秘书的类别有哪些

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秘书的类别有哪些

　　我国现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等。那么秘书的类别有哪些呢？下面我们一起来看看吧！

秘书的类别有哪些

　　我们经常会遇到的秘书人员：

　　打字员

　　文书

　　文员

　　前台接待员

　　内勤

　　主管

　　助理

　　办公室主任

　　按所服务的机构性质分类

　　政府秘书(机关秘书)

　　企业秘书

　　公务秘书

　　专业秘书(如医学秘书、法律秘书等专业要求较高)

　　通用秘书(主要做普适性工作，专业要求不高)

　　按具体的工作内容分类

　　行政秘书

　　机要秘书

　　文字秘书

　　教学秘书

　　科研秘书

　　按能力特长分类

　　参谋型秘书(善于出谋划策，解决问题的能力强)

　　办事型秘书(善于处理各类具体事项)

　　公关型秘书(沟通协调能力强，善于处理人际关系)

　　技术型秘书(从事专业性较强的技术工作，如档案管理、会议组织等)

　　秀才型秘书(擅长撰写文稿)

　　综合型秘书(能应对各项工作)

　　从组织内部分工来分：

　　行政秘书：协调组织能力较强;能协助领导处理行政事务。

　　文字秘书：撰写文稿;能协助领导处理公文事务。

　　机要秘书：从事机密文电处理、保管、传递工作;负责领导办公室的保密工作;承办领导交办的各项机密工作。

　　通讯秘书：负责整个单位和领导的通讯工作

　　事务秘书：负责单位的日常事务性工作，如接待、值班、车辆调度等。

　　会务秘书：专门组织会议的秘书。

　　生活秘书：为高级别的领导提供生活帮助和服务的秘书。

　　秘书个人礼仪

　　迎送礼仪

　　当客人来访时，你应该主动从座位上站起来，引领客人进入会客厅或者公共接待区，并为其送上饮料，如果是在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事。切记，始终面带微笑。

　　名片礼仪

　　递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。

　　介绍礼仪

　　介绍的礼节是行为大方得体。介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍给年长的，将未婚的介绍给已婚的，将男性介绍给女性，将本国人介绍给外国人。

　　握手的礼仪

　　愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不家过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手，同时不要戴手套握手。另外，不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。

　　交谈的态度

　　在与人交谈时应当体现出以诚相待、以礼相待、谦虚谨慎、主动热情的基本态度，而绝对不能逢场作戏、虚情假意或应付了事。

　　一要表情自然

　　第一，专注。交谈时目光应当专注，或注视对方，或凝神思考，从而和谐地与交谈进程相配合。眼珠一动不动，眼神呆滞，甚至直愣愣地盯视对方，都是极不礼貌的。目光东游西走，四处“扫瞄”，漫无边际，则是对对方不屑一顾的失礼之举，也是不可取的。如果是多人交谈，就应该不时地用目光与众人交流，以表示彼此是平等的。

　　第二，配合。交谈时可适当运用眉毛、嘴、眼睛在形态上的变化，来表达自己对对方所言的赞同、理解、惊讶、疑惑，从而表明自己的专注之情，使交谈顺利进行。

　　第三，协调。交谈时的表情应与说话的内容相配合。与上级领导谈话，应恭敬而大方；与客人谈话，则应亲切而自然。

　　二要说话礼貌

　　第一，注意语音。与人进行交谈时，尤其是在大庭广众之下，必须有意识地压低自己说话时的音量。最佳的说话声音标准是，只要交谈对象可以听清楚即可。如果粗声大气，不仅有碍于他人，而且也说明自己缺乏教养。

　　第二，注意语态。与人交谈时，在神态上要既亲切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己说话时，要恭敬有礼，切忌指手画脚、咄咄逼人。最佳的语态是平等待人、和缓亲善、热情友好、自然而然。当别人讲话时，则要洗耳恭听，最忌三心二意、用心不专。最佳的语态是积极合作、认真聆听、努力呼应、有来有往、专心致志。

