订单采购管理规章制度

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订单采购管理规章制度

　　引导语：采购订单管理是指企业根据市场的计划企业的用料计划和实际能力以及相关的因素，所制定的切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行，在执行的过程中要注意对订单进行跟踪。

订单采购管理规章制度

　　第1条目的

　　为规范采购日常订单的处理过程，对日常订单进行及时有效的处理，特制定本办法。

　　第2条适用范围

　　本办法适用于采购日常订单处理的全过程。

　　第3条管理职责

　　1.总经理/董事长负责大宗物资及特殊物资的订单审批，并监督采购部完成订单的全程管理工作。

　　2.采购部负责按照已通过审核的请购单开立订购单，并按要求全程跟踪管理订单。

　　3.请购部门按要求填写请购单，积极配合采购部对日常订单的管理工作。

　　第4条接受并审核请购单

　　1.需求部门依据公司教学计划和具体情况，以书面的形式提出采购要求。

　　2.请购单要详细记录所需物资的名称、规格、数量、需要日期等相关内容并做出预算。

　　3.采购部需及时接收各需求部门开出的请购单并进行审核。

　　4.一般请购单由采购经理根据请购单内容、公司采购相关规定和供应商情况来审核，通过后反馈给申请部门，并及时组织开具订购单。

　　5.大宗物资或特殊物资的请购单，采购经理审核完毕后要上交总经理/董事长批准，经批准后方可开立订购单。

　　第5条开立订单

　　1.采购部要根据已审核通过的请购单及时开具订购单。

　　2.采购部要及时与供应商联系协调签单的相关事宜，采购部应注意维护公司利益，在允许的价格内，确保交期、质量等方面满足公司要求。

　　第6条订单内容规范

　　采购订单应至少包括以下6项内容。

　　1.交货方式：交货时间、交货地点、新品交货附带备用零件等规定。

　　2.验收方式：检验设备、检验费用、不合格品的退换、提前或延迟交货的处理等规定。

　　3.罚则：延迟交货或品质不符的扣款、违反合约的处理、取消合约等规定。 4.品质保证：包修和包换期限、无偿或有偿换修等规定。

　　5.履约保证：不能按期履行合同需支付违约金等的规定。

　　6.仲裁或诉讼：买卖双方纷争、仲裁的地点或诉讼的法院等规定。

　　第7条订单编制规范

　　订单编制人员在编制采购订单时，应完整填写以下5联。

　　1.供应商联(第一联)，作为供应商交货时的凭证。

　　2.回执联(第二联)，由供应商签字确认后寄回公司。

　　3.物资联(第三联)，作为公司控制存量和验收的参考。

　　4.请款联(第四联)，作为结算采购货款的依据。

　　5.承办联(第五联)，由采购部自存。第8条采购订单执行

　　1.公司与供应商签订订单后，采购部要随时关注并紧密跟踪订单执行情况，保持同供应商的沟通，确保订单能顺利执行。

　　2.加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程，存货型供应商只需从库房中调集相关产品并进行适当处理即可送至公司。因此采购部需密切关注加工型供应商的备货进程，确保其能按时交货。

