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秘书办公室事务与管理
今天人们谈到秘书，往往与文牍，领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。下面是yjbys小编为大家带来的关于秘书办公室事务与管理的知识，欢迎阅读。
秘书办公室事务与管理
一、鉴定要点
掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法;做好信息的保密工作;能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理;办公设备和办公用品的发放和管理;编制时间表的方法;管理领导和自己的工作日志;熟悉文书形成与处理的基本程序。
二、重点提示
1.对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境
(1)安全检查的方法
1)确定检查周期。
2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。
3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。
(2)健康、安全的办公环境的基本要求
1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。
2)办公室空间适当、噪声要低。
3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。
4)设置相应的消防设施和设备。
5)饮用水符合健康安全要求。
2.做好信息的保密工作
(1)口头信息的安全保密工作
1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。
2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。
3)只向来访者提供组织允许提供的信息。
4)按会议要求传达会议信息。
(2)纸面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。
2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。
3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。
4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。
(3)电子信息的安全保密工作
1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。
2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。
3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换;不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。
3.安排值班工作，编制值班表
(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录;记好值班接待记录;记好值班日记;做好信息传递。
(2)值班表包括的内容
1)列出值班时间期限和具体值班时间。
2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。
3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。
(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。
4.零用现金的管理
办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。
(1)秘书必须建立一本零用现金账簿。
(2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。
(3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。
(4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。
(5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。
5.商务费用报销
(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。
(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。
(4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。
秘书办公室事务与管理
一、办公室工作的主要职责、地位和作用
首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个地税工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项税收任务的完成。
其次办公室工作能不能得到加强，关键在于领导，在于领导对办公室工作的认识和重视，如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认识，办公室就变成了勤杂室，办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。下情不了解，谈不上给领导提供决策的依据。如果领导重视、关心、支持办公室工作，从政治上关心他们，给他们提供尽可能多的学习提高机会，尽可能地改善他们的工作环境和条件，从工作上支持他们，从生活上关心他们，从心灵上理解他们，肯定会使办公室不仅能够稳定住队伍，而且还会有很大的吸引力，达到其充分调动他们努力工作的积极性。
二、具备担当办公室主任的条件
(一)办公室工作有利于提高自己的综合素质，全面发展自己。能否有效发挥办公室的.整体作用，关键在于办公室主任，因为办公室主任的职责是主持办公室的全面工作，既要参与领导班子对重大问题的讨论与决策，又要组织参与日常的琐碎事务，要带领和组织办公室人员努力完成承担的各项工作任务，一个称职的办公室主任必须具备与相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。
(二)从我从事众多工作岗位来看，越是杂务事情多，工作烦琐的工作岗位和工作环境越富有吸引力和挑战性，越是能够学到新知识、新经验，增长新才干，开拓新视野，挖掘新潜力，办公室岗位就是用武之地和锻炼的最好场地。对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇。但是，挑战与机遇同在，压力与动力并存，在办公室工作将会尝到更多的酸甜苦辣。但是办公室主任岗位能够锻炼自己，获取多方面知识和实践经验，提高自身综合素质。
(三)要具备担当办公室主任所必须的政治素质和个人品质。
1、敬业精神要强，工作要认真负责，勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性，吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风，这是干好办公室工作的前提条件。
2、思想要活跃，要有解放思想，实事求是的优良作用，接受新生事物要快，爱学习，爱出点子，改革和超前意识要强，在工作中要充分发挥主观能动性，才能不断开拓新局面。
3、办事要稳妥，处事要严谨，在廉洁自律上要求严格，严于律已，要起模范带头作用，这是做好各项工作的保证。
4、要信奉诚实、正派的做人要诚实、正派，要有高尚的道德品质，朴实的工作作风，公正的处事原则。所谓“高尚”就是要树立正确的世界观、人生观和价值观，做到堂堂正正做人，认认真真做事;所谓“朴实”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把劲全使出来，就是一个好同志;所谓“公正”就是在原则问题上不能糊涂，不能像墙头芦苇随风倒，看领导眼色行事;要谦虚谨慎，慎用权力，知人善任，能够与人团结共事，而且具有良好的协调能力和工作方法。有了成绩归功于大家，出了问题要主动承担责任，关心下属要一视同仁，始终发挥整体合力的战斗作用。
(四)要具有担当办公室主任必须的知识能力从办公室的职能来看，综合性强，职能繁杂，担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机关管理等多项工作。办公室主任必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理经验。
1、具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作，加之办公室岗位的要求，必须要一定的政治理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时注重学习，理解掌握有关国家的大政方针政策，保持清醒的政治头脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较高的政治敏锐性。
2、要具备一定的文字综合能力。本身要具有一定的文字基础，同时，要熟悉业务知识，包括税收知识、财会知识和科学文化知识，文字功底和语言表达能力以及工作方法，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是开会发言答复问题等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出问题，只能是和“稀泥”。
3、要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室的所有工作，本人在办公室12年工作中不同程度地实践过。我认为办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟悉，而且要对本部门整个工作有所了解。只有对税收工作的全面熟悉和了解，才能打下综合管理能力的基础。