　　第三，注意语气。在与别人交谈时，秘书的语气应当和蔼可亲，一定要注意平等待人、谦恭礼貌。讲话的速度稍微舒缓一些，讲话的音量低一些，讲话的语调抑扬顿挫一些。在交谈时既不要表现得居高临下，也不宜在语气上刻意奉迎，故意讨好对方，令对方反感。同时，在语气上一定要力戒生硬、急躁或者轻慢。

　　第四，注意语速。在交谈之中，语速应保持相对的稳定，既快慢适宜，舒张有度，又在一定时间内保持匀速。语速过快、过慢、或者忽快忽慢，会给人一种没有条理、慌慌张张的感觉，是应当力戒的。

　　三要举止得体

　　第一，善于运用举止传递信息。例如，发言者可用手势来补充说明其所阐述的具体事由，适度的举止既可表达敬人之意，又有助于双方的沟通和交流。

　　第二，避免过分或多余的动作。与人交谈时可有动作，但动作不可过大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。为表达敬人之意，切勿在谈话时左顾右盼，或是双手置于脑后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交谈时应尽量避免打哈欠，如果实在忍不住，也应侧头掩口，并向他人致歉。尤其应当注意的是，不要在交谈时以手指指人，否则就有污蔑之意。

　　四要遵守惯例

　　秘书在交谈时往往还能够通过一些细节来体现自己的谈话态度，在这些细节的处理上要遵守一定的既成惯例。

　　第一，注意倾听。秘书在交谈时务必要认真聆听对方的发言，以表情举止予以配合，从而表达自己的敬意，并为积极融入到交谈中去做最充分的准备。切不可追求“独角戏”，对他人发言不闻不问，甚至随意打断对方的发言。

　　第二，谨慎插话。交谈中不应当随便打断别人说话，要尽量让对方把话说完再发表自己的看法。如确实想要插话，应向对方先打招呼：“对不起，我插一句行吗？”所插之言亦不可冗长，一句两句点到为止即可，不能接过话茬就开始长篇大论，完全不顾及对方的感受，也不管对方是否已经阐述完毕。

　　第三，重视交流。交谈是一种双向或多向交流过程，需要各方的积极参与。因此在交谈时切勿造成“一言堂”的局面。自己发言时要给其他人发表意见的机会，别人说话时自己则要适时发表个人看法，互动式地促进交谈进行。同时，要以交谈各方都共同感兴趣的话题为中心，并利用双方均能接受的方式进行。若发现话不投机，需及时调整话题。

　　第四，礼让对方。在与他人进行交谈时，不要以自我为中心，而忽略了对对方的尊重。正常情况下，在谈话中不要随便否定对方或是质疑对方，不要动辄插嘴、抬杠，不要一人独霸“讲坛”，或者一言不发、有意冷场。

　　第五，委婉表达。在陈述自己的见解时，应该力求和缓、中听，不仅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建议或忠告，也可以采用设问句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何时候，都不要强人所难。

　　交谈的语言

　　语言运用是否准确恰当，直接影响着交谈能否顺利进行。所以，在交谈中尤其要注意语言的使用问题。

　　一要通俗易懂

　　第一，说普通话。在日常工作中，秘书应该自觉使用普通话，不要使用别人听不懂的方言或土语。

　　第二，说明白话。秘书所使用的语言最好是让人一听便懂的明白话，切不可满口“之乎者也”，滥用书面语言、专业术语或名词典故。在交谈时，要以务实为本，应当通俗活泼、生动形象、浅显易懂，犹如家常话一般。

　　第三，说通俗话。在与普通群众交谈时，为了避免自己谈话时语言枯燥乏味，应充分考虑到对方的职业、受教育程度等因素，努力使自己的语言生动、形象、具体、鲜明，所说的话应力求平易通俗，以利于沟通交流。如果“官话”连篇，不仅有碍信息的传达，而且容易脱离群众。