　　第9条订单保管

　　1.为了方便订单查找与使用，采购部应对订单进行分类归档、有序保存。

　　2.采购部应将采购订单的原件按编号顺序保管;复印件与相关采购申请和往来信件一起，按供应商名字的字母顺序保管。

　　第10条制定部门

　　本办法由采购部草拟，经总经理审批后正式实施。

　　第11条生效日期本办法自下发之日起生效。

　　2.2 异常订单处理办法

　　异常订单处理办法

　　第1章总则

　　第1条目的

　　为规范采购订单异常的处理过程，确保对异常订单进行及时有效的处理，特制定本办法。

　　第2条适用范围

　　本办法适用于采购部异常订单处理的全过程。

　　第3条管理职责

　　1.采购部负责及时有效地将异常信息传递给请购部门，以便公司及时调整生产计划，并与供应商积极协商处理异常情况。

　　2.请购部门负责协助采购部解决订单异常情况，根据需求及时调整订单。

　　第4条术语解释

　　1.本办法所称交期异常，是指物资交期延后或交货数量变更无法满足正常教学。

　　2.本办法所称品质异常，主要指供应商在生产过程中发现的品质异常。

　　3.本办法所称下单异常，主要指由于采购人员的主观因素导致的订单下发异常。

　　4.本办法所称突发异常，是指发生不可抗拒的外力因素(如地震、火灾等)或市场原材料严重紧缺等突发情况。

　　第2章交期异常的处理

　　采购人员需在下单后及时跟踪订单情况，及时获取订单交货进度，并与供应商联络，及时获知交期异常情况。

　　第6条交期异常反馈

　　采购人员发现异常后，应及时向采购经理和请购部门反馈信息，以便及时进行补救或调整。

　　第7条交期异常措施

　　采购人员需要采取积极措施尽量挽回损失，可以采用跟催法催交货物，也可依具体情况变更采购订单或寻找替代供应商等。

　　第8条评估交期异常损失

　　采购部应积极联络相关部门评估损失费用，并可视情况向供应商进行索赔。

　　第3章品质异常的处理

　　第9条品质异常反馈

　　供应商发现品质异常无法自行解决时，应以书面形式将问题反馈给相应的采购员，采购员要及时反馈给采购经理，请示解决办法。

　　第10条确定是否特采

　　由采购经理和请购部门协商看能否进行特采，必要时，由采购员召集请购部门到供应商生产现场协助解决异常。

　　第11条评估品质问题损失

　　如因品质问题返工或拒收影响本公司正常生产的，采购部应组织相关部门评估损失费用，并可视情况向供应商提出索赔。

　　第4章下单异常的处理

　　第12条下单异常反馈

　　采购员如发现订购单等相关单据没能及时下发，应立即联系采购部下单人员并反馈给采购经理。

　　第13条下单异常处理

　　1.如发生采购部下错订单，采购员应与供应商协商能否撤单，尽可能避免呆废料，同时下达正确的订购单。

　　2.如不能撤单，采购应与相关部门沟通看能否将订单进行内部消化，并把信息上报采购经理。

　　3.如不能撤单又无法内部消化，产生的损失费用由责任部门承担，并按公司相关规章制度对责任部门进行惩罚。

　　第5章突发异常的处理

　　以下异常均可划属突发异常，并按照本章节规定进行处理。

　　1.经确认属发生重大事故(如严重火灾、地震等)，造成供应商短期内无法恢复生产。

　　2.突发事故造成市场原材料严重短缺。

　　第15条突发异常处理办法

　　1.出现突发异常时，采购员应及时向采购经理汇报，并通过多种渠道了解市场行情，查看现有市场能否满足教学需要。

　　2.如突发异常影响生产进行时，采购人员需向请购部门确认是否通过高价调拨现货或采用其他能减少公司损失的方式进行采购。

　　第6章附则

　　第16条

　　本处理办法由采购部草拟，经总经理/董事长审批后正式实施。第17条本处理办法自下发之日起生效。

　　2.3 订单变更管理办法

　　订单变更管理办法

　　第1章总则

　　第1条目的

　　为了规范订单变更管理工作，明确订单变更流程，有效处理订单变更中出现的问题，特制定本办法。

　　第2条适用范围

　　本办法适用于公司所有采购订单的变更管理全过程。

　　第3条职责

　　1.采购部经理负责审核和批准订单变更申请表及订单变更表。

　　2.采购部负责接收、评审变更订单，就订单变更事项与请购部门进行沟通并与供应商协调，做好订单变更工作。

　　3.请购部门负责填写采购订单变更申请表，积极配合采购部做好订单变更过程中的相关工作。

　　第2章订单变更作业

　　第4条提出变更申请

　　1.在采购订单下达后，如果采购需求发生重大变化，请购部门可根据现实情况向采购部申请提出订单变更申请。

　　2.提出变更申请时要写清楚变更具体内容，如订单价格的变更、交货日期的变更、采购数量的变更等。

　　第5条订单变更审核

　　1.采购部需要审查下达的采购订单是否已经收货，如是已经收过货的订单，其变更内容必须受到限制。

　　2.如果订单货物已经收到，但由于供应商方责任造成订单变更时，采购部方可与供应商联络，办理订单变更。

　　3.采购部需要求请购部门确认变更内容，并及时与供应商协商，询问其是否可以接受订单变更，并确定变更事项及内容。

　　第6条开立变更订单

　　1.采购部在订单变更通过审批并与供应商协商完成后，应立即制定采购变更单。

　　2.采购变更单一式四份，采购部自留一份，其余三份分别给财务部、总经办和供应商。

　　第7条变更损失

　　1.由于本公司自身原因要求变更订单时，给公司带来的损失要由相关责任部门承担。

　　2.由于供应商原因不得不变更订单时，由此给本公司带来的损失按合同相关规定由供应商负责承担。

　　第3章附则

　　第8条本办法由采购部草拟，经总经理/董事长审批后实施，其解释和修订权归采购部所有。

　　第9条本办法自下发之日起生效。

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