如何加强企业的采购管理

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如何加强企业的采购管理

　　随着经济的不断发展，企业之间的竞争更加激烈，要使企业处于有利的竞争地位，要追求企业利益的最大化必须要有低产品成本，因此采购价廉物美的物资显得优为重要，为此加强企业的采购管理是企业生产经营活动中的一个重要环节，本文就如何加强采购管理作出分析并提出相应的措施。

　　一、制定企业采购原则

　　制定企业的采购原则是采购管理的一个重要方面，也是企业采购活动的准绳,使企业的各项采购活动做到有据可依。

　　1、询价定价原则

　　询价定价是指该类物资采购不需通过招标，由采购员直接到市场采购，须应遵守货比三家的采购原则，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、有无送货、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行全面评估，权衡利弊，最后确定供应商且议定最终采购价格，临时性应急购买和定向采购的物品除外。

　　2、合同的签订原则

　　签订采购合同是对物资采购活动的一种保证，同时也给以后发生的业务纠纷提供法律依据。零星采购物资一般情况不需签订购销合同，因为量小且分散签订合同比较繁琐，只需按审批过的物资采购申请表的要求进行采购。批量采购物资必须签订物资购销合同，合同内容的填写要齐全，书写清楚，同时要符合《经济合同法》和物资采购申请表的要求，付款条件必须符合本公司的财务制度，公司分管领导审核后由总经理或授权有关代理人签约。

　　3、招标采购原则

　　凡大宗或经常使用的材料，如原、辅、包材料、办公用品等都应通过批量招标的形式进行采购，招标时由生产、质量、财务、采购、总经办等相关部门共同参与，根据招标结果确定供应商，然后签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，随时调整采购价格。

　　4、职责分离原则

　　采购人员负责与供应商进行沟通联系，物资的验收由质量检验和仓库人员来负责，不能由采购人员兼任物资入库的验收工作。验收时需采购人员要协助的，采购人员须积极配合。采购物资质量、数量、交货时间等问题，应根据采购申请表的要求和供货协议来执行。

　　5、计划采购原则

　　根据生产经营的需要确定物资采购的品种和数量，做到以产定购，严防因采购造成的超储积压。采购人员订购物资或服务必须与采购申请单所列要求规格、型号、数量相一致。不能满足请购部门要求或成本过高，应及时反馈信息供申请部门更改采购申请单。如确因特定条件数量不能完全与采购申请单一致，须报经采购计划审批人批准后方可实施。不符合采购申请单要求的或采购情况变化未经批准擅自采购的，由此造成的损失由具体经办采购员负责，同时仓库不验收入库。

　　6、价格优先原则

　　采购人员应按公司常用物资品种建立供应商信息档案库和常用原材料价格变动信息情况表，同时积极开发新的供应商，开拓采购渠道，降低采购直接成本。跟踪市场供求和价格动态，选择质好价廉、守信服务周到的供应商，实现最优化采购。

　　二、建立合理监督管理机制提高采购人员的整体素质

　　建立系统的采购监督制度，杜绝采购过程中的漏洞是采购管理的重要组成部分。采购过程的漏洞可以说是处处可在，比如说机器设备的采购在我们国家企业中出现的问题可为是屡见不鲜，原因是什么呢，就是在采购各环节(图纸审核环节、机器验收环节、机器安装调试等环节)缺少了监督。建立采购的牵制制度，不相容的工作决不能由一人来完成，比如说招标工作要成立一个招标组，且有不同的分工，这样才能达到招标的目的，否则招标也仅仅是个形式而已。在大的集团企业要建立采购督察机构,职能是了解市场行情,监督检查采购人员工作,使企业的采购业务步入合理合法的渠道，谋求物资采购成本的最小化,以提高企业产品的核心竞争力。在做好监督工作的情况下，同时要提高采购人员的业务、文化、道德等方面的素质。首先要求采购人员加强业务知识的学习，提高业务素质，严格遵守公司各项规章制度和国家法律法规。其次要求采购人员做到不收礼，不接受宴请，严禁向供应商要钱要物。再次是要严格按公司采购管理制度和程序办事，严防擅自采购，严格保守公司秘密，防止采购员与供应串通一起损害公司利益。聘请专业人员对采购人员进行业务培训，使其业务素质精湛工作认真负责，及时掌握与采购业务相关的市场信息避免出现差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

