何为采购管理？

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何为采购管理？

　　采购管理是指对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。不知道大家对采购管理的了解有多少？下面小编就来和大家介绍一下什么是采购管理，希望能够帮助到您，谢谢您的阅读，祝您阅读愉快。

　　一、基本介绍

　　采购管理(Procurement Management)是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。现代管理教育将采购管理的职能划分为三类，即保障供应、供应链及信息管理。

　　二、采购流程

　　1.采购计划

　　采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划(如周、月度、季度、年度)、非定期采购任务计划(如系统根据销售和生产需求产生的)。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。

　　2.采购订单

　　采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。

　　3.发票校验

　　发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规则，也可定义新的业务处理规则，以适应企业业务不断重组，流程不断优化的需要。

　　4.交易管理

　　(Transaction)

　　较初级的采购管理多为对各个交易的实施和监督。其特征为：围绕着采购订单(PO，Purchase Order);

　　与供应商较容易的讨价还价;

　　仅重视诸如价格，付款条件，具体交货日期等一般商务条件;

　　被动地执行配方和技术标准。

　　5.采购合同

　　(Procurement)

　　采购对于供应商来说就是他们的订单。

　　随着对前期大量订单的经验总结和汇总以及管理技能的提高，管理人员意识到供应商管理的重要性;同时，根据自身的业务量分析(ABC法)，整个Logistics系统的要求，合理分配自身的资源，开展多个专案管理。这个阶段的特征为：

　　围绕着一定时间段的采购合同，试图与供应商建立长久的关系;

　　加强了对供应商其他条件的重视，如订单采购周期(Lead Time)、送货、经济批量、最小订单量和订单完成率;

　　重视供应商的成本分析;

　　开始采用了投标手段;

　　加强了风险防范意识。

　　6.策略采购

　　供应链管理(Strategic Sourcing-Supply Chain Management)

　　比较新的概念策略性采购，其特征是：

　　与供应商建立策略性的伙伴关系;

　　更加重视整个供应链的成本和效率管理;

　　与供应商共同研发产品及其对消费者的影响;

　　寻求新的技术和材料替代物，OEM方式的操作;

　　充分利用诸如跨地区，跨国家的公司(工厂)的集团力量集中采购;

　　更为复杂，广泛的应用投标手段。

　　其中，集中采购的手段正被愈来愈多的公司采用。集中的概念事实上包含两层含义：集中集团内各分公司/各工厂的采购量;采购量集中给少数的供应商，以图获取规模效应带来的节省。更进一步的工作，是尽可能地减少材料的规格或标准，以图从供应商在原料采购和生产加工收益中带来节省。

　　三、三项职能

　　1.保障供应

　　采购管理最首要的职能，就是要实现对整个企业的物资供应，保障企业生产和生活的正常进行。企业生产需要原材料、零配件、机器设备和工具，生产线一开动，这些东西必须样样到位，缺少任何一样，生产线就开动不起来。

　　2.供应链管理

　　在市场竞争越来越激烈的当今社会，企业之间的竞争实际上就是供应链之间的竞争。企业为了有效地进行生产和销售，需要一大批供应商企业的鼎力相助和支持，相互之间最好的协调配合。一方面，只有把供应商组织起来，建立起一个供应链系统，才能够形成一个友好的协调配合采购环境，保证采购供应工作的高效顺利进行;另一方面，在企业中只有采购管理部门具有最多与供应商打交道的机会，只有他们最有可能通过自己耐心细致的工作，通过与供应商的沟通、协调和采购供应操作，才能建立起友好协调的供应商关系，从而建立起供应链，并进行供应链运作和管理。

　　3.信息管理

　　在企业中，只有采购管理部门天天和资源市场打交道，除了是企业和资源市场的物资输入窗口之外，同时也是企业和资源市场的信息接口。所以采购管理除了保障物资供应、建立起友好的供应商关系之外，还要随时掌握资源市场信息，并反馈到企业管理层，为企业的经营决策提供及时有力的支持。

