。除了MID 函数从C2 的指定位置(第17 位，即倒数第2 位)提取1 个字符以外，其他运算过程

　　与上面的介绍相同。

　　2.出生日期输入

　　(1)函数分解

　　CONCATENATE 函数将几个文本字符串合并为一个文本字符串。 语法：CONCATENATE(text1,text2,...) Text1,text2,...为1～30 个要合并成单个文本项的文本项。文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。

　　(2)实例分析

　　与上面的思路相同，我们可以在E2 单元格中输入公式“=IF(LEN(C2)=15,CONCATENATE("19",MID(C2,7,2),"年

　　",MID(C2,9,2),"月",MID(C2,11,2),"日"),CONCCTENCTE(MID(C2,7,4),"年",MID(C2,11,2),"月",MID(C2,13,2),"日"))”。其中“LEN(C2)=15”仍然作为逻辑判断语句使用，它可以判断身份证号码是15 位的还是18 位的，从而调用相应的计算语句。 对15 位的身份证号码来说，左起第7 至12 个字符表示出生年、月、日，此时可以使用MID 函数从身份证号码的特定位置，分别提取出生年、月、日。然后用CONCATENATE 函数将提取出来的文字合并起来，就能得到对应的出生年月日。公式中“19”是针对早期身份证号码中存在2000 年问题设计的，它可以在计算出来的出生年份前加上“19”。对“18”位的身份证号码的计算思路相同，只是它不存在2000 年问题，公式中不用给计算出来的出生年份前加上“19”。 注意：CONCATENATE 函数和MID 函数的操作对象均为文本，所以存放身份证号码的单元格必须事先设为文本格式，然后再输入身份证号。

　　3.职工信息查询

　　Excel 提供的“记录单”功能可以查询记录，如果要查询人事管理工作表中的某条记录，然后把它打印出来，必须采用下面介绍的方法。

　　(1)函数分解

　　INDEX 函数返回数据清单或数组中的元素值，此元素由行序号和列序号的索引值给定。 INDEX 函数有两种语法形式：数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组，引用形式通常返回引用。当函数INDEX 的第一个参数为数组常数时，使用数组形式。 语法1(数组形式)：INDEX(array,row_num,column_num) Array 为单元格区域或数组常量。如果数组只包含一行或一列，则相对应的参数row_num 或column_num为可选。如果数组有多行和多列，但只使用row_num 或c olumn_num，函数INDEX 返回数组中的整行或整列，且返回值也为数组;Row_num 为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。如果省略row_num， 则必须有column_num;Column_num 为数组中某列的

　　列序号，函数从该列返回数值。如果省略column_num，则必须有row_num。 语法2(引用形式)：INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) Reference 表示对一个或多个单元格区域的引用。如果为引用输入一个不连续的区域，必须用括号括起来。如果引用中的每个区域只包含一行或一列，则相应的参数row_num 或

　　column_num 分别为可选项;Row_num 引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用;Column_num引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用;Area_num 选择引用中的一个区域，并返回该区域中row_num 和column_num 的交叉区域。选中或输入的第一个区域序号为1，第二个为2，以此类推。如果省略area_num，函数INDEX 使用区域1。 MATCH 函数返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。 语法：MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) Lookup_value 为需要在数据表中查找的数值;Lookup_value 为需要在Look_array 中查找的数值;Match_type 为数字-1、0或1 。

　　(2)实例分析

　　如果上面的人事管理工作表放在Sheet1 中，为了防止因查询操作而破坏它(必要时可以添加只读保护)，我们可以打开另外一个空白工作表Sheet2，把上一个数据清单中的列标记复制到第一行。假如你要以“身份证号码”作为查询关键字，就要在C2 单元格中输入公式“=INDEX(Sheet1!C2:C600,MATCH( SC S5,Sheet1! SC S2: SC S600,0),1)”。其中的参数“ SC S5”引用公式所在工作表中的C5 单元格(也可以选用其他单元格)，执行查询时要在其中输入查询关键字，也就是待查询记录中的身份证号码。参数“Sheet1!C2:C600”设定INDEX 函数的查询范围，引用的是数

　　据清单C 列的所有单元格。MATCH函数中的参数“0”指定它查找“Sheet1! SC S2: SC S600”区域中等于 SC S5的第一个值，并且引用的区域“Sheet1! SC S2: SC S600,0”可以按任意顺序排列。上面的公式执行数据查询操作时，首先由MATCH 函数在“Sheet1! SC S2: SC S600” 区域搜索，找到“ SC S5” 单元格中的数据在引用区域中的位置(自上而下第几个单元格)，从而得知待查询数据在引用区域中的第几行。 接下来INDEX 函数根据MATCH 函数给出的行号，返回“Sheet1!C2:C600”区域中对应行数单元格中的数据。假设其中待查询的“身份证号码”是“3234567896”，它位于“Sheet1! SC S2: SC S600”区域的第三行，MATCH函数就会返回“3”。接着INDEX 函数返回“Sheet1!C2:C600”区域中行数是“3”的数据，也就是“3234567896”。 然后，我们将光标放到C2 单元格的填充柄上，当十字光标出现以后向右拖动，从而把C2 中的公式复制到D2、E2 等单元格(然后再向左拖动，以便把公式复制到B2、A2单元格)，这样就可以获得与该身份证号对应的性别、籍贯等数据。 注意：公式复制到D2、E2等单元格以后，INDEX函数引用的区域就会发生变化，由C2:C600 变成D2 :D600、E2:E600等等。但是MATCH 函数返回的(相对)行号仍然由查询关键字给出，此后INDEX 函数就会根据MATCH 函数返回的行号从引用区域中找到数据。 在Sheet2 工作表中进行查询时只要在查询输入单元格中输入关键字，回车后即可在工作表的C2 单元格内看到查询出来的身份证号码。如果输入的身份证号码关键字不存在或输入错误，则单元格内会显示“#N/A”字样。

