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对会计电算化信息资源共享的思考
我国电算化的发展,改善了会计信息质量,降低了会计工作的劳动强度,提高了会计信息的实时性,但同时也赋予会计信息以新的流通特点,为会计信息的传递和交流带来新的问题。通过对会计电算化信息资源共享的相关问题的分析,提出普及与提高会计人员的计算机网络通讯技能,给电算化会计信息共享创造物质与技术上的条件的解决措施。
一、怎样理解电算化会计信息资源共享
所谓会计信息资源共享,是指同一会计信息资源可以被不同的使用者用于各自不同的目的。而电算化后的会计信息资源共享,则是使同一信息资源的电子数据形式能够被各需求方无障碍地解读和利用。对于具体的会计主体,会计信息资源的共享有两层含义:分享他人信息资源和我方信息资源与他人分享。
以具体的信息处理系统为参照,可将共享的信息资源分三类:原始资料、中间结果和终极信息产品。
从信息需求者所涉及的范围看,电算化会计信息资源共享又可以分为以下几个层次:信息系统内各功能模块间的原始资料共用和中间结果交换;会计主体与上下级间的财务数据的上报与下发;社会范围内财务状况的披露与经济情报的搜集。
二、电算化会计信息资料共享的现状分析
基于以上概念,反观我国会计电算化发展的历程,在孤立系统的普及和应用上发展迅猛,已基本满足了替代手工进行会计核算的需求;然而在电算化会计信息共享方面的发展却非常欠缺。会计信息在部门间、上下级单位间、社会各相关权益人间的交流,甚至比手工会计时期更艰难,必须在系统间对同一数字化信息再通过人工解读、转换、重新录入的事例不胜枚举。如工资核算系统无法直接利用人事劳资管理系统的数据、上级部门的报表汇总系统与本单位的报表生成系统脱节等等,不一而足。对同一数据源的重复录入,不仅仅是对人力和设备资源的浪费,更为严重的是它增大了数据的差错率,降低了会计信息利用的时效性,其影响要比表面上深远得多。
三、问题分析和解决措施
造成上述情况的原因是多方面的。从计算机技术水平方面看:我国计算机平均应用水平低,网络技术发展相对滞后,通讯基础设施薄弱。除此之外,更有人的认识和行为模式上的原因,即与此相关的各阶层普遍缺乏会计信息社会化意识,对会计电算化进程中的信息共享问题认识不足,产生盲点,进而在本单位工作中忽略了会计电算化信息共享的特殊要求。
首先是制定会计制度和规范会计电算化行为的权利部门和权威机构,在注重制度的行业适用性和电算化会计系统的合法性、安全性的同时,相对忽略了电算化会计信息交流所需要的信息规范性和一致性。其次是各财务软件开发商,较重视系统核算功能方面的完善,而较少顾及信息交流与通讯功能的开发及其他系统兼容性的研究。再次,财会人员本身,只局限于本职核算工作的要求设计原始资料的录入和加工结果的输出,对怎样利用他人的数据为自己服务和怎样以自己的信息产品服务于他人皆认识不足。
应当指出,在电算化会计信息资源共享问题上,普遍存在着一种误解,认为信息共享必须以计算机网络为充分必要条件,有了这一基础,信息共享会自然而然的得以实现,没有这一条件,就无信息共享可言。笔者认为,情况恰好与此相反,事实上,网络设施仅仅是为信息共享创造了有利的物质和技术条件,而人的因素才是问题得以解决的关键。大量的、基础的、关键性的工作是与网络技术无关的,是只关乎人们的认知和行为的,是应当在技术实现之前就要作好的。因而,即使在无网络环境的情况下,也能较好地实现电子会计信息的便捷交流;反之,则无论网络设施如何发达,以上所述的电子会计信息交流上的尴尬都会依然存在。
四、资源共享前期应作好的三个社会层面工作
(一)制定会计政策规范的机构或社团,肩负着规范和引导会计人员和系统研制开发人员的责任。在会计人员对信息共享的认识不足、开发商缺少必要的利益驱动的情况下,政府和权威机构为其创造条件,进行必要的引导与干预非常重要。为此,在制度制定开始,就应当考虑电算化会计信息在社会范围内交流的需要,力求制度中的名词、代码、元素、表格做到精确、规范、统一,以利于社会范围内的信息交流。如各行业同一经济性质的科目名称力求一致,同一科目名称的科目代码力求一致,同一报表元素在表中、账中和表间含义力求一致等等。此外,在对会计软件提出安全、合法、可用性要求的同时,对其数据的输入、输出提出必要规范,如规定必须提供标准格式的、符合社会规范要求的、光磁介质的对外会计信息,主要会计报表必须能够被几种通用的办公软件准确识别,孤立系统必须留有用户级的输入输出接口等。
(二)软件开发商应注意保持软件产品的前瞻性,积极将产品从自闭型软件向兼容型、开放型软件过渡,从核算软件向管理型软件、决策支持型软件过渡。一是产品定位将会计信息作为经济管理者系统的核心与基础,而不是作为一个孤立的系统来开发。二是功能设计上,尽量考虑软件的开放性、兼容性和扩展性,设计中应包括必要的按用户要求格式导入数据的功能、网络共享和远程通迅功能、二次开发和可与第三方产品作兼容性组合等功能,以利于数据收发和交流。三是应积极开展行业内联合与交流,形成一套系统间信息交换标准和内部数据格式约定,使系统间的数据共享更易于实现。
(三)树立会计为管理服务、为相关权益人服务、为社会服务的理念。会计的最终意义不在于产出会计信息,而在于会计信息的再利用,为社会各相关方面的经济行为提供科学的依据。因此,作为会计人员,一方面不能只限于本环节、本系统度量信息的出入量,必须站在全面经济管理与服务的高度,设计系统的原始数据录入需求和系统产出需求,避免相关系统必要信息在本环节的缺失。另一方面,应该充分利用软件的功能,积极进行二次开发,最大限度地利用他人的劳动成果,减少数据资料在系统间无谓的重复录入。与此同时,作为用户方面的领导,则应给予计算机网络建设以充分重视,着力普及与提高会计人员的计算机网络通讯技能,给电算化会计信息共享创造物质与技术上的条件。
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