　　四、采购管理制度

　　采购是现代物流链中的一个基础环节，它的管理状况关系着整个物流链的进程。因此搞好公司的采购管理工作，对整个公司的经营活动的进行至关重要。

　　具体做法

　　1.采购工作管理目标

　　2.采购管理系统

　　3.采购管理工作内容

　　4.标准采购作业程序

　　5.标准采购作业细则

　　6.公司采购规程

　　7.采购工作实施办法

　　8.采购入库验收管理规定

　　五、产品销售制度

　　产品销售是公司实现利润与经营目标的关键环节因此产品销售是现代公司最重要的一项管理制度一家公司缺乏现代的产品销售管理制度不一定卖不出产品但肯定不能达到最好的效果现代公司的产品销售管理制度主要有以下几个方面

　　1.年度销售计划管理制度

　　2.销售方针计划书

　　3.销售管理制度

　　4.销售促进计划

　　5.产品定价管理制度

　　6.产品降价销售管理规定

　　7.特约销售组织制度

　　8.公司特约销售经营制度

　　9.公司经销商年度奖励办法

　　10.业务员开拓新客户奖励办法

　　11.公司销售人员管理制度

　　12.销售人员考核与奖惩办法

　　13.卖场服务标准

　　14.售后服务管理制度

　　15.客户投诉经济处罚细则

　　16.客户投诉行政处罚条例

　　17.客户投诉管理制度

　　18.客户投诉案件处理办法

　　19.客户提案意见处理规定

　　六、仓储管理制度

　　仓储管理与采购管理一样也是现代物流管理的一个重要环节做好仓储管理工作对于保证及时供应市场需要合理储备加速周转节约物资使用降低成本以及提高企业的经济效益都具有重要作用因此仓储管理制度已成为现代公司管理制度中的重要组成部分它主要包括以下几个方面

　　1.公司仓库规划管理制度

　　2.库存量管理工作细则

　　3.公司物资储存保管条例

　　4.公司储存管理办法

　　5.公司材料编号办法

　　6.仓库管理办法

　　7.公司产品领用细则

　　8.公司发货管理规定

　　9.退货管理规定

　　10.进货管理规定

　　11.调货管理规定

　　12.出库管理规定

　　13.商品进出库管理规定

　　14.公司产品保管条例

　　15.仓库安全管理办法

　　七、管理平台

　　互联网第一个采购管理平台由原浙江省机电设备招标局局长吴树贵先生和曾任浙江省国际技术设备招标有限公司总经理助理的罗青先生在2001年共同创建;2002年创建上海必联;2009年获十年电子商务模式创新大奖。业内的采购管理平台基本功能包括：

　　(一)采购商采购管理平台

　　1.价格管理：是企业确定采购价格的过程，建立和管理企业采购物品的统一价格体系，对采购价格的执行范围、定价方式进行规范，必联采购网为用户企业构建了一套完善的价格管理体系。

　　2.采购计划：是由企业根据生产计划制定并按照不同的计划阶段导入必联采购网，支持多种格式文件导入，导入后的生产计划可以进行查看、修改。系统提供了数据校验机制，通过采购网中的采购目录与计划中物料的核对，自动将不合格数据筛选出来，有效保证了计划数据的准确性。

　　3.采购定价：企业可根据业务需要选择多种采购模式：招标、竞价、询价。充分发挥市场杠杆效应，降低采购品的材料成本和采购过程成本，提升采购工作效率，从而达到降低企业采购成本目的。

　　4.合同、协议管理：是采购定价结果的体现，也是采购实施的依据，包括采购品的价格信息、交货条件、付款方式等主要信息。可以手工录入合同，也可以根据采购定价项目的中标结果直接生成合同。

