商务秘书打电话注意事项

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商务秘书打电话注意事项

　　办公电话文明用语，看起来是小事，却反映出工作人员的思想素质和严谨的工作作风及效率。小编下面为你整理了关于商务秘书打电话的注意事项，希望对你有所帮助。

商务秘书打电话注意事项

　　1、办公电话文明用语，一般需具备四种常用文明用语语气：

　　听从语气。如请示、汇报，应是尊重、简明、服从的语气，使上级领导印象深刻、事理明白，答复准确。

　　定性语气。这主要是组织下达决定和交办事项，应是肯定、简明、准确，不可含糊其词，模棱两可，以免受话人难以把握。

　　商量语气。应是平等、礼貌、诚心的语气，给对方以良好感觉。

　　求教语气。应是虚心、诚心、热心的语气，要有不耻下问甘当小学生的精神。

　　掌握电话文明用语，须靠工作人员不断提高自身的思想、文化、业务素养。

　　2、打电话的注意事项

　　选择适当的通话时间。白天应在八点以后，假日最好在九点以后，夜间则要在十点以前，以免干扰受话人包括对方老人或小孩的睡眠。老年人大多数有午睡的习惯，无特殊情况，也不要在中午给老年人打电话。与国外通话，还务必要注意时差和生活习惯。电话接通后，要询问一下时间是否合适，有无妨碍。

　　查清对方的电话号码，并正确地拨号。万一弄错了，应向接电话者表示歉意，不要将电话一揿了事。拨号以后，如只听铃响，没有人接，应耐心待片刻，待铃响六七次后再挂断。否则，如对方正巧不在电话机旁，匆匆赶来接时，电话已挂断了，这也是失礼的。

　　电话接通以后，可以先问一下对方的号码或单位，然后再报出受话人的姓名。当对方询问姓名时，一般应告诉对方，如果自己不说，反问对方“你是谁”，是很不礼貌的。万一受话人不在，而又不便说出自己的姓名时应该婉转地回答。比如说：“我是她的朋友。我明天再打电话来吧。”

　　晚上十点半以后再打电话是不礼貌的，除非有特别重要的事。同样，早晨七点半以前也尽量不要打电话，以免使对方忙碌的早晨更加忙乱。

　　打电话时一定要态度友善、语调温和、讲究礼貌，从而有利于双方的沟通。切不可表现出丝毫的粗鲁和暴躁。

　　在电话接通后，首先要清楚地说：“您好!”不要直接说：“我打某某先生。”而应当说：“我是某某，麻烦您找某某先生。”也不要说：“你是某某先生吗?”而应说：“我是某某，某某先生在吗?”如果同对方并不熟悉，应说出自己所属单位及姓名。这样，对方如果愿意与你通话，就自然会向你作出响应：“我就是某某。”

　　打电话时要讲得缓慢些、清楚些，让对方可以听得清楚。凡是讲到数字、人名、地名或者关键的名子，最好能重复一遍，或者询问对方是否听清了，然后再往下讲。

　　当对方讲话时，要静静地泊，不要随使便打断。在倾听时，还应当附和。你若是一直闷不作声或毫无反应，会令人感到你根本没有在用心听。

　　谈话结束后，应该说一声“再见”，“谢谢”，不可贸然挂断电话。

　　电话中应注意的事项如下：

　　1、态度上应谨慎、礼貌、专注、亲切

　　曾经打电话到一家民营银行，接线生拿起电话马上亲切、有礼貌的说××银行，您好!并为我转接到我要找的部门，对方拿起电话又说××部门午安，我是× ××，您好。喜悅，被尊重的感觉油然而生，于是我忍不住跟该承办人员说“你们的人员个个都很有礼貌”对方也感受到一种被赞美的喜悦，双方在愉快的气氛下结束这一通电话，一天心情也因之倍感兴奋与快乐。

　　2、声调、音量适中、速度不急不徐，并融入感情

　　试想我们嘴巴说谢谢，心里却把对方恨得牙痒痒的，受话者必也能感觉出您的心不甘情不愿。所谓“甘愿做，欢喜受”一样是一句话，何不说得漂亮一些，让人心神舒爽些呢?

　　3、使用简单、直接的语言，例如：“是的，好的，谢谢您”等咬字要清楚，例如：“徐、许”，“黄、王”，“董、总”，在电话中很容易混淆，国人不喜欢被人改名换姓，倘若我们在电话中无法辨识怎么写应虚心请教，以示尊重，切不可张冠李戴。

　　4、声音与名字结合在一起，也就是说要会辨识来电者的声音人都有喜欢被尊重，被叫出姓名的喜好，如果这个人经常来电，我们认不出对方的声音，老是制式的问他，“您那位，您找他有什么事”我想对方心里的感受一定不是很舒服。

　　5、常将请、谢谢、对不起挂在嘴边

　　6、常说“您”取代“你”，多说“我们公司，咱公司”，少说“那你们公司”，让对方有一种被认同的感觉，一下子缩短了彼此的距离，深信要做进一步的深谈与要求都会比较容易。

　　7、挂电话之前应先用手轻按切话器，切勿用力将话筒挂上，以免传出回响让对方误以为您挂他电话。再则，我们必须等来话者先挂电话才能挂上电话，结束通话。

　　电话礼仪林林总总不可一语道尽，一般人之所以口气不好或态度不佳，可能是没有察觉到自己的口气给人的不舒服，也可能是态度与认知上有所偏差。台湾已渐渐走入高度开发中国家，服务业也蓬勃发展中，客户也许不必亲自上门，透过电话就可以下单，是我们的态度影响了客人的决定，成交在一念间，加强电话应对技巧与服务礼仪，让客户愿意再次上门，才能让我们立于不败之地哦!

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