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安徽工程大学机电学院会议管理制度
为帮助大家了解安徽工程大学机电学院会议管理的相关信息，下面，小编为大家提供安徽工程大学机电学院会议管理制度，全文如下：
第一章 总则
第一条 为建立健全学院行政管理体系，规范各类会议的组织和管理，提高会议的效率,特制定本制度。
第二条 本制度适用于安徽工程大学机电学院(以下简称学院)及下属各部门。
第二章 会议分类
第三条 根据会议所涉及内容的重要程度及参会人员层级将会议分为学院级会议、部门级会议和其他会议。
第四条 学院级会议指由学院领导发起或参加的就学院重大事项进行讨论、重要信息发布、报告等所召开的会议，如：院长办公会、院长办公扩大会、全体教职工大会、跨部门工作协调会等(分类汇总见附件1)。常见的院级会议主要有：
院长办公会
(一)界定：院长办公会是由院长发起，学院领导班子成员例行参加的就学院重大计划、专题工作以及对学院发展有重大影响的事项进行讨论、决策的会议。
(二)会议内容(包含但不限于以下会议内容)：
1.学院重点工作部署;
2.学院各部门重要专题工作议题报告、讨论;
3.重要事项的决策及重点制度的讨论、制定。
(三)参会人员：院长、副院长、院长助理、办公室主任及有关议题的报告人员。
二、院长办公扩大会
(一)界定：学院办公扩大会是由院长发起，对院长办公会的进一步扩大和延伸。
(二)会议内容(与院长办公会基本相同，但涉及范围包括各部门)
(三)参会人员：院长办公会成员、各职能部门负责人以及发起人认为有必要参加其他人员。
三、全体教职工大会
(一)界定：全体教职工大会是由院长办公室根据院领导安排负责人发起，全体教职工参加，进行重要工作部署、宣贯、重大信息发布、重大报告、讲座、仪式等内容的会议。
(二)会议内容(包含但不限于以下会议内容)：
1.重要文件、政策精神传达、宣贯学习;
2.全员性信息公开发布、通报;
3.重要行业、学术报告和讲座。
(三)参会人员：学院全体教职工
跨部门工作协调会
(一)界定：跨部门工作协调会指由某一个主导部门发起，内容涉及多个部门需要共同对接讨论的会议。
(二)会议内容(包含但不限于以下会议内容)：
1.涉及跨部门有关工作的进度报告、问题研究;
2.对有关边界职责的界定和任务分工;
3.跨部门工作专项计划的制定和安排。
(三)参会人员：主导部门认为需要参会的各部门有关人员
(四)凡需要有关院领导参加的跨部门工作协调会，皆列为院级会议;无需院级领导参与的跨部门协调会(部门负责人层面)，列为部门级会议(下文第五条)。
第五条 部门级会议指由部门负责人发起就本部门工作进行内部讨论和工作安排发起的例会或者临时会议，以及由某部门主导，涉及跨部门沟通但无需院领导参与决策讨论的跨部门协调会等。
第六条 其他会议类型包括：科室内部工作会议、不在上述范围的有关专题会议、临时会议等。
第三章 程序规范
第七条 会议通知
发布方
学院级会议(含需要院领导参加的跨部门协调会)由院办发布通知;部门级会议(含某部门主导的但无需院领导参加的跨部门沟通会)由主导部门发布通知，其他会议根据会议的实际需要另行确定通知发布方。
格式规范
(一)各类会务通知统一采用《会议通知单》(附件2)格式模板;
(二)各类会议的通知单属于公文管控的范畴，具有固定的格式和编号，编号规则如下：
1.学院级会议通知字号：院会字+年份+编号，如“院会字〔2015〕8号”;
2.部门级会议通知字号：部门首字+编号，如“财会字〔2015〕8号”。
三、发布规范
(一)所有会议通知应在会议召开前至少提前1个工作日正式、规范邮件发布至参会人并在会议开始前至少提前2个小时再次履行电话或者短信告知义务(针对大面积人员参会的报告会、全体教职工会议等无法逐个再次电话提醒的，应做好对各部门会议对接人的提醒);
(二)所有类型的会议通知在发布给指定参会人的同时应同步抄送至院办进行备案;
(三)各部门每周五16时前将部门下周主要会议报送院办，由院办整理汇总后在网络平台发布下一周会议日程安排。
第八条 会议纪要
纪要记录方
学院级会议由院办记录、整理纪要;部门级会议由发起部门记录、整理纪要，其他会议根据会议的要求制定纪要的整理方。
二、纪要格式
(一)学院级、部门级会议的纪要应参照(附件3)：会议纪要模板;
(二)纪要与会议通知形成对应关系。纪要的编号为对应的会议通知编号，字号规则为“xx会纪字〔xx年份〕xx号”，如：“院会字〔2015〕1号”的会议通知对应的纪要字号为“院会纪字〔2015〕1号”。
三、纪要的审批、发布
(一)院级会议的纪要由院长办公室整理，经办公室主任审核后报送院长审批，由院长办公室统一发布、归档(其中属于院领导参加的院级跨部门协调会纪要原则上需经有关院领导会审);
(二)部门级会议纪要由会议主导部门整理，经会议主导部门负责人审核后发布(其中无需院领导参加的，列入部门级会议的跨部门协调会，原则上应由参会部门负责人会审);
