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内部审计师考试:电子数据交换
EDI是指两个组织的信息系统之间,为了实现业务目的而进行的预定义和结构化的数据自动交换。从这个定义来看,EFT实际上也是EDI的一种。EDI文件数据一般通过增值网或专用网来传输数据,并采用共同的标准和固定的格式。
采用EDI的主要目标是改善与贸易伙伴的业务关系,提高竞争力。采用EDI的优势包括:提高工作效率、降低成本、节省库存费用(缩短订货时间、降低库存)、减少数据的错误等。
EDI的工作方式:用户在现有的计算机应用系统上进行信息的编辑处理,然后通过EDI转换软件将原始单据转换为中间文件,再通过翻译软件变成EDI标准格式文件,最后在文件外层加上通信交换信封,通过增值服务网络或专用网络传给对方用户,对方用户则进行相反的处理过程,最后成为对方用户应用系统能够接受的文件格式进行处理。
EDI的实施:实施EDI的第一步是画出为实现组织目标所开展的经营活动流程图,这是因为EDI只是一种手段,它要为经营目标服务,所以首先要明确组织目标和经营活动流程。其次,确定EDI系统目标。最后,选择EDI的软硬件,并经测试、试运行等后正式实施。
EDI的风险及防范:
由于EDI使用的是设计相对安全的专用封闭网络,因此它比基于Internet的现代电子商务网络更加安全,且客户确定可信。但是,数据完整性的丧失和随意存取数据仍然是EDI的固有风险。
EDI的数据传输可能在传输的起点、中途或终点被拦截或修改,因此需要采用数字签名技术予以防范。
EDI的数据交换过程中可能发生遗漏、错序或重复等现象,可通过给EDI文件顺序编号的方法来避免。
EDI系统向交易伙伴传输交易信息有时失败,其预防措施是通过对方的反馈来确认对方是否接受到传输的信息。
◇典型试题
1.电子数据交换系统(EDI)可以为组织带来重大利益,但前提是必须清除某些主要障碍。要想成功实施电子数据交换,应从以下哪一项开始?
a.画出为实现组织目标所开展的经营活动流程图。
b.为EDI系统购买新的硬件
C.选择可靠的翻译、通讯软件供应商。
d.将交易格式、数据标准化。
『正确答案』a
『解题思路』
a.正确。实施EDI不能简单复制现有的作业流程,只有通过大力改进现有流程并与EDI相结合,才能获得显着的效果。一个低效的处理流程在实施EDI后仍然是低效的,只是速度较快而已。
b.不正确。EDI获得成功的先决条件是对商业目标、处理过程和流程的理解,以及和外部伙伴的合作。硬件的购置是以后要考虑的问题。
c.不正确。选择软件供应商应在确定系统目标后进行。
d.不正确。交易格式和数据的标准化工作应在确定系统目标后进行。
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