内审员的工作职责和审核技巧

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内审员的工作职责和审核技巧

　　ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理体系都要求了内部审核活动，下面就为大家介绍一下内审员的素质和审核技巧。

　　内审员的职责：

　　遵守相应的审核要求;

　　有效地策划和履行被赋予的职责;

　　将观察结果形成文件;

　　报告审核结果;

　　验证纠正措施的有效性;

　　配合并支持审核组长的工作。

　　审核组长的职责：

　　全权负责审核所有阶段的工作;

　　对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定;

　　协助选择审核组的其他成员;

　　制订审核计划;

　　代表审核组同受审方的管理者接触;

　　提交审核报告。

　　合格的内审员应具备的个人素质：

　　思想开阔、成熟;

　　具有很强的判断和分析能力;

　　有较良好的背景和经历，坚韧、善于沟通;

　　能客观地观察情况;

　　全面地理解复杂的形势及各部门在整个组织中的作用。

　　合格内审员应具备的能力：

　　具体工作能力

　　从事审核准备工作的能力;

　　从事现场审核的能力;

　　从事跟踪与监督的能力。

　　基本能力

　　交流的能力;

　　合作的能力;

　　分析判断的能力;

　　独立工作的能力;

　　应变的能力;

　　善于学习的能力。

　　合格内审员应掌握的知识：

　　法律、法规、规章等方面的知识;

　　标准和指南;

　　审核工作的一些国际惯例和习惯做法;

　　专业知识。

　　合格内审员应具备的道德和修养：

　　正直诚实

　　不弄虚作假;

　　不使用不当的手段去获取客观证据;

　　不屈服于压力而改变调查的结论;

　　不泄露受审核方的各种内情或机密。

　　客观、正直

　　以客观事实为基础，严格按照有关法规、标准、质量文件作判断;

　　切忌先入为主，主观臆测;

　　既不能证据不足就开不合格报告，也不能非找出一个不合格才罢休。

　　尊重对方，尊重别人

　　尊重受审方的制度和习惯，不要随便破坏。

　　冷静的态度和坚毅的精神

　　1.审核中要保持镇静，不要因激动而丧失客观性。例：

　　审核员：为什么你的计时器没有校准?

　　被审核方：都这样做的吗?你会不会校准你的手表?

　　审核员：不要离题。我现在谈的是你的计时器。

　　被审核方：我认为不需要去校准。

　　审核员：这由不得你决定，是ISO 9001的要求。

　　被审核方：实际一点吧，校准费用比买一个新的还要贵。

　　审核员：那是你的事了。

　　2.审核中要有毅力，有信心。例：

　　审核员：校准规程中要求在校准后的千分尺上都要贴上校准标签，为什么这一把千分尺没贴上校准标签，而是被贴在盒子上?

　　被审核方：千分尺有不同的尺寸，所以不能在所有的千分尺上都贴上标签。

　　审核员：同意，但是这是相同牌子、型号和尺寸的千分尺，这是为什么呢?

　　被审核方：那可能是一个问题，让我和我们质量工程师讨论解决的办法。

　　审核技巧：

　　(一)少讲、多看、多问、多听。应避免：就题咨询、裁判、重复阐述。

　　(二)选择正确的对象提问

　　问题应向负责进行该项活动的部门或个人提出;

　　不要向无关部门或人员提问，如：问销售部门如何进行供方评定;向设计部门问如何决定检验时使用的统计技术。

　　(三)正确地提出问题

　　明确，直接针对要了解的问题提问;

　　不要像在外交谈判中那样旁敲侧击;

　　不要提出外行的或错误的问题，如：向采购部门问：合同如何评审的?向检验部门问：成品来不及检验而紧急放行时，应如何作好标记和记录?

　　(四)封闭式问题和开启式问题相结合

　　封闭式提问

　　可用是、否、有、无来回答;

　　可得出明确无误的答案，但信息量较少。

　　开启式提问

　　主题式问题：主题明确，开门见山。

　　“ 请谈谈软件的有效性，你们是如何做的?”

　　扩展式提问：在会话基础上逐渐进入较高层次的交流。

　　“那么，对你来说，了解这类程序的重要性有什么作用呢?”

　　征求意见式提问。

　　设想式提问，如：

　　“电源切断了怎么办?”

　　“ 计算结果不满足这个公式，你将如何处理?”

　　(五)提问和索要相接合

　　涉及文件及实际情况，索要文件或观察现场。注意：避免埋头细读一大堆文件，而中断调查。

　　(六)联想和追溯

　　从采购验证记录中出现的许多不合格联想到供方的评定有无问题，到有关部门追溯评定记录。

　　从顾客抱怨产品外表受损联想到成品检验、包装、交付过程有关问题，而追溯这些过程的情况和记录。

　　(七)创造一个良好的审核气氛

　　审核员应平等，和气待人;

　　注意听人讲话，认真记笔记;

　　不时地用点头、注视、附和等方式对对方谈话表示感兴趣;

　　请对方出示文件应征得对方同意;

　　发现了不合格要对方领导签字时，要耐心说明理由;

　　即使对方态度粗暴，也不要与之争吵。

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