　　三、制订合理的采购程序和方式

　　企业应该根据自身的实际情况及生产经营的需要制订合理的采购程序，不同的物资根据其性质不同制订不同的采购程序，不可千篇一律，死板硬套，以满足生产经营的需要。

　　首先是供应商的选择和审查要做到以下几点。一是原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得生产、质检部门同意。必要时，报有关管理部门批准备案，为保证原料、辅料、包装材料的质量的稳定，同等条件下的供应商也应相对稳定。二是对于大宗和经常使用的原材料或服务，采购部应全面地了解、掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同企业生产、技术、质量、采购部门对供应商定期进行调查和评估。三是固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询定价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、供货能力、技术服务能力、资信和以往的服务对象。供应商的报价不能作为唯一决定的因素。四是为确保供应渠道畅通，引入竞争机制、必要时进行招标采购。为防止意外情况的发生，对于生产经营所必需的原辅材料，应有三家或三家以上供应商作为候选供应商或直接在他们之间进行轮换式采购。大宗材料应同时由三家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。五是对于零星且规格繁杂的物资，每年(或半年或季)度根据部门采购预算，计划统计造表交采购部门，向三家以上供应商询价，经有关部门及采购部门综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定期结算。

　　其次是不同的物资采购其程序和方式是不同的。第一是原料、辅料、包装材料操作程序是：首先原料、辅料、包装材料的采购实行计划管理，根据生产计划定量采购，严禁超计划采购。其采购计划的制订是从销售订单或计划→生产计划→原辅料需用量计划→安全库存量→采购计划到结束，是个环闭的计划过程。其次使用部门根据计划填写物资采购申请表(格式附后)，写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等，交采购部门，采购部门根据库存情况和市场情况，填写采购计划单，一货一单制，然后由核价员审核签字，再由总经理或分管副总签字审批，由采购人员实施采购。采购人员负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货、质量反馈及联系售后服务事宜。最后是货到验收由质检部门负责原辅包装等材料的质量(包括规格型号)验收，并出具检测报告。仓储主管负责接货、台帐记录，数量验收报告的出具并开具收料单，且当天将收料单交仓库记帐员及时输入电脑，做到日结日清。第二是备品备件的操作程序是：所有备品备件采购前必须有采购申请，申请同意后由采购员填写采购计划并审批，没有采购计划的备件不能入库。从而可以防止擅自采购现象的发生，避免物资的超储积压。采购申请根据企业管理的需求设置格式和联次，申请单上需注明采购物品、规格、建议单位和价格、要求到货时间、用途等，采购申请由对应的部门来填写，分管领导签字审核和审批，做到分工精细责任明确，同时可以便于对物资库存的考核。比如说机器设备配件由使用部门填写采购申请单、由设备部门主管审核签字，常用备品属计划内采购的由仓库填写采购申请，分管部分的领导审核签字，最后由分管生产经营的领导批准。采购员根据采购申请单填写采购计划单，写明采购单位、数量、单价，采购计划单然后报经审批，实施采购。仓库按采购计划单上的数量和单价进行验收入库，发现价格有异常的(指比以前价格高的)及时和采购员联系，并将实际情况汇报给分管领导，查明原因后，经审批后方可办理入库手续。

　　四、搭建网络采购平台

　　利用现代发达的网络世界，充分利用网络资源建立企业一个合理的比较完善的网络采购平台。网上采购平台指企业自己建设的基于互联网的招标采购平台，采取现代网络技术，把采购项目的信息公告、发标、投标、报价、定标等过程放在计算机网络上进行。网络采购可以将企业的采购数据和信息实现了电子化网络化，大大减少了采购需要的书面文档材料，同时也减少了对电话传真等传统通讯工具的依赖，大大节省了办公费用和人力费用，提高了采购效率，降低了采购成本;利用网络开放性和透明性的特点，使采购项目形成了最有效的竞争，更能显示采购的公开、公平、公正性，有效地保证了采购质量;能够更加规范采购程序的操作和监督，大大减少采购过程中的人为干扰因素杜绝采购“暗箱”操作和采购。

　　采购管理是一门深奥的管理科学，随着社会经济的不断发展，企业之间竞争的激烈化，采购管理已被企业家们越来越重视了。

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