人力资源须知的编码技巧

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人力资源须知的编码技巧

　　编码在人力资源工作中适用度很广，那么人力资源管理师须知哪些编码呢?下面是小编给大家提供的人力资源须知的编码技巧，大家可以参考阅读，更多详情请关注应届毕业生考试网。

　　人力资源部门用到的编码，通常有：文件发文字号、表单编号、员工编号、岗位编号、劳动合同编号、档案编号等。对于编码规则，都是在考虑目的性和功能性方面来设定的。

　　一、文件发文字号

　　在我写的前面的文章中有介绍，本篇不再讲解。

　　二、表单编号

　　这里所说的表单，主要是工作中常用到的各种表格等，对于此类的编号，前面的文章中一句带过，是建议有独立的编号。表单编号建议体现部门和顺序号即可，如HR-FORM-0001，HR代表部门，FORM代表表单，顺序号用四位的数字表示，从1开始，不足四位的用0补足。所有表单无论属于哪个文件的附件，按照公布的时间早晚顺序编号，表单修改后文件的版本版次变动，表单的编号是一直不变的。

　　三、员工编号

　　有HR会说，我们公司要员工编号没有用?在这里我明确告诉你，错，大错特错。哪怕公司没有要求做员工编号，人力资源部门也要为每一位员工编号。员工编号至少有一项作用是哪个公司也少不了的，那就是作为唯一值进行检索，也是识别作用。公司员工有可能重名，用身份证区分的话，号码太长，此时员工编号的识别作用就发挥出来了。

　　下面谈几种员工编号的编号规则：

　　(一)最简单的编号

　　这种情况绝大多数是在部门内部应用，所以编码规则相对简单，能作为唯一值即可。如公司简称为HY，顺序号为5位顺序号，不足5位用虚数0补足，这样员工编号可以编为HY00001，依次向后编号，一人一号。甚至我们可以直接用00001来表示员工编号。

　　优点：便于维护，便于综合信息检索

　　缺点：无

　　(二)体现入职日期的员工编号

　　如20170104001，代表8位入职日期和3位顺序号。员工入职后按照入职日期和当天的入职顺序进行编号。也可以编写6位入职日期，如170104001，或者再带上公司简称的编号，如HY20170104001，HY170104001。

　　优点：便于维护，便于综合信息检索

　　缺点：无

　　(三)体现部门、职级、岗位等信息的员工编号

　　这种可以和以上两种任意组合，如HR代表人力资源部，员工编号可以编为HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同样道理，把职级和岗位用数字或字母代表，和上面规则任意组合即可，不再详细讲解。

　　优点：员工编号可以体现出部门、岗位、职级等信息

　　缺点：员工编号需要维护，不能形成唯一值，尤其公司人越多、人员流动性越大、人员调动情况赵多，维护的工作量就越大。而且这种编码规则不利于综合信息检索。

　　综上，如果公司无硬性要求，建议采用前两种编码规则。公司有强制要求体现部门、职级、岗位等信息的，建议人力资源部内部也有一套采用前两种的编码规则，以便于进行综合信息检索。

　　四、岗位编号

　　岗位编号体现的信息会比较多，一般情况下，越小的公司编码规则就越简单，越大的公司编码规则就越复杂。

　　岗位编号里面可以体现公司、部门、职位族、职级、岗位等信息，一个岗位一个编号，岗位编号主要用来识别岗位。

　　如HY-HR-01，HY代表公司，HR代表人力资源部门，01代表人力资源部的某个岗位。

　　HY-HR-01-01，HY代表公司，HR代表人力资源部门，HY后面的01代表经理这一职级，最后的01岗位顺序号。HY-HR-04-02，这个编号我们可以看作是人力资源部专员级招聘专员岗位，02代表招聘专员，可以用03代表培训专员等。

　　HY-HR-01-01-01，HY代表公司，HR代表人力资源部门，第一个01代表管理领导岗，第二个01代表经理这一职级，最后的01岗位顺序号。

　　GT-HY-HR-01-01-01，GT代表集团公司，HY代表某个子公司，后面的含义和上面相同。

　　GT-HY-02-HR-01-01-01，其中02代表人资行政中心，其它含义与上相同。

　　编号中带不带短划线“-”，或者用字母表示还是用数字表示等，都可以根据公司情况来编制。岗位编号并不是体现的信息越多越好，它能体现岗位所属和唯一性即可，至于其它需要体现什么信息，经过仔细考虑可编制。

　　五、档案编号

　　建议与员工编号相同，此处所说员工编号是指能形成唯一值的员工编号。

　　六、劳动合同编号

　　劳动合同需要多次签订的特性决定了我们需要对劳动合同进行唯一编号，编码过程中，我们可以体现签订日期、签订次数、劳动合同期限、顺序号等信息。

　　我们以8位签订日期来进行编号，签订次数分别用1、2、3……来体现，劳动合同期限用2位数字表示，不足2位用0补足，其中00代表无固定期限劳动合同。顺序号用3位顺序号表示，不足3位用0补足。

