浅谈商务秘书部门的设置状况及工作要求

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浅谈商务秘书部门的设置状况及工作要求

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浅谈商务秘书部门的设置状况及工作要求

　　部门的设置状况

　　从管理的角度看，商务秘书部门是下商企业的中枢机构，是企业管理构成中的综合性辅助管理部门，其地位的重要性不言而喻。但是企业不同于党政机关，党政机关的机构组成是由相应的组织法规予以确认的，在一般情况下其差异性不会太大。而现实工作中，各型各类工商企业的体制、规模和管理模式千差万别，因而其机构设置也并非是有一定之规。况且企业的管理机构组成和人员配置主要取决于企业的经济活动的需要，即使一些大型国企，其机构设置受党政机关影响比较明显，在国企体制改革后，其机构也大多进行了调整。更何况大量出现的民营企业，其机构设置是以效益为其础。在这种情况下，企业领导人的领导风格和工作习惯都在很大程度上影响着机构的设置。因此，各型各类下商企业的商务秘书部门设置和人员配置不可能是整齐划一的。

　　即便如此，一般而言，在稍具规模的企业中仍设有商务秘书机构。这些机构有的与党政机关相似称为办公室，有的则称为行政事务部或行政部，还有的企业规模不大，将人事、财务与商务秘书事务合并在一起，统称为综合管理办公室，或简称为综合办。

　　这些相对集中地处理商务秘书事务的机构并不涵盖为董事会服务的董事会秘书，也不涵盖为各部门服务的经理助理或文员。这些相对集中地处理商务秘书事务的机构如办公室，与分散在各部门的商务秘书人员也没有隶属关系，有些甚至连业务指导关系也并不明确。

　　工作要求

　　商务秘书工作的基本要求可以概括为“高效、务实、保密”。

　　高效是指商务秘书工作既耍迅速及时，又要准确可靠;高效是速度、质量、效果的统一，是高效率和高质量的统一。

　　商务秘书部门作为企业的综合枢纽，直接辅助企业领导的全局管理工作，其工作效率，会直接影响到企业领导的工作成效，商务秘书工作的任何拖拉延误，都会直接耽误企业领导的全局工作。因此，企业必然要求商务秘书工作要做到高质量、高效率。

　　商务秘书部门要键全岗位责任制。完善目标管理和业绩考核办法，调整运行机制，引入先进的管理理念和办公技术，提高工作的效率和质量，以适应企业对商务秘书工作的高效要求。

　　务实是指商务秘书工作办事风格要踏实，反映情况要真实，切忌虚夸浮躁，哗众取宠。务实也是要求商务秘书工作一切从实际出发，实事求是地处理间题，说实话，报实情，办实事。

　　商务秘书部门上连企业领导，下连广大员工，处于承上启下的环节，说话办事影响到企业领导决策的制订与决策的执行，地位至关重要。那种说大话，说假话，报喜不报优的作风就会影响领导的正常决策，甚至可能造成领导工作的重大失误。

　　这也就更要求商务秘书工作要办实事，讲真话，要在务实、求实、落实上下功夫。

　　保密是指商务秘书在日常工作中应该有保密意识、保密制度、保密措施。保密是企业内部科学管理的需要，也是商业竟争的需要，更是一名合格和秘书人员应具备的基本品质。

　　商务秘书部门地处枢要，工作中必然要接触到企业甚至企业领导人的许多秘密，同时还要负责保管企业的秘密，因而很容易成为窃密的对象。商务秘书人员要养成守口如瓶的职业习惯，对经办的各类涉及商业秘密事项要特别谨慎小心，严格执行企业保密制度，确保企业机密万无一失。

　　商务秘书在日常工作中保密的重点主要有:口头保密、文件保密、会议保密、各种信息资料的保密、领导活动的保密、涉外工作的保密、档案保密、计算机和各类通讯设备的保密。

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