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计算机应用有哪些技巧

时间:2017-07-25 18:01:06 计算机应用 我要投稿

计算机应用有哪些技巧

  计算机是一种现代化工具,其应用有哪些技巧呢?下面是YJBYS小编搜索整理的相关内容,欢迎参考阅读,希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!

  1. 让文档整齐划一

  当面对大量不同格式的文档资料时,我们往往希望能够统一行文的格式。这样,才能够保证行文的美观。在Word中,要完成行文格式的统一非常简单。首先打开Word,再选择“格式”→“格式和样式”命令,打开“格式和样式”任务窗格,再在左边Word窗口中选中相应的文字,然后单击其下的格式(如标题1.标题2.标题3等)即可快速给选定的文字添加格式。

  友情提醒:

  (1)单击“格式和样式”任务窗格下方的“显示”下拉列表框,再单击“自定义”项,即可打开窗口,对这些预定义的格式进行重新定义,也可以自己定义自己的格式,并可以用它来格式我们的文件中的内容,做到行文的统一。

  (2)建立好各级标题后,我们还可以生成文档的目录:先把光标定位在合适的位置上,使用菜单“插入”→“引用”→“索引和目录”,在出现的对话框中选择“目录”即可。

  2. 比较并合并文档

  在Word、Excel和PowerPoint中,使用“比较并合并”功能可以自动合并多个复杂文档。这样可以对Office XP数据做到整合:如在Word中选择“工具”→“比较并合并文档”命令可以在原文档中显示比较结果,也可以在当前打开的文档中显示合并结果,并能在新文档中显示结果;在Excel中选择“工具”→“比较并合并文档”命令可以将两个工作簿之间的差异合并到一个工作簿中。而在Power Point中选择“工具”→“比较并合并演示文稿”命令可以合并多个演示文稿中的幻灯片。

  3. 文字自动纠错

  在Word中写作时,它具有自动更正功能。如果我们写错字,那它会显示红色的下划线,并提示我们更改。不过,如果大家不放心,在完成文档之前,可以按下F7键进行“拼写和语法”检查,如果出现问题,我们可以对其进行更改,也可以加入到字典中,供下次自动更正。

  4. 如何将Word当字典使用

  在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂。这时,你可以用专业翻译软件,但更为简便的方法是直接使用Word的翻译功能,即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:

  单击“工具→语言→翻译”,这时出现“信息检索”对话框,键入要查阅的内容,你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词,并会自动显出相应的翻译结果。

  如果遇到了不知道准确读音的文字时,可使用拼音指南功能帮助识别。使用方法是:首先,用鼠标选中待查文字,然后选择“格式”→“中文版式”→“拼音指南”,打开“拼音指南”对话框,在该对话框中的“基准文字”框中已显示出了所选定的文字,并在“拼音文字”框中显示出该文字所对应的汉语拼音。

  5. 查找与替换技巧

  在使用Word编辑文档时,经常会使用到“查找和替换”功能来批量替换文档中特定的词语或是句子。不过,在查找和替换操作时,如果能恰当地运用好格式控制等参数,查找和替换能够实现的功能将会更多,甚至还可以出现一些意想不到的效果。

  6. 轻松统计文档字数

  打开Word文档,然后依次点击“工具→字数统计”菜单,就可以清楚地看到这篇文档的统计信息,也可以打开“文件→属性→统计”,这时也可以看到该文档的详细统计信息。但是需要统计多篇文档的总字数,这样一篇篇地统计,也就太慢了,效率也很低。可以先打开其中任意一篇文档,然后依次点击“插入→文件”菜单,然后把其他文档全部插入进来,合并成一篇文档,然后再点击“字数统计”菜单项,就可以轻松地查看所有文档的总字数了。

  7. 控制word文档的每行字数

  打开Word文档后,单击“文件→页面设置”命令打开“页面设置”对话框,单击“文档网格”选项卡,选中“指定行和字符网格”,然后在“字符”里设置每行的字数,最后单击“确定”退出即可。要注意的是这样设置只应用于当前的活动文档,如果单击“应用于”下拉菜单可以选择每行字数设置在文档的应用位置。如果单击“默认”按钮,则以后新建文档时,将默认使用该设置。

  8. 表格的自动换页

  表格是文档中不可或缺的项目之一。在整合文档时,有可能会出现一些意想不到的情况,这里向大家介绍三个有关表格的实用技巧:

  (1)每页表格中添加标题

  如果整合后的'表格很长,超过一页,要保证无论怎样修改,每页都有标题,则只要选中表格的主题行,选择“表格”→“标题行重复”即可。这时,在预览或打印文件时,每一页的表格都会有标题了,但前提是表格必须是自动分页的。

  (2)避免表格在页末被切断

  如果Word表格长度超过了一页,但在页末被切断了,那很有可能是表格极具有“文字环绕”格式。此时,我们可以选中表格,再选择“表格”→“表格属性”命令,再单击“表格”标签,在“文字环绕”标题下,单击“无”,最后单击“确定”按钮即可。

  (3)指定超长表格标题

  如果想指定超长表格栏标题,只要选定想作为标题的那一行,选择“表格”→“标题”,并将视图切换至“页面”或执行“打印预览”即可看到发生的变化(默认情况下就在“页面”视图状态)。

  (4)避免同一单元分配在不同页上

  为了避免同一个单元格中的内容被分隔到不同的页上,可以选中该单元格,再右击,然后选择“表格属性”命令,在打开的窗口中选择“行”选项卡,并取消选择“允许跨页断行”复选项即可。

  9. 禁止跨页断行

  大型表格必须在分页符处被分割。如果分页符拆分了表格中单独的一行,对于新的一页上位于该行以外的其他各行,Word有时会在状态栏中显示不正确的行号。如果需要准确的行号,可禁止表格跨页断行,单击表格,选择“表格”→“表格属性”,选择“行”选项卡,清除“允许跨页断行”复选框,最后单击“确定”按钮。

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