如何进行项目时间管理

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如何进行项目时间管理

　　时间管理工作开始以前应该先完成项目管理工作中的范围管理部分。下面是小编给大家整理的关于如何进行项目时间管理，欢迎阅读！

如何进行项目时间管理

　　如何进行项目时间管理

　　1.活动定义

　　在范围定义过程或产出WBS工作分解结构，WBS的最底层是工作包，而活动定义则是针对最底层的工作包进行分解，作为估算，安排进度，跟踪和控制的基础。在实际项目中我们往往是在做WBS分解的时候直接就分解到了活动，或者由于分解到活动数量太大而直接在网络图中采用工作包，这些都是不科学的作法。

　　活动定义的输出是活动清单和里程碑清单，注意清单仅仅是列出有哪些活动，有哪些里程碑而不含持续时间或具体的时间点等信息。另外一个输出是活动属性，这是在时间管理的后续所有过程组都要不断更新的一个产出物，都是多活动的一个或多个属性进行更新或补充。

　　2.活动排序

　　活动排序就是要确定活动的前后和依赖关系，形成网络图。在活动排序阶段网络图仅体现活动依赖关系，当活动持续时间估算完成后活动图可以计算关键路径，当考虑到资源平衡和资源日历的时候活动图才可能成为一个有价值的进度表。

　　单代号网络图(PDM,AON)

　　A.可以有开始-完成，开始-开始，完成-开始，完成-完成四种关系

　　B.有滞后量和提前量

　　C.活动在节点上面

　　双代号网络图(ADM,AOA)

　　A.活动在箭线上

　　B.为了表示依赖，需要使用虚拟活动

　　C.没有滞后量

　　D.只有完成对开始一种关系。

　　图形评审技术(GERT):也是一种网络图画法，重点是运行循环或条件

　　计划评审技术(PERT):三点法

　　PERT值的计算:(乐观时间+4X最可能时间+悲观时间)/6，偏差为(乐观时间-悲观时间)/6

　　三种依赖关系

　　A.强制性逻辑

　　B.自由依赖(优先选用逻辑或软逻辑)

　　C.外部依赖(依赖来自于项目外，一般网络图无法体现)

　　里程碑：注意可以分为一级里程碑，二级里程碑等。为了监控项目进度绩效，设置的小的检查点也是里程碑的一种形式。

　　超前和滞后(Lead and Lag):超前往往是在快速根进的时候要采用的方法。

　　3.活动资源估算

　　注意资源包括设备，原材料和人力资源。一旦活动定义和排序完成，则活动所需要的资源类型和资源数目也就确定了。活动资源估算的输入是活动清单和活动属性，另外一个输入来自于人力资源管理的团队组建过程组产生的可利用资源，对于有些组织有资源池的概念，可利用资源都在资源池中。活动资源估算和费用估算过程紧密结合，因为高效资源往往成本也很高。

　　活动资源估算的结果就是要确定每个活动所使用到的资源的类型和资源的数量。另外资源分解结构也是一个重要的输出，这主要是应用在对于有层次的原材料资源的估算上面。

　　资源日历也是资源估算的重要输出，对于不同类型的资源都可以定义不同的资源日历。

　　4.活动持续时间估算

　　全面所有工作都是为了确定活动的持续时间。有很多因素都会影响到活动的持续时间，如资源的生产率水平如何，投入的资源数量情况等。因此活动持续时间估算是一个复杂的估算过程。估算方法可以采用参数估算，类比估算或三点法进行估算，但积累了足够多的数据的情况下仍然推荐采用参数估算方法得到较好的精度。

　　这里要注意费用估算是活动持续时间估算的一个输入，而不是活动资源估算的输入。基本说明这样一个先后关系活动资源估算->活动费用估算->活动持续时间估算。

　　5.制定进度表

　　活动持续估算完成后可以开始在网络图上面计算关键路径，可以开始排进度，通过赶工或快速跟进对进度进行压缩，通过模拟或关键链法对资源进行评审，再考虑具体的资源日历后可以可以得出最终的进度表。所以进度表一定需要考虑资源日历的情况。

