怎么做好外贸单证员

怎么做好外贸单证员

　　外贸单证员是国际贸易的先行官。各种单证的操作实务既是外销、货代、报关和报检等“四大员”的重要组成部分，也是“四大员”入门的首要条件。单证员、跟单员、物流报关员，通常是作为新手进入开始做的岗位。后期可能转向业务员—业务主管—外贸经理。那么怎么做好外贸单证员呢?

　　外贸单证员技能：

　　细致

　　这个最重要，最关键!

　　耐心

　　单证的工作有些烦杂，也比较单一，可能不是很有挑战性趣味性，时间久了难免会出现厌烦的心理，这会直接影响工作状态。

　　熟悉产品

　　这个是到一个公司一个行业首先需要了解的东西，无论是哪个岗位，都与产品有关且将贯穿整个工作。

　　熟悉流程

　　外贸流程大同小异，但各个公司内部的规定和流程可能存在明显的差异，几乎所有的流程都伴随着单据，这些与你的工作息息相关。(必备技能)

　　熟悉单证

　　外贸方面会常接触到的单证也就十多种，贯穿外贸的各个环节，针对你公司的产品和客户/信用证的要求制作单证是最基本最主要的工作。同时还要多熟悉一下信用证的条款含义和如何体现在单据上，孟加拉、中东等地区的信用证条款非常多(软条款也很多，多留心)

　　内部关系和衔接

　　你们公司既然专门有一个单证的岗位，似乎规模不小，那整个外贸流程就不是一个两个人可以弄好的了，所以除了你的经理/主管外，和业务、跟单、财务直接的关系要和谐，分工和各个环节之间的'衔接要明确，互相配合互相协调，这样才能把工作做好。

　　外语学习

　　做单据的时候绝大多数是不使用汉语的，同时可能还要直接接触到国外客户的邮件等，所以对外语水平有一定的要求，多学习一下是必要的。

　　吃苦耐劳和职业道德

　　这个各行各业都需要，单证也许很大程度上不用像业务那样加班，但有时工作也会比较辛苦，同时也会接触到不少公司内部商业信息，所以这一类的精神和道德就比较重要了。

　　相关部门的政策规定

　　外贸流程终会接触到无数单位，海关、银行、外管局、检验检疫局、货代、税务局等等，包括国外的很多单位，各个国家/地区、各个单位对于单据的要求和政策法规等，尽量都做一些了解，对于单证制作的规范有直接的帮助。

　　外贸单证员如何扩展市场

　　对于业务人员要了解国际市场，同时更要了解自己企业情况和产品情况。许许多多的外贸业务人员都在问如何找客户，其实客户就是你自己。从自己出发审视你销售的产品。你的产品有哪些特点，用在哪些公司、部门、设备、产品上，做到知己知彼中的知己。

　　细分市场

　　根据过去出口经验先划分势力范围，可以用洲为标界，从中标明最大竞争者、最大贸易商、最主要市场。一步一步细分下去。当然，作为贸易人员可以选一个国家建立这样一个体系作为情报服务的基础。

　　联系企业

　　我们成为挂名活动。你必须让你的客户知道在中国的某个城市有一个公司在做这个产品。可以通过发传真，发电子邮件，发名片，发产品样本，甚至拜访他们。这个时候要注意记录和后续跟踪，不能说我发了一个邮件就没有消息了。要持续，毕竟世界上在那个国家、在那个城市就这么一个公司做这个产品的贸易活动。应该说一个国家都会有一个你可以找到的公司，那么你至少也可以遇到30个贸易潜在合作的伙伴。

　　参加国际展览会

　　外贸人员重要的市场拓展是参加国际展览会，一方面是企业形象的宣传，一方面是和顾客最直接的沟通。你可以直接从参展的人群中见到你的顾客，了解你顾客的想法和要求，也会知道你竞争对手的情况。一个优秀的口语将为你在顾客处留下好印象。平时要积极的`联系。一个好的外贸销售应该会两国以上的外语。

　　建立客户档案

　　拥有了你的客户档案后，要持续沟通，电话，传真，邮件，圣诞贺卡，只要你持续从事这个行业，你就要想着你的客户，要关心你的客户，他/她的公司和家人。至少许多公司是这么关心我的。

　　建立自己的信誉要说到做到

　　尽管你非常想达成合同，但是你知道企业不能按期生产，那么你要告诉你的顾客，在这个定单中的数量是不能完成的，你能按时守质完成的数量是XXX。不要怕失去这个合同，失去一个合同不能比失去一个客户对你的信任更重要。坚持原则，树立你的企业形象。

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