单证员安排运输和保险的注意事项
在进口业务中，货物大多通过海洋运输，凡以FOB或FCA贸易术语成立的合同，由我方安排运输，订立运输合同。货物由海洋运输的，我方应负责租船或订舱工作。我国外贸企业的大部分进口货物都委托中国对外贸易运输公司、中国租船公司或其他外运代理机构办理运输，并与其订立运输代理协议，也有直接向中国远洋运输公司或其他对外运输的实际承运人办理托运手续。
1.租船、订舱和催装
(1)租船、订舱。
租船、订舱的时间按照合同规定，并应在运输机构规定的时间内提交订舱单，以保证及时配船。如合同规定，卖方在交货前一定时间内应将预计货物备妥日期、货物的毛重、体积通知我方，而我方未能按时收到此项通知时，我方应及时发函或发电，要求对方按合同规定提供具体情况，并在接到上述情况通知后及时办理租船、订舱手续。对于一些机械仪器等商品，装运次数多但每批数量不大的，为简化手续，不必事先前订舱，可事先委托发货人与我方船代理直接联系，安排装运。对于一些特殊商品，如单件货物超长、超高、超重的，或危险品等，应将卖方提供的详细情况转告有关运输机构，以确保安全运输。
进口企业在办妥租船、订舱手续，接到运输机构的配船通知后，应按规定期限将船名及预计到港日期通知卖方，以便卖方准备装货。
对CIF和CFR条件下的进口合同，系由卖方负责租船、订舱，安排装运。但我方也应及时与卖方联系，掌握卖方的备货和装运情况。
(2)催装。
在进口业务中，国外供货商往往由于原材料或劳动力成本上涨，出口许可证未及时获得、国际市场该商品价格上扬或无法按期安排生产等各种原因，不能或不愿按期交货。为此，进口企业除在合同中需争取订立迟交货罚款等约束性条款外，还必须随时了解和掌握对方备货和装船前的准备工作情况，督促对方按期装运。对于大宗货物或重要的、用户急需的物资，在交货期前一两个月即应发出函电催装，必要时还可以委托我驻外商务机构就近了解，督促对方根据合同规定，按时、按质、按量履行交货义务，或派员前往装运地点监督装运。对逾期未交合同，如责任在卖方，我方有权撤销合同并提出索赔;如仍需要该批货物者，则可同意对方延迟交货但同时可以提出索赔。
在装货数量很小的情况下有的FOB合同规定，由卖方径向我运输代理人或其他船公司洽订舱位，以简化手续，节省时间。对此，我方应检查、督促、了解和掌握对方的备货和订舱、装船的情况。
2.保险
FOB、FCA、CFR和cfr条件下的进口合同，由进口企业负责向保险公司办理货物的运输保险。进口货物运输保险一般有两种方式：
(1)预约保险。
我国部分进口企业和保险公司签定海运、空运和陆运货物的预约保险合同，简称“预保合同”(openpolicy)。这种保险方式，手续简单，对企业进口货物的'投保险别、保险费率、适用的保险条款、保险费及赔偿的支付方法等作了明确的规定。
根据预约保险合同，保险公司对有关进口货物负自动承保的责任。对于海运货物，进口公司接到外商的装运通知后，只需按要求填制进口货物“装运通知”，将合同号、起运口岸、船名、起运日期、航线、货物名称、数量、金额等必要内容一一列明，送保险公司，即可作为投保凭证。货物一经起运，保险公司就自动按预约保单所订的条件承保。
对于空运和邮包运输的货物，也要根据预约保险合同的内容和承保范围，在收到供货商的装运通知后，立即填制“装货通知”送交保险公司签章。
预约保险合同对保险公司承担每艘船舶(或每架飞机)每一航次的最高保险责任一般都作了具体制定，如承运货物超过此限额时，应于货物装运前书面通知保险公司，否则，仍按原定限额作为最高赔付金额。
(2)逐笔投保
在没有与保险公司签定预约保险合同情况下，对进口货物就需逐笔投保。进口企业在接到卖方的发货通知后，应当立即向保险公司办理保险手续。在一般情况下，外贸企业填制“装货通知”代投保单交保险公司，“装货通知”中必须注明合同号、起运地、运输工具、起运日期、目的地、估计到达日期、货物名称、数量、保险金额等内容，保险公司接受承保后给公司签发一份正式保单。如企业不及时向保险公司投保，货物在投保之前的运输途中发生损失，保险公司不负赔偿责任。
保险公司对海运货物保险的责任期限，一般是从货物在国外装运港装上海轮时起开始生效，到保险单据载明的国内目的地收货人仓库或储存处所为止，即“船至仓”。如未抵达上述仓库或储存处所的，则以被保险货物在最后卸离海轮后60天为止，如不能在此期限内转运，可向保险公司申请延期，延期最多为60天。应当注意的是：散装货物以及木材、化肥、粮食等一些货物，保险责任均至卸货港的仓库或场地终止，不实行国内转运期间保险责任的扩展。少数货物如新鲜果蔬、活牲畜于卸离海轮时，保险责任即告终止。
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