　　活动资源估算直接跟进活动清单进行。因此项目范围说明书是时间管理其它所有过程的输入，除了活动资源估算和进度控制。

　　在开发一个进度表的时候需要如下内容:

　　1.对项目需要做哪些工作的理解(范围说明书)

　　2.定义活动(WBS,WBS字典和活动清单)

　　3.做工作的顺序(活动排序)

　　4.需要资源的估算(活动资源估算)

　　5.每个活动的持续时间(活动持续时间估算)

　　进度开发是一个需要综合考虑多方面因素的过程，包括干系人优先级，资源平衡，三要素的平衡，依赖和约束，项目的假设信息，资源的获取，更其它项目关系和冲突等。

　　在开发进度表中提到的工具和技术有:进度网络分析，关键路径法，关键链法，资源评审，进度压缩，PERT和假设分析等。关键路径是网络图中持续时间最长的路径也是可以完工的最短周期，关键路径上的自由浮动和总浮动都为零。如果要压缩项目的进度必须要压缩关键路径上的进度，但要预防次关键路径的出现。资源评审和关键链法的重点都是在排进度计划的时候要考虑具体资源的约束。关键路径的计算首先通过正推确定ES和EF，再根据反推确定LS和lF。

　　自由浮动和总浮动:总浮动是在整个路径上有效，总浮动有当前活动的最晚-最早即可以得到LS1-ES1,总浮动不会影响到整个项目的结束时间。而自由浮动是不影响到下游获得最早开始时间能够有的浮动，自由浮动需要上下两个获得才能够计算LS1-EF0.注意总浮动的值是大于等于自由浮动的值的。注意浮动是可以为负值的。

　　快速跟进和赶工是进度压缩常采用的两种方法,但两者是有区别的，快速跟进往往会调整Lead和Lag时间，调整获得排序因此往往增加项目的风险。而赶进度一般是投入更多的资源或加班，因此往往是增加项目的费用。

　　制定进度表有两个重要的输出，一个是进度表，进度表由横道图,里程碑表和活动依赖关系三者叠加形成。另外一个重要的输出是进度基准，进度基准是后期进行进度绩效测量和进度跟踪的重要依据。

　　项目时间管理主要包含哪些阶段

　　1、项目活动定义

　　项目活动是确定为项目各种可交付成果而必须进行的具体计划活动。将项目工作分解为更小、更易管理的工作包也叫活动或任务，这些小的活动应该是能够保障完成交付产品的可实施的详细任务。在项目实施中，要将所有活动列成一个明确的活动清单，并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。活动清单应该采取文档形式，以便于项目其他过程的使用和管理。当然，随着项目活动分解的深入和细化，工作分解结构（WBS）可能会需要修改，这也会影响项目的其他部分。例如成本估算，在更详尽地考虑了活动后，成本可能会有所增加，因此完成活动定义后，要更新项目工作分解结构上的内容。

　　2、活动排序

　　在产品描述、活动清单的基础上，要找出项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。在这里，既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成项目所要做的一些相关工作，例如在最终的硬件环境中进行软件测试等工作。

　　设立项目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是项目中关键的事件及关键的目标时间，是项目成功的重要因素。里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。

　　在进行项目活动关系的定义时一般采用优先图示法、箭线图示法、条件图示法、网络模板这4种方法，最终形成一套项目网络图。其中比较常用的方法是优先图示法，也称为单代号网络图法。

　　3、活动工期估算

　　项目工期估算是根据项目范围、资源状况计划列出项目活动所需要的工期。估算的工期应该现实、有效并能保证质量。所以在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。项目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算数据，将其文档化，同时完善并更新活动清单。

　　一般说来，工期估算可采取以下几种方式：

　　1）专家评审形式。由有经验、有能力的人员进行分析和评估。项目分析主要是要求有多年从事相关和类似项目的施工的技术和管理人员，依靠过年的工作经验做出比较详细的可行的分析和评估，为项目的管理做指导工作。