　　5.订单协同：企业需要一个完整的供应链管理，才能动态快速地响应客户需求。必联采购网提供了一整套订单协同的功能，包括订单、收货、退货等的流程。

　　6.采购统计：主设定统计查询方式，分为按项目采购统计和按采购价格统计两种，可以对供应商报价的历史纪录、订单响应、送货及时率、货物合格率、交易数据等进行自动统计，为采购决策提供强有力支持。

　　7.供应商管理及评估：供应商通过网上注册，申请成为供应商企业，经过必联采购网对供应商注册信息校对、验证通过，供应商真正注册成为采购网供应商;采购商可对供应商进行认证，使其成为自己的潜在供应商;拥有供货资质的供应商称为正式供应商;采购商可对正式供应商进行评估，选出合格供应商。

　　8.采购目录维护：采购品目录是整个采购系统的基础和根本，它具有统一分类、统一编码的特点，各个采购商根据自身企业的特点和需要进行维护。

　　(二)供应商供应管理平台

　　1.客户管理：是对当前用户交易场状态的管理，可以根据自己的需求，申请进入新的交易场;

　　2.交易管理：查看和操作不同状态下的采购项目，全程管理采购交易;

　　3.订单协同：必联采购网提供了一整套订单协同的功能，包括订单、收货、退货等流程。

　　4.合同管理：合同是采购定价结果的体现，也可以根据采购定价项目的中标结果直接网上交互和确定合同。

　　5.供货管理：建立供应产品与客户之间的关联，确保拥有供应产品的资质;同时，与采购商双向查看和管理协议内容。

　　八、管理原则

　　1.首先必须建立完善的供应商评审体制:对具体的供应商资格、评审程序、评审方法等都要作出明确的规定。

　　2.建立采购流程、价格审核流程、验收流程、付款结算流程。

　　3.完善采购员的培训制度，保证采购流程有效实施。

　　4.价格的评审应由相应程序规定由相关负责人联名签署生效，杜绝暗厢操作。

　　5.规范样品的确认制度，分散采购部的权力。

　　6.不定期的监督，规范采购行为。

　　7.建立奖励制度，下调价格后应对采购员进行奖励。

　　8.加强开发能力，寻求廉价代替品。

　　九、管理要素

　　第一，要确定供应商的资格。以确保供应商有良好的供货能力。对于大型制造企业而言，这点尤为重要，因为供应商的稳定供货能力对于企业的稳定生产具有关键性的作用，因此这些企业有一个合格供应商名录，采购只能限于名录内的供应商，而且要由企业的技术和标准化部门来核定这个名录。

　　第二，采购价格形成机制。为了对采购价格进行有效管理，通常企业需要有一个价格小组来核定采购物品的价格上限，这个小组的成员应该由高层主管、财务和采购部门共同组成，从而防止采购业务人员与供应商在价格上有合谋私利的行为。

　　第三，付款方式的确定。这是实际的利益，企业应尽最大的努力，争取好的付款方式。

　　第四，数量核查。供应商货品到货后，应该由检验部门核查到货数量。

　　第五，质量核查。对于有质量要求的货品，需要质检部门的检验。

　　十、行业差异

　　当我们在思考如何提高我们的采购管理水平，降低采购总成本的时候，首先我们需要理解采购管理的行业差异是什么？这样，我们才能理解并采用不同的方法来管理各行各业不同的采购工作。根据各行业采购工作的通性和个性，我们将采购管理工作分为四类：

