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商务秘书常识辅导：签字仪式的准备
签字仪式虽不算是一种纯礼仪活动方式，但目前世界各国所举行的签字仪式，都有比较严格的程序及礼节规范。这不仅显示出签字仪式的正式、庄重、严肃，同时也表明双方对缔结条约的重视及对对方的尊重。那么作为商务秘书的你，知道签字仪式的准备工作有哪些吗?
1.文本的准备
(1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。会谈过程中，各方都可以对具体条款和表述提出修改意见。因此可以这么说，谈判的过程，就是定稿的过程。只有在文本定稿后，才可能举行签字仪式。
(2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。
(3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。正本的数量根据签字方的数量而定，各方各保存正本一份，各方都必须在每份正本的每种文字文本上签字。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。副本的法定效力、印制数量和各方保存的份数，由签字各方根据实际需要协商确定，并在条款中加以规定。一般情况下，副本不用签字、盖章，或者只盖章不签字。
(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。文本排版后，必须经过严格的校对，确认无误后，才能最后交付印刷、装订。国内合同和协议书的标印格式应当符合有关规定。涉外双边签字的文本印制时还应注意优先权的问题。
(5)盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章，这样，文本一经签字便具有法定效力。
2.商定参加人员
(1)签字人。签字人员是签字仪式上的主要角色。签字人可以是双力参加谈判的主谈人，也可另派更高级别的领导人作为签字人员，以示重视。签字人员要符合以下条件：
●具有法定资格。各方签字人员必须具有企业法人代表资格，或者由法人代表所委托的人员签字。委托签字时必须出示委托人亲笔签署的委托书。
●规格相等。各方签字人员的职务和身份应当—…致或大致相等。比如，企业之间举行签字仪式，一方由董事长签字，另一方也应当由董事K出面，没有十分特殊的情况，不应当派级别较低的人员签字。
(2)领导人。为了表示对谈判成果的重视和庆贺，签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。
(3)致辞人。如安排致辞，一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。
(4)主持人。如果签字仪式中安排致辞、祝酒等活动，应当有一位主持人介绍致辞人的身份。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。
(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。
有时也可邀请保证人、协调人、律师、公证机关的公证人员参加。
(6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。助签人必须十分了解文本的印制情况，非常熟悉业务，认真仔细，忠实可靠。双边签字时，双方助签人的人选应事先商定。多边签字时，也可由主办方派一名助签人，依次协助各方签字。派礼仪小姐担当助签人的做法，仅适用于—些喜庆性的签宁仪式，而且事先一定要刘礼仪小姐进行培训。
(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加，以鼓舞员工的士气。
(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。
3.布置签字厅
(1)签字厅的选择。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。
一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正确的签字桌应当为长桌，桌上最好铺设深绿色的台布。
(2)签字桌椅。双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢。桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。如签字方较多，则加长桌子，增加座位。多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放，即客方的座位安排在主方的右边。多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可按事先商定的顺序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右边，第三位排在具左边。
签字桌上可放置各方答字人的席卡。席卡一般写明签字的国家或组织的名称、签字人的职务及姓名。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。
(3)准备签字用具。在签字桌上，应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。
(4)国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行。
(6)讲台。如果安排致辞，可以签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。
(7)会标。签字仪式的会标要求醒目，写法由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式”织成：
(8)香槟酒。有时在签字仪式结束后，各方举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。工作人员应事先准备好香槟酒、酒杯等。
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