　　20170104001代表2017年1月4日签订的第1份劳动合同，这是最简单的一种编码规则，它用日期和顺序号来形成唯一值。

　　20170104-3-00-001代表2017年1月4日与员工签订的第一份劳动合同，是与某员工第3次签订劳动合同，劳动合同期限为无固定期限劳动合同。

　　劳动合同编码没必要太复杂，主要能体现唯一性即可。

　　人力资源面试技巧和注意事项

　　（一）人力资源简介

　　人力资源（Human Resources ，简称HR）指在一个国家或地区中，处于劳动年龄、未到劳动年龄和超过劳动年龄但具有劳动能力的人口之和。或者表述为：一个国家或地区的总人口中减去丧失劳动能力的人口之后的人口。人力资源也指一定时期内组织中的人所拥有的能够被企业所用，且对价值创造起贡献作用的教育、能力、技能、经验、体力等的总称。狭义讲就是企事业单位独立的经营团体所需人员具备的能力（资源）。

　　人力资源，又称劳动力资源或劳动力，是指能够推动整个经济和社会发展、具有劳动能力的人口总和。经济学把为了创造物质财富而投入于生产活动中的一切要素通称为资源，包括人力资源、物力资源、财力资源、信息资源、时间资源等，其中人力资源是一切资源中最宝贵的资源，是第一资源。人力资源包括数量和质量两个方面。人力资源的最基本方面，包括体力和智力，从现实应用的状态，包括体质、智力、知识、技能四个方面。人力资源与其他资源一样也具有特质性、可用性、有限性。

　　通常来说，人力资源的数量为具有劳动能力的人口数量，其质量指经济活动人口具有的体质、文化知识和劳动技能水平。一定数量的人力资源是社会生产的必要的先决条件。一般说来，充足的人力资源有利于生产的发展，但其数量要与物质资料的生产相适应，若超过物质资料的生产，不仅消耗了大量新增的产品，且多余的人力也无法就业，对社会经济的发展反而产生不利影响。经济发展主要靠经济活动人口素质的提高，随着生产中广泛应用现代科学技术，人力资源的质量在经济发展中将起着愈来愈重要的作用。

　　基本方面包括体力和智力。如果从现实的应用形态来看，则包括体质、智力、知识和技能四个方面。具有劳动能力的人，不是泛指一切具有一定的脑力和体力的人，而是指能独立参加社会劳动、推动整个经济和社会发展的人。所以，人力资源既包括劳动年龄内具有劳动能力的人口，也包括劳动年龄外参加社会劳动的人口。

　　在劳动年龄，由于各国的社会经济条件不同，劳动年龄的规定不尽相同。一般国家把劳动年龄的下限规定为15岁，上限规定为64岁。我国招收员工规定一般要年满16周岁，员工退休年龄规定男性为60周岁（到60岁退休，不包括60岁），女性为55周岁（不包括55岁），所以我国劳动年龄区间应该为男性16—59岁，女性16—54岁。

　　（二）人力资源面试技巧和注意事项

　　第一，人力资源岗位要求面试者有很好的亲和力，能取其他人进行充实的沟通，这就要求面试者必必要连结优良的心态来面临从考官，环节要做到八个字———顺其天然，不骄不躁。最好的表示应是，面带浅笑，平视对方，彬彬有礼。不要自大，畏首畏脚，不敢酣畅地表达本人的概念；哟敢于自傲，更不要过于自傲，才高气傲。

　　第二，面试者应留意本人的面试礼节及着拆技巧。人力资源岗位的抽象是公司的窗口，面试时要做到情节卫生，穿戴得体，仪表风雅。穿戴前卫、胸部露的太多，以及浓拆艳抹邓，城市给面试官留下欠安的印象，男性抽烟、品味口喷鼻糖、留长头发等标新立异的打扮更应坚定避免。入座后，尽量不要呈现晃腿、玩笔、摸头、措辞时伸舌甲等小动做，很容易给面试官留下不成熟、不严肃的印象。

　　第三，人力资源岗位需要很强的言语表达能力和火速的思维，面试时要出格留意措辞的内容、语气及所表示出的诚意。措辞倒横直竖、语意不清，会让面试官感觉无法担任大任；话语虽然动听，但脆而不坚、缺乏诚意，也不会让人发生信赖感。一般来说，考官测评的沉点不正在于求职者谜底的准确取否，而正在于论证能否能令人信服。因而，回覆问题时，考官提出问题当前，不必急于回覆，略做思虑再启齿回覆。即便考官所提的问题取你事前预备的标题问题十分类似，也不要正在对方话音刚落的时候当即答题，不然考官会感觉你没有存心答题，只是正在背事先预备好的谜底。更不要进行简单的必定或否认，要辨证阐发，从正反两面回覆，同时还要逻辑严密、思绪清晰。