　　二要掌握口语

　　第一，机动灵活。在交谈过程中随时对自己所运用的口语具体内容与形式进行适度的调整。从表面上来看，口语大都显得语句简短，结构松散，多有省略之处。有时，它甚至会出现话题转变、内容脱节、词序颠倒等现象。然而由于口头交际具有一定的双向性、互动性，这些问题往往瑕不掩瑜，反而更能显示口语生动活泼的特性。

　　第二，简明扼要。一方面要求发音标准，吐字清晰；另一方面则要求所说之话含义明确，不可模棱两可产生歧义，以免造成不必要的误会。

　　三要文明礼貌

　　第一，要尽量使用尊称，并善于使用一些约定俗成的礼貌用语，如“您”“谢谢”“对不起”等。

　　第二，要多使用文明用语，在语言的选择和使用之中，应当既表现出使用者良好的文化素质、待人处事的实际态度，又能够令人产生优雅、温和、脱俗之感。

　　第三，在交谈时不可意气用事，以尖酸刻薄的话对他人冷嘲热讽，也不可夜郎自大，处处卖弄才识指正别人。

　　第四，交谈中应当尽量避免某些不文雅的语句和说法，对于不宜明言的一些事情，可以尽量用委婉的词句来表达，多用一些约定俗成的隐语。例如想要上厕所时，可以说：“对不起，我去一下洗手间。”或者说：“不好意思，我去打个电话。”

　　交谈的内容

　　交谈内容的选择，应遵守一定的原则。

　　一要切合语境

　　第一，交谈内容务必要与交谈的时间、地点与场合相对应，否则就有可能出错。

　　第二，交谈内容还应符合自己的身份。应使谈话符合我国的法律法规，并与单位和领导保持一致。切勿与单位或领导唱反调，切勿泄露本单位的机密。

　　二要因人而异

　　在交谈时要根据交谈对象的不同而选择不同的交谈内容。谈话的本质是一种交流与合作，因此秘书在选择交谈内容时，就应当为谈话对象着想，根据对方的性别、年龄、性格、民族、阅历、职业、地位等而选择适宜的话题。

　　三要回避禁忌

　　秘书在与别人交谈时，应当把握好“度”。在态度上要注意克制，不要引起对方的不快，不可一言不发，不可没完没了。不可讽刺挖苦，不可骄傲自大。在内容上要慎重斟酌，千万不要犯忌，不宜对自己的单位或领导横加非议，必须时刻维护单位的声誉，绝对不能对自己的领导、同事、同行说三道四。不应涉及对方单位内部事务，不要涉及对方弱点与短处。同时，如果双方不是十分熟识，也不要涉及对方的个人隐私，如年龄、收入等。

　　交谈的方式

　　与他人交谈，既要注意具体内容，又要注意表达方式。可根据不同的情况，采取以下几种不同的谈话方式。

　　一是扩展式。指交谈双方就某些共同关心的问题进行由此及彼、由表及里、由浅入深的讨论。

　　二是评判式。指在交谈过程中听取对方的观点以后，在适当的时刻，以适当的方法，恰如其分地进行插话，来发表自己就此问题的主要看法。

　　三是倾泻式。指在谈话时对对方毫无保留，将自己的全部想法都全盘托出，也就是人们通常所说的“打开天窗说亮话”。

　　四是静听式。指与别人进行谈话时，自己主要是洗耳恭听。

　　五是启发式。指交谈中的一方主动帮助不善表达的另一方，在话题的选择或谈话的走向上给对方予以引导、支持、鼓励，以帮助对方在谈话中得以采用恰当的方法来阐述自己的见解和主张。

