写好商务英语邮件的小技巧

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写好商务英语邮件的小技巧

　　在外企工作，难免要用到英语来写商务邮件，下面小编来给大家介绍一下写好邵武英语邮件，希望能帮到大家!

写好商务英语邮件的小技巧

　　时刻牢记“简洁”二字。人们都很忙，不想在阅读邮件上花费太多时间。写邮件时尽可能的精确，保证每一句话都有价值。

　　发送邮件前通读一遍，检查并删除冗余的信息

　　如果情况允许，邮件尽量不要超过5个段落，每个段落不超过5个句子，但此条不适用于必须涵盖大量细节的邮件。

　　使用主动语态代替被动语态。英国著名小说家George Orwell曾经说过，Never use the passive where you can use the active.

　　试比较以下两个句子：

　　I throw the ball.

　　The ball is thrown [by me].

　　主动语态较之被动语态更加方便阅读，这是由于主动语态强调行动者，而被动语态强调被施加行为的事物。

　　邮件地址最好在真实姓名上稍作变化，比如加上句点(.)，连字符(-)或者下划线(_)。如果想要别人认真对待你的邮件，最好不要在邮件地址上使用自己的昵称或其他搞笑名称。

　　“主题”使用6-8词概括邮件主旨。最好使用精要的主题，让收件人一看便知邮件的主要信息或者应该采取的行动。有些人一天中会收到数百封邮件，他们可能只会打开“主题”与他们相关并一目了然的邮件。

　　正确“主题”范例：

　　Marketing meeting 6/7 at 3 PM. Can you attend?

　　The printer broke. Can I replace for $200?

　　Your PetsAlive.org shipment will arrive on 9/8.

　　错误“主题”范例：

　　A meeting

　　A printer

　　On the way to you

　　排版上方便收件人迅速浏览。可采用粗体突出重点信息、列表陈述有关项等方式，以便收件人能迅速得到想要的信息。段落之间需插入一空行，以方便阅读，段首顶格书写。

　　给出网址或附件，方便收件人的下一步动作。在邮件中给出需要收件人访问的网址或需要阅读的附件，切忌让收件人在其他邮件中寻找这些信息。

　　正确范例：

　　"The agenda for the marketing meeting is in this Google doc URL: Google.com/sample"

　　错误范例：

　　"The agenda for the marketing meeting is in the email I sent you on the 4th."

　　尽量使用积极的词汇。首先看看这些词：helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity. 再看这些词：busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.你使用的词汇代表了你的人生态度，所以请谨慎用词。

　　说出想要收件人采取的行动。直接而清楚地说出你的需求，不要让收件人猜。

　　如果是同时发送给多人的邮件，直接说出需求尤为重要。此外，说出那个你想要他(她)采取行动的人的名字，比如："Elizabeth: Would you prefer I go down path A or path B here?"

　　如果邮件用途只是提供给收件人相关信息，而非请求其采取行动，那么在“主题”或邮件正文首句处标上“FYI”(for your information)

　　发送邮件前需校对。尽可能保证邮件不含语法错误与拼写错误，使用正确的标点符号。

　　如果是发送给很多人的或者极其重要的邮件，可能需要在发送前找其他人校对几遍。

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