企业内部如何实现快速沟通

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企业内部如何实现快速沟通

　　目前在许多现代企业组织里，越来越多的运用各种电子设备来改进沟通，如大型计算机、微型计算机、个人终端、电子邮件系统、手机、对讲机等都是非常好的沟通工具，这些都将使组织的快速沟通成为现实和可能。

　　一、沟通的目的和作用

　　沟通的目的在于解决冲突、实施变革，即对有助于企业利益的行动施加影响。在管理过程中没有什么冲突是沟通所解决不了的。由于沟通把各项管理职能联成一体，所以沟通对企业内部职能的行使至关重要。尤其是，企业需要通过沟通来：(1)建立并且宣传企业管理目标;(2)制定实现目标的战略与计划;(3)以最有效果和效率的方式配置各种资源;(4)选拔、培养、考评组织成员;(5)领导、指导和激励员工，营造最大限度调动全体员工积极性的氛围;(6)控制绩效。

　　沟通不仅促进企业内部各项管理职能，而且也能够把企业同其外部环境联系起来。管理者通过信息交流了解客户需要、供应商的供货能力、股东的要求、政府的法律法规以及所在社区关注的事项等等。任何一个组织只有通过沟通才能成为一个与其外部环境发生交互作用的开放系统。

　　二、沟通过程

　　利用电子媒介方式沟通的过程涉及信息的发送者、通过选定的渠道传递信号以及信号接收者。即信息在发送者大脑形成想法、通过编码发送给传递者，接收者接收后通过识别、解码、理解，达成沟通。在沟通过程中还有一个排除信息传递中的“噪声”干扰问题，最后沟通信息反馈得知沟通效果。

　　信号发送者。沟通开始于某种“思想”或者想法的发送者，然后以发送者和接收者双方都能理解的方式进行编码、发出、接收，最终完成沟通。信号传递渠道信号通过联系发送者和接收者的渠道进行传递，这种信号可以是口头的和书面的，可以通过备忘录、计算机、电话、电报(某种特定编码)、电子邮件、视频或者其他媒介来传递。各种传递方式有各自的优缺点，需要管理者、发送者根据不同要求选择使用。接收者信号接收者要随时准备接收信号，渠道要保持畅通。接收后要尽快地把信号回译成思想，同时接收者还要排除信号的干扰，减少沟通故障发生的概率。沟通的下一步是解码，只有当接收者与发送者的信号思想和意思完全相同或者至少类似的理解时，准确的沟通才可以完成。在有效沟通时还要注意编码语言的相互沟通和专业术语的沟通。

　　三、沟通信号的流向和方法

　　在一个有效的组织中，沟通信息是全方位流动的：自下而上、自上而下、横向、纵向、横向交叉。传统的管理模式下，沟通都是自上而下的，然而在今天所处的信息时代，有效的沟通必须从下属开始，这就意味着沟通方式发生了转换，主要是自下而上的沟通。沟通的信息可以是横向流动的，也可以是斜向流动的。自上而下的沟通是指信息从高层成员向低层成员的流动，这种沟通在权力相对集中、专制式、家长式的组织中多见。沟通方式多采用口头沟通，包括指示、谈话、会议、电话、广播，甚至小道消息等;也可采用书面沟通方式，一般包括备忘录、信函、手册、小册子、公司政策声明、工作程序以及电讯新闻展示等。在这种沟通中很容易发生信息遗失或者信息被曲解等，不能形成有效的沟通。这就要靠必需的反馈系统来校正沟通信息。

　　自下而上的沟通方式是指从下属向上级逐级流动的沟通。这种方式的沟通能够比较多的使管理者掌握信息，但容易出现沟通环节上的人为的阻碍、过滤、失真截留等状况，不能客观的传递信息，达成有效沟通。自下而上的沟通是非指示性的，它取决于沟通环境、民主参与程度、民主氛围的形成、沟通渠道的制度性畅通程度、门户开放程度等。