　　2）模拟估算。使用以前类似的活动作为未来活动工期的估算基础，计算评估工期。在进行模拟估算的时候根据多年的工作经验应适当的留出一定的预留范围。

　　3）保留时间。工期估算中预留一定比例作为冗余时间以应付项目风险。随着项目进展，冗余时间可以逐步减少。例如在西安通信学院自动录播系统项目中，根据多年的系统集成经验，录播系统的教室和集成过程比较复杂，出现问题的几率很高，所以给项目的保留时间定为七天。在施工的过程中布线、设备安装都比较顺利，在集成和调试的过程中第一天出现问题较多，在技术人员的通力合作下第二天所以设备调试完成，项目的最大瓶颈突破后保留时间就可以精确对一天，工程进度得到很好的控制。

　　项目时间管理方法

　　一、制定时间安排表

　　这个时间安排表不单单是对一个时间段的安排，我们可以做出很多种时间安排表，我们大概可以做出5种时间安排表，一是全年预定时间表，在这个时间表里，制定一个一年的计划，不用每件事都详细地列出，例如，7月份公司要签订一份大的合同，12月份进行年终总结，列出这样一个大的方向。二是每月预定时间表，在这个时间表里可以把这一个月的会议、面谈、签约等事项逐一地列出，使时间一目了然。三是每周预定时间表，每周的时间表，要在下周一前完成，完成后请领导过目，征求领导的同意。在这个时间表里，可以记载员工的生日，代表领导对员工表示祝贺，以及下周要参加什么会议等。具体细节一定要明确，例如这个会议是什么性质，是否要穿正装出席，是否要发表讲话。把项目的有关部门以及主要人员，一一列出，一遍突发情况，可尽快联系相关部门。四是每日预定时间表，在每日预定的时间表里，事情安排不仅要明确，而且要明确到具体时间，例如，10点各个部门开会，下午2点签约合同等，把公司时间，私人时间逐一列出。

　　二、利用80/20的法则进行管理

　　80/20法则是19世纪意大利经济学家帕累托提出的一个法则，在19世纪的英国，他通过数据研究法现了一个奇怪的现象，社会财富极其的不平等，社会的财富流向了少数人的手中，20%的人拥有80%的人的财富，通过持续的研究发现，很多情况都可以用这一法则来解释，例如20%的员工创造了80%的财富，80%的利润来自20%的客户，这一发现在当时引起了不小的轰动。

　　同样我们也可以运用这一原则来对时间进行管理。把这一天的工作按轻重缓急分为四类，其中最重要的事情约占20%，这是非常重要的事情，必须当天完成，剩下的三类，按顺序先完成AB，如果C实在不能完成，可安排到明天。在分类的同时，要对工作的开展进行跟进，例如一个会议预计是半小时，结果一个班小时才开完，秘书就要在其中寻找原因是哪个环节出了问题，是准备时间过长，还是开会的资料不够充分。对这类问题进行总结，在以后的工作中尽可能地避免这类问题，来更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明确

　　对于处理完成的工作一定要及时归档，把自己收里的工作进行分类，每天固定的时间处理邮件、文件、电话，以确定工作有秩序，避免在此环节中浪费时间，对于突发的时间要预留出时间，一遍事情发生打乱了一切计划。对于领导安排的工作，一定要明确，哪些是自己的，哪些需要同事协助完成的，避免事必躬亲，使自己陷入琐事之中，从而耽误了工作进度，降低了工作效率。

　　最为合格的秘书，一定要对工作进行总结，是哪个地方浪费了大量的时间，哪些地方时间安排过于紧凑，对时间表进行不断地变化和改进。依据自己的实际情况来安排工作，例如一天中哪个时间段效率高低，来制度时间表。在经济高速发展的今天，一定要体会时间管理的艺术，对每个人的宝贵时间合理利用，在快节奏的社会中对时间进行有效管理，从而提高工作效率，更好地为领导、公司服务。

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