商务英语邮件类型

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商务英语邮件类型

　　引导语：以下内容由应届毕业生培训网为您整理而成，谢谢您的阅读。

商务英语邮件类型

　　一、如何预约

　　1. 文体介绍

　　人员出访，常常需要事先与要见面的人或公司进行预约。这类预约e-mail 较易写，只要做到清楚、简洁、礼貌就行。它一般包括下列内容：

　　(1)请求约会并说明原因。

　　(2)建议确切的约会时间和地点等。如果你的时间比较充裕，预约时可给出你可接受的时间由对方决定。

　　(3)请对方答复并进行确认。

　　回复这类电子邮件可分为接受和拒绝两种。接受的内容一般有：表明来信收悉;表示接受;重述具体时间、地点等;表达希望会晤或感谢的心情。拒绝的内容一般包括：表明来信收悉;说明拒绝的原因;致歉。

　　当要变更预约时，应说明变更的原因，同时致歉。

　　2.实用范例

　　(1)

　　subject: Request for an Appointment

　　Dear Mr. Smith

　　I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion.

　　I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return E-mail.

　　Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon!

　　Sincerely yours,

　　Li lei

　　Guangzhou Trading Company

　　主题：请求约见

　　亲爱的史密斯先生：

　　我预定这个月底出差赴美，希望届时能到贵公司访问你。

　　我预计在8月20日或其前后抵达华盛顿，大约停留1周。若方便的话，望你能挤出时间在8月22或23日与我见面，我将十分感谢。假如这两天都不行，请以电子邮件回复并告知其他日期。

　　先在此谢谢你的大力协助，期待不久在华盛顿与你见面!

　　你真诚的

　　李蕾

　　广州贸易公司

　　(2)

　　Subject: URGENT-Need to Change Appointment

　　Dear Mr. Zhang,

　　With regard to our appointment to visit your China’s factory on August 2, I regret that I must ask you to change the date to August 3 due to an unexpected matter that requires my personal attention.

　　I’m awfully sorry for this last-minute request, but I hope you will be able to meet with me on August 3 at around 10:00 am. If you are not available, will you please let me know by E-mail asap?

　　Hope this will not cause you too much inconvenience. Thank you.

　　Best regards,

　　James Black

　　Director, Overseas Operations

　　Washington Motors, Inc.

　　主题：紧急-----请求变更约会

　　秦爱的张先生：

　　原定于8月2日访问贵公司中国工厂的行程，因有突发事件必须亲自处理，在此不得不恳请你将日期改至8月3日，实在抱歉。

　　在最后一刻才提出这个要求，实在非常抱歉，但我希望你能在8月3日10点左右与我见面。若有不便，请尽快以电子邮件告知。

　　希望这不会带给你太大的麻烦，谢谢。

　　詹姆斯。布莱克

　　海外部经理

　　华盛顿汽车有限公司

　　二、介绍信

　　1. 文体介绍

　　正式介绍信是写信人因公务把自己的同事或业务关系介绍给某单位或某个人。这种介绍信言和格式比较规范、严谨，内容一般包括以下几个方面：

　　(1)简单地介绍一下被介绍人的身份和情况。

　　(2)说明事由，并要求对方对被介绍人提供某种帮助。

　　(3)对对方的帮助预先表示感谢。

　　(4)如果是熟悉的业务往来或老的工作关系，也可以附带询问一下工作上的近况和向对方致以问候。

　　(5)介绍信一般篇幅不长，前三个方面的内容常常可以放在一个段落里。

　　2.实用范例

　　(1)

　　subject: Introduction

　　Dear Mr.Smith,

　　This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.

　　We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate.

　　Yours faithfully,

　　Yang Ning

　　尊敬的史密斯先生，

　　现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

　　我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

　　您诚挚的

　　杨宁

　　(2)subject: Introduction

　　Dear Sir/Madam,

　　We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

　　We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.

　　Yours faithfully,

　　Yang Ning

　　尊敬的先生/小姐，

　　我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

　　如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

　　您诚挚的,

　　杨宁

　　三、如何订机票

　　1. 文体介绍

　　人员出差或出访，常常需要事先预订酒店、会议室或者飞机票等等，这类信主要包括以下内容：

　　(1)请求预订并说明原因;

　　(2)清对方答复并进行确认。

　　通常预订后都要进行确认回复，说明是否满足预订要求，如果不能满足要说明原因。

　　2.实用范例

　　(1)

　　Subject: Reservations for a Flight

　　Dear Sir/madam,

　　Mr.Zhang Xiaohua, our Marketing Manager, would like to fly from Guangzhou to London on the earliest flight possible.