　　第四、正在面试前，要预备充实，出格要领会这家公司的布景、财产产物、企业成长标的目的、成长前景和企业文化等，做到心中无数。

　　人力资源沟通技巧

　　1.与董事会沟通

　　董事会的权利非常大，一般拥有公司最高的经营决策权，比如决定公司经营方针、投资方向、财政预算、任命重要岗位领导人及裁决企业内部纠纷等权利。所以，如何与董事会进行沟通，把自己的思想和经营理念传递上去，得到公司最高层的认可，关系到每一个职业经理人的前途和命运。

　　公司的董事会一般达成决议的原则是少数服从多数，董事会的决定就是集体的决定，它比个人的决定更具有客观性，它不会因为个人的喜好、个人的偏见决定某些事情，而且董事会的决议一般是比较完善的。

　　因此，如何争取大多数董事的认可，成为决胜董事会的重要筹码。你可以在会前就你的想法向董事们提出，广泛了解他们的立场和态度，交换意见，争取他们的支持，即使他们不支持你的结论，你也可以根据他们的言论，再修改你的观点，使你的观点能够被他们接受。

　　召开董事会时，你应该根据议题将你的想法、思路、依据积极地阐述出来，争取大多数董事的支持。开董事会前一般都会有明确的议题，这时，你就要先发制人，首先亮出你对人力资源任免的观点和思想，提出你的意见，掌握会议的领导权，引导大多数人朝你的思路走，大家都会围绕你的意见进行讨论，你的观点是会深入大多数人的心里。

　　2.与直线经理沟通

　　可以说，各直线经理或各部门经理本身就是“准人力资源经理”，其职能的相当一部分就是人力资源工作，公司的规章制度、绩效考评、招聘管理等等工作都要通过部门经理得到贯彻执行。

　　与直线经理沟通协调的关键在于明确直线经理的人力资源管理职责，在明确直线经理的人力资源管理职责之后，你所要做的就是为整个公司来制定人力资源政策，并指导、监督各人力资源政策在部门的执行。对于部门与部门之间、不同部门员工之间、下级对上级的人力资源冲突要进行调节和处理，对于部门内部的员工冲突由直线经理直接处理即可。

　　明确直线经理的人力资源管理职责，首先要明确直线经理的管理职责。实际上，很多直线经理都是由于工作业绩突出而提拔上来的，对于管理工作可能没有任何经验。可以召开相关的会议来强调直线经理不是一名高级员工，而是一名管理者。你也可以在直线经理的岗位职责中将业务职责和管理职责分开，甚至可以与他们坐在一起共同讨论他们的管理职责具体包括哪些内容。

　　明确了管理职责，还应告诉直线经理，他们在哪些方面有人力资源决策权，在哪些方面有人力资源建议权，又在哪些方面有人力资源操作权，当然这些权利都局限在他本部门之内。比如对于工作考评、新员工试用期期限他们有决策权，而对于本部门员工的招聘、辞退、薪酬等他们有建议权。在他们行使权利的时候要按照一定的流程，填写相应的表格，这些就是操作权。这样，直线经理就知道自己该做什么、不该做什么了。由于他对本部门员工有一定的人力资源权，所以也就不会再抱怨员工的素质如何如何。人力资源经理就可以将精力集中在公司整体的人力资源协调和安排上。

　　在让各直线经理行使他们人力资源权的初期，人力资源经理要经常与他们进行沟通，讲解公司的人力资源政策，指导一些具体的人力资源操作。比如如何进行考评沟通，如何激励下属等等。对于各直线经理上报的人力资源材料和表格，人力资源经理要认真地进行审查，发现问题要及时进行调研，并汇报给自己的上级。

　　3.与员工沟通

　　美国著名的情绪心理学家拉扎勒斯提出，当前面临的事件触及个人目标的程度是所有情绪发生的首要条件，当该事件的进行促进个人目标的实现时，产生积极的情绪情感，反之，则会产生消极的情绪情感。

　　沟通可以化解下属的抱怨情绪，可以创造奇迹。许多人际误会、矛盾乃至冲突都源于人际沟通障碍。一项调查表明，员工中80%的抱怨是由小事引起的，或者说是由误会引发的抱怨。对于这种抱怨，管理者决不能掉以轻心，一定要给予认真、耐心的解答，因为有时误会造成的裂痕是永远无法弥补的。另外20%的抱怨往往是因为公司的管理出了问题。对这种抱怨，管理者要及时与员工进行平等沟通，先使其平静下来，然后采取有效措施，尽快加以解决。沟通在一定程度上可以化解下属的抱怨情绪，任何轻视沟通的念头都是错误的。

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