　　横向沟通包括信息的横向流动，也包括信息的斜向流动。横向沟通是指同类或者相同层次成员之间的沟通;斜向沟通是非同类、不同层次、没有直接隶属关系之间的沟通。这种沟通方式对加速信息流动、促进理解、协调关系等非常的有效，特别是跨系统的沟通对组织的有效管理尤其重要。

　　书面、口头、非语言等方式的沟通等都是经常性被管理者使用的沟通方式。也有的管理者、需要沟通的信息发送者混合使用、结合使用各种沟通方式。他们各有利弊、各有优缺点，混合、交互使用可以弥补单一方式沟通带来的不足。

　　不同的管理者、不同的沟通成员，采取不同的沟通渠道和方法。采用什么样的沟通方法、方式，要看沟通的性质和作用。采用技术性的手段和方式是最有效、最简捷、最经济的沟通方法。如有线无线电话、传真、音频视频、电子邮件、电话会议、视频会议等这些正式和非正式的沟通方式都是目前一般组织可以充分利用的方式。

　　四、沟通的障碍

　　沟通和其他事务一样，没有完全畅通的。不了解沟通的障碍就没有办法使得沟通成为有效地的沟通。一般构成沟通障碍的因素有以下几种：

　　1.缺乏计划性

　　良好的沟通不是偶然的，多数情况下人们对口信传递的信息的目的还是没有完全思考、计划和说明就开始议论和动作起来了，使得沟通没有完整的机会。通常对于一个下达的指令说明理由，选择最合适的沟通渠道和适宜的时间在很大程度上可以增进信息的理解，并且减少沟通的阻力。

　　2.语义的曲解　　有效沟通的另外一个障碍是对信息的语义的曲解，这种现象可能是故意的也可能是偶然的。比如企业的一则“低价出售”的广告本身就有意含糊不清，引发的问题就是：究竟比什么低呀?有些言辞还可能引发不同的反应，比如“政府”这个词对于某些人来说可能意味着干预或者是财政赤字，而对另一些人来说则可能意味着获得帮助、得到公平和公正。

　　3.表述不清楚

　　不管信息发送者自己头脑里的想法是多么的清晰，但仍然有可能受措辞不当、疏忽遗漏、缺乏条理、表达紊乱、句法笨拙、陈词滥调、乱用行话术语以及未能阐明信息涵义等问题的影响。信息表达不清、表达不完整、不准确都会使得沟通无法彻底进行，这就需要信息发送者在信息编码时高度重视。

　　4.信息传递过程中的失真

　　俗话说“话带多，货带少”。发送者发送的信息从一个人传递到另外一个人的一系列过程中会出现失真，另外还有问题就是可能被截留，这些问题也是信息传递和沟通中经常性出现的。因此获取信息要运用多种渠道反复的沟通信息、识别信息的真伪，最大限度地减少信息的失真。

　　5.猜疑、威胁和恐惧

　　猜疑和威胁、恐惧都有害于沟通。沟通需要在一个公开坦诚和相互信任的、民主的环境和氛围中进行。在猜疑、威胁、恐惧和不信任的环境中任何信息都可能受到怀疑。造成这些后果的原因可能是上司行为的矛盾，也可能是曾经的不实反映，也可能是真实的反映反而受到惩罚等因素所致。不管是真实存在的还是想象中的猜疑、威胁、恐惧都要沟通者去真诚的面对。因为人们需要一种相互信任的氛围，以此促进公开而真诚的沟通。

　　在沟通障碍中还有一些其他障碍，如信息量超载的问题，缺乏适应变化的充裕的沟通时间问题，沟通者之间缺乏真诚的问题，沟通的认知程度问题，沟通者之间、信息发送者与接收者之间地位、权力上的差异问题等，都将使沟通遭到扭曲。

　　沟通是管理者实行有效管理的重要手段和方法，没有什么问题和冲突是不能通过沟通可以解决的。管理者在沟通过程中最重要的是要处于公心、处于良好的沟通动机，要真诚的去聆听和沟通，要有明确的沟通目的，还要有一定的沟通技巧和技术。要沟通就必然要明白沟通的效果，要建立畅通的沟通效果反馈渠道和系统。

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