　　We would be obliged if you would book one economy class seat for him on a flight leaving Guangzhou on or about July 28th.

　　Bank of China has been instructed to pay the fare and booking fee, and we would ask you to submit your account directly to them.

　　We appreciate your early confirmation.

　　Sincerely yours,

　　Lin Jie

　　Secretary to Mr.Zhang

　　Guangzhou Trading Company

　　主题：预订飞机座位

　　亲爱的先生/女士;

　　本公司营销部经理张晓华先生，希望搭乘尽可能早点的从广州飞往伦敦的班机。

　　如果你能为他预订1个经济舱的座位，在7月28日当天或者前后几天，飞离广州的话，不胜感激。

　　我们已委托中国银行支付机票费和预约费，请你把账单直接交给他们。

　　我们感激你早日确认。

　　你真诚的，

　　林洁

　　张先生秘书

　　广州贸易公司

　　(2)

　　Subject: Confirmation of reservation

　　Dear Miss Lin,

　　We have acknowledged your E-mail dated July 15th requesting us to book one economy-class seat for Mr. Zhang xiaohua on a flight from Guangzhou to London.

　　One seat has been reserved on flight S.A 917 departing Baiyun Airport, Guangzhou at 10:00 a.m. on the 28th, arriving London at 11:00 a.m. local time on the 30th.

　　The account will be sent to Bank of China, as requested.

　　Yours faithfully,

　　Tang xiaogang

　　Reservations Manager

　　主题：预订确认

　　亲爱的林小姐：

　　我们已收到你7月15日的电子邮件，要求我们为张晓华先生预订从广州到伦敦班机经济舱座位。

　　已预订南航917次班机的一个座位，该班机于28日早上10点从广州白云机场起飞，于30日当地时间早上11点抵达伦敦。

　　入你所要求的，账单将送到中国银行。

　　你忠实的

　　唐小刚

　　预订部经理

　　3.预订常用句型

　　(1)I would like to reserve a twin room at your hotel for four nights from June8,2002.

　　我想要自2002年6月8日起4晚，向你们旅馆预订一间双人房。

　　(2)Please reserve a single room under the name of Mr.Lin.

　　请以林先生的名义定一间单人房。

　　(3)If there are no room available for the above period, please inform me ASAP as I must look for another hotel.

　　如果在上述期间没有空房，请尽快告知以边另寻旅馆。

　　(4) I would like to book a flight to Paris on January 8 on Air France, First Class and round trip.

　　我要订一张巴黎的往返票，1月8日，法航，头等舱。

　　(5)We regret to inform you that the flight you requested is fully booked, and there are at present no cancellations.

　　我们很抱歉的通知你，你所要求的班次的座位已全部订完，而目前无人取消预约。

　　四、如何询盘

　　1. 文体介绍

　　在对外贸易中，询盘，也叫询价(inquiry或enquiry)是买方或买方对于所要购买或出售的商品向另一方作出的询问。询盘是交易的起点，可以分为：

　　普通询盘(a general inquiry):索取普通资料，诸如：目录(a catalogue)、价目表或报价单(a price-list or quotation sheets)、样品(a sample)、图片(illustrated photo prints)等。

　　具体询盘(a specific inquiry): 具体询问商品名称(the name of the commodity)、规格(the specifications)、数量(the quantity)、单价(the unit price FOB… CIF…),装船期(the time of shipment)、付款方式(the terms of payment)等。

　　询盘一般多为买方向卖方发出，买方通过询盘信，简明扼要的向卖方了解一般的商品信息。利用E-mail 写询盘信，无须写的过分客气，只需具体、简洁、措词得体。有的询盘信开门见山，直截了当说明订购打算，希望对方给予一定优惠条件;有的询盘信则以征询信息的方式，不许下订货诺言，以避免结果未订购可能形成的日后交易中的障碍。

　　2.实用范例

　　Subject: Enquiry

　　Dear Sir,

　　We are interested in buying large quantities of steel screws in all sizes.

　　We would be obliged if you would give us a quotation per kilogram C&F Liverpool, England. It would also be appreciated if you could forward samples and your price-list to us.