(三)会议纪要原则上发布至对应的会议参会人员、未参加会议但涉及承担会议决议事项的有关人员、会务主导方认为有必要对会议内容知悉的相关人员;
(四)会议纪要原则上应在会议结束后1个工作日内完成审批和发布;涉及跨部门会审的纪要，原则上不得超出会议结束后1.5个工作日发布。需有关部门会审的，会审人未在接收到纪要初稿的0.5个工作日内答复的，视为对初始纪要内容的默认;
(五)经审批生效并公开发布的会议纪要内容具有制度和考核的约束性;
(六)与各类会议通知相对应，所有类型的会议纪要在发布时除发布给指定范围人员外，应同时抄送院办备案。
四、会议资料的归档
(一)会议有关资料作为学院文秘机要的管控范围，由院办统一归档、备案;
(二)会议通知、会议纪要在发布时同步抄送至院办存档(如上文规定)，除此之外，会议签到表(必备项)的扫描件或者原件、会议录音(如有)、视频(如有)、照片(如有)应统一补充提交至院办备案;
(三)院办负责汇总各类会议通知、会议纪要及纪要的审批记录(电子审批或者纸质签批)、会议签到表、会议多媒体影像资料等，进行归档，作为后续有关工作开展监督、过程调查、有关报道素材等的基本依据。
第四章 会务准备
第九条 资料准备
一、会议主导部门或人员需提前准备好上会材料，汇总至会议通知的发布人，随会议通知同时发送参会人员，以便提前参阅，熟悉有关议题议程。
二、文件命名格式为“部门+议题+材料名”，如人事处关于薪酬预算议题的薪酬测算材料。同一议题有多个文件材料需存放至同一文件夹打包发送，打包文件名格式为“部门+议题”。
第十条 场地准备
(一)学院级会议由院办负责场地安排及布置。部门级会议由发起部门自行安排，如需使用学院会议室需至少提前1个工作日填写《学院会议室使用申请单》(附件4)向院办申请。院办根据学院会议室的使用日程安排，在0.5个工作日内予以邮件或者电话答复;
(二)场地确定后承办人根据会务需求检查调试设备运行情况，如有异常及时安排维修，缺少设备及时向发起人反馈确定是否需要购置;
(三)会议组织方应根据会务需求准备或购置相关物品，及时向发起人反馈准备情况;
(四)会务当天提前2个小时对人员、场地、物品、设备等会务需求的准备情况进行检查，如发现问题及时采取补救措施。
第十一条 会议改期或终止
因特殊情况造成会议改期或取消，发起人应提前至少0.5个工作日告知承办人以便及时通知参会人员。
第五章 会后管理
第十二条 会场整理
会议结束后，承办人员整理会场物品，关闭设施设备，做好善后工作。
第十三条 纪要跟踪
院级会议的有关纪要由院办专人负责纪要落实情况的跟踪;部门级会议由部门指定人员负责纪要落实情况的跟踪。
第六章 纪律及罚则
第十四条 纪律
禁止以下行为(包含但不限于以下内容)：
一、禁止在会场内吸烟，违反者每人次负激励100元;
二、禁止在会场内乱丢垃圾，违反者每人次负激励20元;
三、入场后应将手机设置为静音或震动。禁止在会场内手机响起或者直接在场内接打电话(特殊紧急情况的应向会议组织方说明)。原则上应到会场外接听且不影响会议正常进行。以上违反者每人次负激励50元;
四、禁止在会场内随意走动;如必须临时离场需从会场两边轻声离场;以上违反者每人次负激励20元;
五、禁止在会场内窃窃私语、交头接耳或大声喧哗影响会议正常秩序;违反者每人次负激励20元;
六、禁止迟到、早退、无故缺席。如因特殊原因不能按时参会需根据请假审批权限请假并报会议承办人备案;针对迟到、早退的，每人次每分钟负激励10元;无故缺席的，会议时长在2个小时内的，参照对应会议时长的旷工计算;会议时长2个小时以上的，参照半个工作日旷工计算;
七、因承办人、纪要人个人原因造成工作延误，每人次负激励50元;
八、承办人未能做好清理现场、桌椅归位、关闭设备、电源等善后工作，每人次负激励50元;
九、以上处罚凡属于院级会议的，由院办下达《行政处罚通知单》(附件5)明确处罚事项和金额;属于部门级会议的，由会议主导部门报院办，院办核实后下达《行政处罚通知单》。当事人持《行政处罚通知单》单在2个工作日内将罚金以现金形式缴纳至财务处;
十、以上各类会议的罚金作为后期各类会议活动的经费，由财务处定期公开发布使用情况;
十一、针对拒不缴纳的，将处罚结果移送人事处，由人事处在当月薪资结算中以罚金的150%进行直接扣减，视为日常工作处罚;
十二、如有其他情节恶劣者可视情况叠加绩效扣分、公开通报批评等处分。
第七章 附则
第十五条 本制度由安徽工程大学机电学院院长办公室负责解释和修订。
第十六条 各部门内部的会议管理参照本制度执行。
第十七条 本制度自2015年1月1日起执行。
原文地址：http://www.aiit.edu.cn/index.php?c=content&a=show&id=1973
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