　　六是跳跃式。指在交谈过程中，某一话题在无人呼应时，为避免谈话者感到尴尬，或者是谈话出现冷场，因而跳出原先谈论的范围，转而挑选出令大家都感兴趣的话题。

　　电话礼仪

　　因此秘书必须具有我代表公司的意识，这样，不但树立了自己的良好的形象，同时也把自己公司的良好形象留给了对方。

　　秘书接电话礼仪

　　接听电话第一声应说：您好，然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。作为秘书，应掌握接电话的规范：

　　随时保持笑容

　　打电话是从语言和声调开始的。在接电话的过程中，你的眼睛、手势以及各种形态的动作，对方都看不到，因此这时打电话的语气和声调就显得格外重要。人在微笑时说话的声音，会使人感到柔和、舒服。所以，在接听电话时，应随时保持笑容。

　　姿态正确，声音清朗

　　在接听电话中，虽然通话双方互相看不到对方，但你的心理状态、当时的心情和心境，都会非常微妙而又非常真实地反映到语调、语气上来，所以，在接听电话时，不可以有一副慵懒的姿态或者懒散的样子。这样，会使对方明显地感觉到你对他的不尊重。

　　不要让电话铃响的太久，电话铃声响两下时，要迅速拿起电话，这时一种避免让对方久等的礼貌做法。

　　如果在特殊情况下，铃声响几声后才接电话，应向对方致歉，这样才会使对方对你产生良好印象，认为你很有礼貌、很有修养，同时也会对你的单位产生良好的印象。

　　用左手我电话，右手执笔

　　接听公务电话时，一定要用左手持话筒，右手执笔，一边交谈，一边记录电话内容。

　　正确记录所要传达的事

　　企业电话讲究效率第一，电话的记录传达宜求简洁明了，最忌讳拖泥带水，不得要领。在做电话记录时，要记下何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

　　理智地回答一般性的询问

　　对打错的电话表示谅解；对个人私事的来电简要回答；对电话骚扰不予理睬；对员工家庭急事予以紧急处理；对态度粗暴语言粗鲁的来电，仍应保持你的礼貌和职业性语言，不和他争辩和顶撞。

　　记准电话，以免打错

　　如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机，然后向对方说：对不起。

　　选择恰当的拨打时间

　　如无紧急情况，一般白天应在8点以后（假日在9点以后），夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，减少占用时间。

　　拨打电话前应做好充分的准备

　　通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避免词不达意，结结巴巴的通话。

　　发传真时的礼节

　　如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，谢谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

　　代拨电话的礼节

　　如果是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告诉对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。

　　在办公室内避免打私人电话

　　不可占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊天。

　　手机礼仪

　　手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一，秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机，严重影响他人，也影响到其本身的形象。关于手机礼仪，秘书们应该注意一下几点。

　　公共场合不要旁若无人的使用手机。尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特殊情况下可以调成静音或震动状态。

　　在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

　　在所有公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，安全其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。

　　手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被大众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

　　秘书们应杜绝一边和别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不尊重。同时在短信的内容选择和编辑上，应该和同行文明一样重视。

　　秘书的电话礼仪，从秘书接听电话，拨打电话，使用手机通话等礼仪方面进行详细的介绍。希望在公共场合或是上班场合或是社交场合，都不会因为电话的礼仪问题而有损公司的形象。

　　秘书的岗位职责

　　1、作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理;

　　2、起草、打印、登记和存档总经理签发文件;

　　3、协助行政部经理做好公司来宾的接待工作;

　　4、组织筹备公司总经理会议、专题研讨会议等公司会议，安排会议议程，准备会议文件，主动掌握有关决议的执行情况;

　　5、协助总经理对公司内部发布重要信息、通知、通告工作;

　　6、负责总经理的对外联络、来电、来访记录及礼仪;

　　7、负责总经理商务旅行的各项准备工作;

　　8、负责总经理文件，信件，函电的接收与转达，维护总经理名片簿和总经理交待的相关物品。

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