　　4.职工性别统计

　　(1)函数分解

　　COUNTIF 函数计算区域中满足给定条件的单元格的个数。语法：COUNTIF(range,criteria) Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域;Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

　　(2)实例分析

　　假设上面使用的人事管理工作表中有599 条记录，统计职工中男性和女性人数的方法是：选中单元格D601(或其他用不上的空白单元格)，统计男性职工人数可以在其中输入公式“="男"&COUNTIF(D2:D600,"男")&"人"”;接着选中单元格D602，在其中输入公式“="女"&COUNTIF(D2:D227,"女")&"人"”。回车后即可得到“男399 人”、“女200 人”。

　　上式中D2:D600 是对“性别”列数据区域的引用，实际使用时必须根据数据个数进行修改。“男”或“女”则是条件判断语句，用来判断区域中符合条件的数据然后进行统计。“&” 则是字符连接符，可以在统计结果的前后加上“男”、“人”字样，使其更具有可读性。

　　5.年龄统计

　　在人事管理工作中，统计分布在各个年龄段中的职工人数也是一项经常性工作。假设上面介绍的工作表的E2:E600 单元格存放职工的工龄，我们要以5 年为一段分别统计年龄小于20 岁、20 至25 岁之间，一直到55 至60 岁之间的年龄段人数，可以采用下面的操作方法。

　　(1)函数分解

　　FREQUENCY 函数以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。 语法：FREQUENCY(data_array,bins_array)

　　Data_array 为一数组或对一组数值的引用，用来计算频率。如果data_array 中不包含任何数值，函数FREQUENCY 返

　　回零数组;Bins_array为间隔的数组或对间隔的引用，该间隔用于对data_array 中的数值进行分组。如果bins_array

　　中不包含任何数值，函数FREQUENCY 返回data_array 中元素的个数。

　　(2)实例分析

　　首先在工作表中找到空白的I 列(或其他列)，自I2 单元格开始依次输入20、25、30 、35、40...60， 分别表示统计年龄小于20、20 至25 之间、25 至30 之间等的人数。然后在该列旁边选中相同个数的单元格，例如J2：J10 准备存放各年龄段的统计结果。然后在编辑栏输入公式“=FREQUENCY(YEAR(TODAY())-YEAR(E2:E600),I2:I10)”，按下Ctrl+Shift+Enter 组合键即可在选中单元格中看到计算结果。其中位于J2 单元格中的结果表示年龄小于20 岁的职工人数，J3单元格中的数值表示年龄在20 至25 之间的职工人数等。

　　6.名次值统计

　　在工资统计和成绩统计等场合，往往需要知道某一名次(如工资总额第二、第三)的员工的工资是多少。这种统计的操

　　作方法如下。

　　(1)函数分解

　　LARGE 函数返回数据集中第K 个最大值。使用此函数可以根据相对标准来选择数值。 语法：LARGE(array,k)

　　Array 为需要从中选择第K 个最大值的数组或数据区域; K 为返回值在数组或数据单元格区域中的位置(从大到小排)。SMALL 函数返回数据集中第K 个最小值。使用此函数可以返回数据集中特定位置上的数值。法：SMALL(array,k) Array 为需要找到第K 个最小值的数组或数字型数据区域;K为返回的数据在数组或数据区域里的位置(从小到大)。

　　(2)实例分析

　　假设C2:C688 区域存放着员工的工资，首先在D 列选取空白单元格D3，在其中输入公式“=LARGE(C2:C688,D2)”。其中D2 作为输入名次变量的单元格，如果你在其中输入3，公式就可以返回C2:C688 区域中第三大的数值。

　　如果我们把上述公式修改为“=SMALL(C2:C688,D1)”，然后在D1 单元格中输入6，就可以获得C2:C688 区域倒数第六(小)的数值。 为方便起见，你可以给C2:C688 区域定义一个名称“职工工资”。此后可以把上述公式修改为“=LARGE(职工工资,D2)”或“=SMALL(职工工资,D1)”。

　　7.位次阈值统计

　　与上例相似，在工资统计和成绩统计等场合，需要知道排名达到总体的前1/3 的工资总额或分数(称为“阈值”)是多

　　少。这种统计的操作方法如下：

　　(1)函数分解

　　PERCENTILE 函数返回区域中数值的第K 个百分点的值。可以使用此函数来建立接受阈值。 语法：PERCENTILE(array,k) Array 为定义相对位置的数组或数据区域;K为0 到1 之间的百分点值，包含0和1。

　　(2)实例分析

　　假设C2:C200 区域存放着学生的考试成绩，首先在D列选取空白单元格D3，在其中输入公式 “=PERCENTILE(C2:C200,D2)”。其中D2 作为输入百分点变量的单元格，如果你在其中输入0.33，公式就可以返回名次达到前1/3 所需要的成绩。

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