　　第一类

　　生产性采购

　　就是我们采购这个物品是直接为了公司生产运营所需。而生产性采购又分为两类：

　　第1类是原材料性采购（MRP性物料采购）。所采购的此类物料是本企业所生产的产品的组成部分或中间体产品；

　　第2类是零配件的采购（MRO性采购，就是维修，维护、修理、运作），这些零配件是为了保障机器能正常生产运作所需要的维修、更换配件。

　　这两类物品的采购管理性质不同，运作方式也不同，看问题的角度也不同。

　　第二类

　　商贸性采购

　　像沃尔玛这样的零售商，它们的采购不属于生产性采购，属于商贸性采购，商贸性采购和生产性采购最大的区别是什么？批发商、零售商在采购物品时（像沃尔玛采购的东西），采购什么商品并不十分重要，重要的是采购的东西必须保证能赚钱，笔笔都得赚钱，不赚钱就没有必要采购进货。西瓜不赚钱，可以采购苹果。但是对于生产性采购来讲就不行，这个产品我们公司只能用这个原材料，我做饼干的，只能买面粉，不能说面粉太贵就不买了，不买就停产了，所以生产性并不保证每次采购都赚钱，而且采购的盈利性也不能直接反应出来的。我们举一个简单的例子：一个很称职的生产采购部经理，如果跳槽到批发商、零售商去做采购管理，也许过不了半年就被炒掉了，为什么？因为采购管理的角度不一样。管理的方法也就有很大的不同。

　　第三类

　　一般日常用品性采购

　　像办公用品采购，还有行政采购等。其特点是采购品类繁杂，但采购金额小。其所采购的物品主要是保障公司的正常行政办公所用。

　　第四类

　　项目性采购

　　有时候，我们的采购工作属于项目性采购，比如说买一台设备，盖一个车间等。项目性采购的主要特点是一次性。很少有重复性的采购。这就意味的每次采购的流程都得重新开始，以往的经验和关系很少能用到。

　　十一、解决方法

　　采购是供应链当中的一个重要环节，它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言，将正确的原材料和半成品以正确的价格，正确的质量在正确的时间送到正确的地点，是至关重要的。

　　在实际操作中，要把采购当成供应链的一部分进行管理，要想管理得当，需要注意以下几个方面的问题：

　　1、制定采购计划，其中包括采购商品的价格，付款条件，质量，商品来源地，交货方式和运输方式等。

　　2、选择合适的供应商并确定他们的合作方式。

　　3、确定采购的数量和批次，防止造成不必要的库存和增加运输成本。

　　十二、采购理念

　　一、采购管理与ERP集成的一体化思想

　　ERP系统面向企业的整个业务流程，其核心思想是将企业的业务流程看作是一条紧密连接的供应链，它将企业管理从企业内部延伸到企业外部，对企业供应链的所有环节进行管理和集成。

　　1.在企业内部的集成方面

　　在企业内部，ERP系统将整个企业的相关部门通过信息共享有机地集成一个整体。而采购管理作为企业内部信息流、物流、资金流的源头，实现基于ERP的采购管理系统的集成对于整个企业ERP系统集成具有重要意义。ERP系统重视对入们已习惯的原有工作方式与工作流程进行重新改造和设计，改造范围越广，新系统的潜能越能充分发挥。企业所得的收益也应越大。在采购管理中不断追求高效的流程，先进的软件系统与业务流程结合在——起考虑，不断优化、磨合。这种在企业内部进行的ERP的有效集成，将提高采购管理的效率，实现企业资源最大限度的发挥作用。

　　ERP是以计算机技术为支撑的资源的管理，计划、运用都是以数据的形式体现的。确保采购管理中数据的准确性，建立完善的数据收集机制。在管理活动中以数据说话，以合乎事实的数据为决策依据，这才能实现ERP系统在企业内部的有效集成。

　　2.在企业外部供应链上的集成方面

　　ERP与供应链系统的有效集成，是企业从整个市场竞争与社会需求出发，整合、优化供应链上的企业内部各个部门、材料供应商等各种资源，这样实现了社会资源的优化、重组，大大捉高了企业采购活动中物流、资金流与信息流的运转效率，消除了众多的中间冗余的环节。从而减少流通成本。并提高企业应变能力。

　　这种ERP与供应链系统的有效集成把企业与供应商良好地连接在一起，并通过信息网络融为一体，目的是在激烈的市场竞争环境中求生存和发展，大大提高了企业采购管理的效率，给企业带来了显著的利益。企业采购管理中实现ERP的有效集成，消除了采购的许多冗余的中间环节，减少了浪费，避免了延误，具有良好的社会效应。

