企业采购业务管理与控制

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企业采购业务管理与控制

　　采购，是指购买物资或接受劳务及支付款项等相关活动。采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

　　一、采购需求请购与审批

　　企业要强化采购需求的管理，各部门需求计划以项目管理形式与设计、技术、工程、生产等部门及时进行信息交流和沟通及现场实测数据，来明确数量、资金、订货要求和时间，确保需求计划物资的准确性。

　　建立采购申请制度，明确相关部门或人员的责任权限及相应的请购审批程序。使用部门根据需求计划，结合库存物资情况编制采购请购单，经主管领导批准，交采购部门，采购部门根据采购请购单归类汇总，结合在途材料情况和市场变化，科学统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。对于超计划和计划外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。

　　二、供应商的选择与控制

　　供应商的管理是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。企业加强采购渠道的管理，可以保证选择供应商的行为公平、公正、公开，降低采购物资的成本、节省采购费用。企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，由采购部门和相关部门共同参与询价程序，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商信息。在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

　　三、采购合同协议的控制、价格的审核

　　建立合同管理制度，构造合同签订的流程，明确相关人员的权利和责任，拟订合同文本时应当准确表述合同条款，明确双方权利义务和违约责任。及时与供应商签订符合国家法规的附有编号的合同，按照采购权限规定，由各级授权人进行审核，如：合同数量是否与请购单一致。合同审核同意后，加盖合同专用章。对于涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，如果影响重大，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时聘请外部专家参与相关工作。

　　制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、谈判采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对于价格管理，价格管理人员要整理收集各种物资的价格信息、成交的历史价格信息、供应商产品报价信息来确定物资采购的价格，定期研究常用物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

　　四、采购验收入库的控制

　　企业应对采购物资进行检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。企业应制定严格的物资验收管理制度，明确相关检测、仓管人员的权限和责任。建立采购验收程序、方法、标准，由专门的验收机构或验收人员对对入库产品进行检验，检验合格后转由仓管人员对物资数量、规格、型号进行验收。若验收合格，由仓管人员填写入库单，经送货人员签字确认分别传给财务部门、采购部门，并记录仓库存货日记账。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理，给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。

　　五、采购结算付款的申请审批与执行

　　在办理结算业务时，企业财务部门应严格审核采购合同规定、采购发票、结算凭证、验收证明等的真实性、完整性、合法性及合规性并及时入账。经办人员编制付款计划、填写，各部门审批后，财务部门依据付款申请单对付款进行复核后，选择合理的付款方式付款。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，防止企业资金损失或信用受损。加强对预付款和定金的管理，定期对大额或长期预付款进行追踪核查。指定专人定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

　　完善对采购业务的管理与控制，不仅能够较好地保证物资供应顺畅，使其与生产和销售等各环节紧密衔接，还可以有效降低采购成本，促进企业生产经营持续稳步发展，提高企业的经济效益，实现企业的预期目标。

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