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日本化妆品在物流交易中EDI应用
导语：EDI是将贸易、生产、运输、保险、金融和海关等事务文件，通过电子邮箱按各有关部门或公司企业之间的标准格式进行数据交换，并按国际统一的语法规则对报文进行处理，是一种利用计算机进行事务处理的新业务。
日本的化妆业界一直给人充满华丽和时尚的印象，但其内在实情却与这个光鲜的外表相距甚远。日本化妆品行业中多数企业长期存在着过时的商业习惯和低效率的交易形态。日本化妆品产销商虽然在市场保持增长的东风中获得了良好的发展和理想的利润，但是近年来日本化妆品市场陷入增长放缓，行业中竞争也日趋激烈。
为此，日本的化妆品产销商也在不断寻求让企业获得更大发展空间、取得更高利润的方法，其中，EDI的应用成为了各企业重点关注的对象。这些企业希望借助EDI尽可能减少企业不必要的开支，实现物流和交易的效率化和资源配置合理化。本文将会以在日本具有代表性、EDI应用较成熟的化妆品生产商以及销售商为实例，浅析日本化妆物流交易中EDI的应用以及其发展趋势。以期为中国的化妆品产销商提供参考。
在日本，长期以来化妆品的流通环节都是相当复杂，并且物流效率很低。制造商和零售商之间夹杂着贸易公司、分店、批发商等各种名目的组织机构，每个组织机构中都在各自重复着发货、收货，装卸，库存，点验货等物流作业。尤其是在百货店、化妆品专营店中销售的制度品(生产商直接向百货店、化妆品专营店等设有该品牌化妆品专柜和专职销售人员的店铺，按照合约内容供应的化妆品)物流作业效率低的现象更为明显。
长期以来在百货店制度品的物流环节中，在商品送达百货店、化妆品专营店前往往要在不同的组织机构中反复点验货。零售店和生产厂之间存在着物流中转站、百货店物流中心等各种物流中心，他们都各自独立地对商品进行验货、点货等工作。生产商在发货时也会进行点验货，而零售商在收货时同样也进行点验货。这就使商品起码需要进行4次点验货手续才能在零售店中上架。
另一方面，重复繁琐的点验货手续也会耗费产销商大量的人力资源。以某著名百货店为例，该店每个月约会从某化妆品生产商进150箱货。一箱货所需的点验货时间约需50分钟。这就是说，该百货店每个月在点验一个化妆品生产商的货品上就要耗费125小时。这些点验货作业同时最终会消耗了导购员的工作时间，据统计，该百货店化妆品部的导购员，平均每月要花费总劳动时间的3%用于协助商场点验货。
这种耗费导购员工作时间的制度，越来越让生产商和零售商感到切肤之痛。因为导购人员是化妆品销售的前线人员，通过为顾客提供导购服务来提高顾客的购买欲，从而提升生产商和零售商的销售业绩。但是如果这些担负重任的导购员要花费过多时间在其他工作上，将会影响到导购服务的质量，给生产商和制造商造成直接损失。
其次，在化妆品的物流环节上，处理发货单、收货单等纸质文件也会消耗大量的时间。按照一直以来日本的商业习俗，物流中转站和百货店物流中心会对每批货物中不同的商品进行收发货单核对。
还有一点是值得注意的，由于在百货店、化妆品专营店中的导购人员多是生产商派遣来的美容部员工，并不是店铺的正式员工，所以他们的基本上都不能通过自己掌握的对顾客需求情况进行订货，而在必须要得到店铺负责人的许可才能下订单。这就不但增加了订货的手续，还不能按照店铺的销售量和库存商品情况及时订货，让注重流行的化妆品错过了最佳的销售时机，严重影响了化妆品的销售额。
日本化妆品产销商认识到物流交易环节对业绩和利润的密切关系，也开始着手对物流环节进行改革。这个活动的中心之一就是EDI(电子数据交换)导入。
实际上，当前的日本化妆品业界很多就是通过EDI去实现商务电子化，尤其一些著名的百货店和化妆品生产商，都在积极地引EDI，希望借助EDI“无纸化”、“电子传输化”、“信息共享化”等优势去提高物流和交易环节的效率，降低物流成本和减少所耗费的资源。外资化妆品MAXFACTOR和日本老牌百货店三越之间的EDI的应有模式，则成为了日本化妆品产销商引入EDI的楷模。
从1999年5月开始，这两个企业就开展了一系列引入EDI的制度的措施，以求实现1)灵活运用EDI技术;2)简化点验货的手续和流程;3)废除收发货传票等纸质交易文书4)提高订货处理的效率这四大目标，从而降低成本、增加利润。
在引入EDI后，两家企业把订货、接受订货、销售额管理、交货、点验货信息、赊账等情报通过网络共享。这就大量节省了不必要的手续和工作时间，例如生产商在发货后的点验货工序。生产商会把在发货时点验货的记录通过网络和各流通部门共享，而各个部门原则上则不需要再度进行点验货。而三越百货店则会对该生产商的商品进行定期的抽检。而且电子化的信息共享还在最大程度上减少了纸质交易文书的使用，节省了处理这些文书的时间和劳动力。
在引入了EDI后，两家公司也对化妆品的订货手续进行了简化。生产商派驻的导购员无需得到百货店相关负责人的认可，就可直接凭借自己对顾客需求的把握和其他专业的判断去确认订单的内容，并通过网络向公司发订单。百货店每个月会定出下个月订货的限额，只要在这个订货额范围内，导购员都可以自主地决定订单的内容。这样导购员就无需因为每张订单都向百货店确认而浪费本应用在导购服务上的时间，并保证了使商品获得最佳的销售时机。
三越在1999年的10月率先在东京的银座分店引入了EDI体系，于同年的12月，在东京的全部三越百货店都引入了EDI，并且在2000年所有三越百货店都实现了物流管理的EDI化。
引入了EDI物流管理系统后，三越百货店的化妆部门取得了良好的收效。根据统计数据显示，化妆品部门的订货业务量减少了77.4%，与商品相关的工作量减少了72.9%。并且化妆品的物流流通时间也大为缩减，由原来的3-4日缩减到1-2日，最大程度确保了商品的及时供应以及把握最佳的销售时机。同时，通过这一系列的改革措施还让化妆品部的导购人员有更多的时间和精力用于导购工作上，增加了导购服务的质量。
由于EDI在MAXFCTOR和三越间成功运用并取得了良好的收效，日本全国化妆品生产商和百货店组成的“化妆品流通BPR委员会”决定以MAXFCTOR和三越共同开发的商业模式和系统作为化妆品生产商和百货店之间在线交易的基准。另一方面，不是少日本的化妆品产销商也相应加快了EDI引入EDI的步伐，从2000年春季开始，资生堂、佳娜宝、花王、高斯这四家位于日本化妆品生产业前列的化妆品生产商也相继在不同程度上引入EDI。目前，在日本引入EDI的化妆品产销商也在不断增加。
综上所述，EDI日本化妆品产销商中的成功应用可以证明EDI能够在化妆品行业中广泛运用，并可让化妆品产销商获得更大发展空间、取得更高利润。目前我国的化妆品产销商在物流和交易过程中还存在着一些不合理的制度和低效率的行为，希望日本化妆品物流交易中EDI的应用实例能够为中国的化妆产销商带来新的思考空间。
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