企业物资采购流程与管理

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企业物资采购流程与管理

　　采购管理是企业内部的关键控制环节之一，具有长期性、持续性、系统性和过程性，只有持之以恒，强化教育，加强管理，健全制度，防控结合，打防并举，才能取得应有的绩效。

　　一、采购流程分析

　　采购工作的一般分为5个阶段：物资采购计划的制定、选择供应商、确定采购价格、验收及付款环节、采购人员考核等程序，只有加强和规范管理、实现采购流程的优化和充分挖掘采购成本的潜力，才能提高企业的经济效益。

　　二、采购管理的特殊性

　　建立一种使配套资源采购更加科学化、高效化、专业化的运作体系，集中供求双方优质资源并加以有效整合，有效地发挥集团采购的规模优势，以利益最大化为原则，减少交易环节，降低采购成本，实现供求双方双赢的目的是众多企业追求的目标。科学、公平、高效采购模式使企业与供应商之间被”无缝”地链接在一起，实现高效率的供应链管理，使双方的成本都能得到节省。对于供应商而言，一旦形成了对供应链模式的依赖，就会把精力集中在产品和服务上;同样，企业也能因此依托规模效应，向供应商要到一个更优惠的价格。

　　采购成本构成具有多样性和动态性的特征，影响采购成本的主要因素有：采购价格因素，这是企业成本和费用的主要组成部分，是采购成本高低的决定因素;采购数量因素，经济批量的采购方式是影响采购成本的重要因索;物品市场信息因素，在全球经济和网络经济时代，及时全面准确地掌握分析物品市场信息，是影响采购成本的关键因素，物品的运送方式因素以最短里程，最低的费用和最短的时间及时、准确、安全、经济地完成物品在空间的转移是影响采购成本的重要因素;采购策略因素，在广阔的全球经济中，激烈的市场竞争条件下，具有预见性和灵活性的采购策略是影响采购成本的重要因素。

　　企业采购的重要性在整个生产过程中日益突出。良好的采购不仅可以帮助企业降低成本、提高质量、构建良好的合作关系，而且还可以帮助企业及合作伙伴创造竞争优势。

　　三、加强采购管理

　　1.加强制度建设，规范采购行为。要加强物资管理各项制度建设，建立科学、严密、行之有效的物资采购供应内控体系，确保物资采购供应各项工作严格在制度约束下进行，规范行为。必要时还应建立健全管理制度集中采购制度和采购监督检查制度。合理完善的制度是采购工作顺利进行的重要保证。

　　2.加强业务培训和道德教育，提高业务人员水平和思想素质。针对一部分人员思想认识模糊，追求金钱，贪图享乐思想蔓延的情况，加强对企业工作人员，特别是物资采购这样的重点岗位、重点人员的党性和法制教育，显得尤为重要。企业要重视加强重点岗位干部职工的思想教育和职业道德教育，结合典型实际案例，通过剖析犯罪分子走上犯罪道路的原因，教育广大干部职工引以为戒，促使他们做到忠于职守，遵纪守法，廉洁奉公，坚决抵制各种腐朽思想的侵蚀。在加强业务教育培训的同时，还必须加强思想道德教育和违法违纪警示教育，用典型的违法违纪采购案例教育物资从业人员识别商业陷阱，提高抵抗商业贿赂的意识，提高从业人员廉洁自律意识和职业道德素养，构筑牢固的职业道德防线，做到廉洁采购、依法采购、阳光采购。

　　3.加强对供应商管理。在现代采购管理中，供应商与企业是一种合作关系，强调供应商与企业合作共赢，必须对供应商进行有效的管理。在选择供应商时，应根据产品质量、价格、交货期以及企业资信等各种因素优选供应商，并建立供应商档案，对供应商进行动态管理，与有实力、讲信誉的供应商结成长期合作伙伴。要经常告诫供应商远离商业贿赂，一旦查处永不录用，严重时提交司法机关处理。

　　4.有限授权，防止业务人员权力过大，施行采购人员轮岗制度。物资采购监督的一个重要方面就是要使采购决策的权力公开化、流程化、分散化，建立有限授权制度和决策信息共享制度，防止采购人员越权行事，这也是对采购管理人员的有效保护措施。实行采购人员部门负责人轮岗制度，可以有效防止采购人员与项目主要管理人员结成利益小团体，并可以防止采购人员与部分材料供应商形成利益关系网，从而避免管理人员、采购人员及供应商相互勾结。从中谋私，导致采购成本居高不下。

　　5.利用信息网络技术加大采购公开，扩大监督范围和力度。对物资采购供应过程的监管，仅仅靠管理部门是不够的，要充分发挥各级部门和人员的作用，形成人人监管的局面，防止企业利益受损。可以充分利用现代信息网络技术手段，加大物资采购信息公示力度，将采购价格、采购数量、供应商等情况在企业范围内广泛公示，接收各级部门所有人员的监督举报。利用网络开放性的特点，使采购项目形成了最有效的竞争，有效地保证了采购质量;能够更加规范采购程序的操作和监督，大大减少采购过程中的人为干扰因素，杜绝采购”黑箱”操作和采购腐朽。

　　6.建立健全采购绩效评价机制与奖惩制度。在一个特定建设项目、同等条件下，不同采购部门和人员，采购物资可能付出的成本相差甚远。这里有采购技能差别的原因，但更多的反映出采购人员责任心的差别、职业道德的差异。评价采购工作的结果如何，需要建立一套科学、规范、合理的采购绩效评价指标体系和绩效管理制度，定期对采购部门和人员进行绩效考核，并把考核结果与薪酬挂钩。通过考核结果，给予奖励，或者提出警告、换岗培训，或者给以处罚，以此激励员工不断提高其工作主动性和积极性，促进业务素质和采购绩效不断提高，加速企业采购工作向着现代化、专业化和高效化方向不断发展。

　　企业物资市场采购的成本控制和质量管理问题，关键是要提高物资计划与管理人员及采购人员的文化、理论和专业素质，提高相关人员的道德修养。随着社会就业人口的激烈竞争和科学技术的飞速发展，将对物资计划与管理人员的要求越来越高，物资计划与管理工作应尽量录用具有相关专业学历和职称，并且有相关专业技术理论知识和一定的实践经验及工作能力的高素质优秀人才，以提高全员的文化理论素质和道德修养，力求尽善尽美地做好物资计划和管理工作。如何灵活运用降低采购成本价格策略，作为采购人员应根据具体情况灵活应用来降低采购成本的目的。

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