　　We used to purchase these products from other sources. We may now prefer to buy from your company because we understand that you are able to supply larger quantities at more attractive prices. In addition, we have confidence in the quality of your products.

　　We look forward to hearing from you by return E-mail.

　　Sincerely,

　　Xxx

　　主题：询盘

　　亲爱的先生：

　　本公司有意大量购买各型号钢螺钉，欲知每公斤运抵英国利物浦的成本价运费价格。如蒙惠赐上述报价单，不胜感激。如能惠寄样本和价格表，亦必感激不尽。

　　本公司素来从其他公司购买此类货物，闻悉贵公司货物质优价廉，故欲与贵公司建立合作关系。

　　盼复。

　　你真诚的xxx

　　3.典型句型

　　(1) Could you give us some idea about your price?

　　请介绍贵方的价格好吗?

　　(2) Do you offer FOB or CIF?

　　你们报船上交货价还是到岸价?

　　(3) How long does your offer remain valid/firm/open?

　　你们的报价多长时间有效?

　　(4)Will you let us know what your terms of payment are?

　　能否告知贵方付款条件?

　　(5)Please make us an offer within this month since we have made an inquiry for your products.

　　我们已对你们的产品进行询价，请在本月内给予报盘。

　　(6)Please send us your best offer by Internet stating payment terms and time of shipment.

　　请用互联网向我们报最优价，说明支付条件和装运期。

　　(7)Full information as to prices, quality, quantity available and other relative particulars would be appreciated.

　　请详告价格、质量、可供数量及其它有关情况。

　　五、写订单

　　1. 文体介绍

　　订货(order)是买方为要求供应具体数量的货物而提出的一种要求。此时，交易双方之间的陌生感已消除，可以说已经度过了接触障碍和难关。

　　写定货信时应注意以下几点：

　　(1)开头就直接说明订购的意图。

　　(2)订货信一般应包括：商品的名称、品质、数量、包装、价格条件、支付条件以及需要对方提供的单据等。

　　(3)内容必须准确、清楚。不论是商品的价格还是商品的规格都应做到准确无误，否则会带来不必要的损失与麻烦。

　　卖方收到订货电子邮件后必须进行确认。如果卖方无法提供买方所需要的货物，则最好介绍一些合适的替代品;如果买方所需货物的价格和规格发生了变化，卖方则提出还价并劝买方接受，但要注意：写拒绝接受订货的信时，必须非常谨慎，应为日后有可能的交易留下余地。

　　2.实用范例

　　(1)

　　Subject: An order

　　Gentlemen:

　　The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us.

　　We would like to order the following items consisting of various colors, patterns and assortments:

　　Large 2000 dozen

　　Medium 4000 dozen

　　Small 2000 dozen

　　As the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July. At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened.

　　Please confirm the order and E-mail a shipping schedule.

　　Sincerely,

　　Xxx

　　主题：订货

　　先生们：

　　2002年5月20日电子邮件报价深受欢迎。

　　我拟选各种颜色、式样、品种的衬衫如下：

　　大号 2000打

　　中号 4000打

　　小号 2000打

　　售季将至，全部货物应于7月登轮。届时全额不可撤销信用证将予以开出。请确认订货，用电子邮件告知装运时间表。

　　真诚的，xxx

　　(2)

　　Subject: Out of Stock

　　Dear Sir,

　　We thank you for your Order No.222 received this morning for 8000 dozen cotton shirts, but regret to have to disappoint you.

　　At present we have no stock of shirts in the size required and do not expect further deliveries for at least another five weeks. Before then you may have been to obtain the shirts elsewhere, but if not we will notify you immediately our new stocks come in.

　　Yours faithfully,

　　Xxx

　　主题;缺货

　　亲爱的先生：

　　我们今早接到贵方222号订单，定购8000打棉质衬衫，十分感谢。但可能要使贵方失望了，十分抱歉。

　　目前我们没有贵方所需尺寸的衬衫存货，而且至少在5个星期内亦不会有货。在此期间贵方可从别处购买衬衫，如未能购到，一旦新货运到，我们定当立即通知贵方。

　　3.典型句型

　　a.We have pleasure in sending you an order for Cosmetics.

　　我们愉快的给贵方寄去化妆品订单。

　　b.We want the goods to be of exactly the same quality as that of those you previously supplied us.

　　我们希望此批订货质量与以前供应的完全一样。

　　c.Please supply ... in accordance with the detail in our order No..