英文商务信函写作技巧

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英文商务信函写作技巧

　　英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

英文商务信函写作技巧

　　很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

　　对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。

　　如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

　　英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

　　英文商务信函中称呼的书写有讲究

　　在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行;有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。称呼后面一般用逗号(英式)，也可以用冒号(美式)。

　　如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”(英式)或“Gentlemen:”(美式)。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

　　如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

　　1.商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。

　　2.写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

　　另外，称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等，例如：Dear Prof.David Schiller,Dear Dr.John Smith。

　　商务信函中主题不能忽略

　　书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。

　　Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

　　INVOICE 12345

　　Re:Invoice 12345

　　Subject:Invoice 12345

　　写出恰当的结尾敬辞

　　几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。