　　综上所述，一方面采购管理通过ERP系统在企业内部的有效集成，实现了企业物流、资金流以及信息流的有机集成提高采购管理效率的目的。另一方面。企业通过ERP系统在企业外部供应链上的有效集成，达到与供应商建立长期牢固的合作关系，优化了企业的采购管理。总之，通过ERP系统在企业内外两方面的集成，提高了企业采购管理的应用效率，集中体现了采购管理与ERP集成的一体化思想。

　　二、ERP采购管理信息系统的设计与运作

　　企业的采购工作相当重要并且也非常繁杂，相当多的企业采购从中央到地方经常因采购工作中的一些琐事而影响了采购工作的效率，对采购工作的主要控制要素：物料供应的数量、价格以及供应时间反而只是勉强应付，几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商，更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链条。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理和技术并举的解决方案。应该说在诸多业务部门的ERP推广与应用中，采购部门是见效最快的部门之一。企业在实施基于ERP的采购管理信息系统时可以根据一定的业务顺序进行：

　　1.建立供应商资源

　　运行ERP下的采购管理系统时首先是建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应货物明细(品种、价格、供应期、运输方式等)，资料必须进行最终确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料，并且初始化供应商的有关账务资料。初始化完成之后才能处理采购业务。供应商资料是采购子系统的基本资料。

　　2.生成采购申请

　　根据ERP的物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长(有的进口件要半年以上的采购周期)，因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定物料的中期或长期采购申请。

　　3.确定优选供应商

　　该过程是落实采购供应商。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。

　　4.生成用款计划

　　生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务对用款计划进行确认之后反馈意见给采购部。

　　5.下达订单

　　根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。

　　6.采购订单跟催

　　采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对供应商给予支持。

　　7.货物验收

　　由采购业务员对供应商所供货物按订单与进行验收，并录人收货单。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程直接由货物管理员对货物按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。

　　8.结账与费用核算D结账付款工作

　　应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊。计算出物料的采购成本。

　　9.采购订单结清

　　在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。系统可提供自动结清功能，可选择交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付款结清的方式处理。也可以进行强制结清。

　　10.系统基础数据维护

　　采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。对这些数据应及时加以维护。

　　11.采购子系统运作带来的效益采购子系统的实施可以给企业采购部门的管理工作带来显着的变化与改善。

　　主要表现在以下几个方面：

　　(1)提高采购工作效率。例如。催促已下订单的时间可以从实施前占总时间的50%，下降到12%。日常查询库存的时间也可以大大减少等。

　　(2)流程变革带来的效益。例如：通过采购订单，可以直接完成验收货物、发票录入等工作，并且简化了所有数据的查询。这些都会带来流程效益。

　　(3)较少文件流转。提高处理信息的效率。

　　(4)提高业务人员素质。有统计表明，实施ERP后，采购业务人员的工作时间分配会发生较大的变化。业务人员研究工作来寻求降低成本的时间从28%增加到36%，而总的采购成本可以下降5%。这就说明实施ERP系统会提高采购人员的工作效率和素质。

　　(5)提高基础管理工作水平。采购业务的规范性将得到加强。采购部门管理人员将有更多的时间抓业务培训、供应商开发等基础管理工作。

　　ERP是在市场竞争的动力下发展起来的，企业为了在市场中求生存与发展。不断地整合、优化与扩人企业的自身资源。ERP经过发展，其功能模块及内部各个分系统的性能不断增强。功能也在不断扩展和完善，涉及企业的领域越来越广。但随着ERP的发展，它应用的局限性也越来越明显地表现出来。因此，随着信息技术以及电子商务的出现和发展，ERP必然要谋求与其他信息系统的集成，实现其功能不断扩展和增强。以便更好地适应企业发展的需要。

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