试题

计算机二级考试ACCESS报表复习指导

时间:2024-06-01 03:49:59 试题 我要投稿
  • 相关推荐

2017年计算机二级考试ACCESS报表复习指导

  引导语:Access报表功能非常强大而且方便。以下是百分网小编为大家整理的2017年计算机二级考试ACCESS报表复习指导,欢迎阅读!

2017年计算机二级考试ACCESS报表复习指导

  报表的功能

  尽管数据表和查询都可用于打印,但是,报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式,可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上,也可以传送到打印设备。

  报表是查阅和打印数据的方法,与其他的打印数据方法相比,具有以下两个优点:

  ◆ 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能,还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。

  ◆ 报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容,从而可以方便有效地处理商务。

  报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分,不仅可用于数据分组,单独提供各项数据和执行计算,还提供了以下功能:

  ◆ 可以制成各种丰富的格式,从而使用户的报表更易于阅读和理解。

  ◆ 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。

  ◆ 通过页眉和页脚,可以在每页的顶部和底部打印标识信息

  ◆ 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。

  报表设计

  如同数据库中创建的大多数对象一样,用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先,打开数据库窗口,单击【对象】栏下的【报表】按钮,然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】,则弹出【新建报表】对话框。

  报表设计工具

  ⑴ 工具栏

  视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果

  ⑵ 工具箱

  在报表设计过程中,工具箱是十分有用的,下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。

  ◆ 选择对象 用于选定操作的对象。

  ◆ 控件对象 单击该按钮后,在使用其他控件时,即可在向导下完成。

  ◆ 标签 显示标题、说明文字。

  ◆ 文本框 用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据,也可接受计算结果或用户输入。

  ◆ 选项组 显示一组限制性的选项值。

  ◆ 切换按钮 当表内数据具有逻辑性时,用来帮助数据的输入。

  ◆ 选项按钮 与切换按钮类似,属单选。

  ◆ 复选框 选中时,值为1,取消时,值为0。属多选。

  ◆ 组合框 包括了列表框和文本框的特性。

  ◆ 列表框 用来显示一个可滚动的数据列表。

  ◆ 命令按钮 用来执行某些活动。

  ◆ 图像 加入图片。

  ◆ 非绑定对象框 用来显示一些非绑定的OLE对象。

  ◆ 绑定对象框 用来显示一系列的图片。

  ◆ 分页符 用于定义多页数据表格的分页位置。

  ◆ 选项卡控件 创建带有选项卡的对话框。

  ◆ 子窗体/子报表 用于将其他表中的数据放置在当前报表中。

  ◆ 直线 划直线。

  ◆ 矩形 划矩形。

  ◆ 其他控件 显示Access 2003 所有已加载的其他控件。

  ⑶ 工作区

  ◆ 报表页眉 以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。

  ◆ 页面页眉 页面页眉中的文字或字段,通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页,则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。

  ◆ 主体 用于处理每一条记录,其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域,通常含有计算的字段。

  ◆ 页面页脚 页面页脚通常包含页码或控件,其中的【=“第”&[page]&“页”】表达式用来打印页码。

  ◆ 报表页脚 用于打印报表末端,通常使用它显示整个报表的计算汇总等。

  除了以上通用区段外,在分组和排序时,有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令,弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后,对话框下端会出现【组属性】选项组,将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】,在工作区即会出现相应的组页眉和组布脚。

  ⑷ 属性窗口

  报表高级设计

  下面对报表设计中排序、分组及子报表等内容进行详细讨论。

  1. 排序与分组

  所谓分组,是指按某个字段值进行归类,将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。

  在设计视图方式打开相应的报表,单击工具栏上的【排序与分组】按钮,弹出对话框,在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应内容,则在下部出现【组属性】区域。

  系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时,可以单击要设置分组属性的字段或表达式,然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。

  ◆ 组页眉 用于设定是否显示该组的页眉。

  ◆ 组页脚 用于设定是否显示该组的页脚。

  ◆ 分组形式 选择值或值的范围,以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。

  ◆ 组间距 指定分组字段或表达式值之间的间距值。

  ◆ 保持同页 用于指定是否将组放在同一页上。

  下面对不同的分组情况进行介绍:

  ⑴ 按日期/时间字段分组记录

  ◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

  ◆ 年 按照相同历法中的日期对记录进行分组。

  ◆ 季度 按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。

  ◆ 月份 按照同一月份中的日期对记录进行分组。

  ◆ 周 按照同一周中的日期对记录进行分组。

  ◆ 日 按照同一天的日期对记录进行分组。

  ◆ 时 按照相同小时的时间对记录进行分组。

  ◆ 分 按照同一分钟的时间对记录进行分组。

  ⑵ 按文本字段分组记录

  ◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

  ◆ 前缀字符 按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。

  ⑶ 按自动编号、货币字段或数字字段分组记录

  ◆ 每一个值 按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。

  ◆ 间隔 按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。

  ⑷ 设置排序与分组的步骤

  在对报表中的数据分组时,可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段,称为分组字段,而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。

  2. 子报表

  子报表是出现在另一个报表内部的报表,包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”,而子报表显示“多”的相关记录。

  一个主报表,可以是结合型,也可以是非结合型。也就是说,它可以基于查询或SQL语句,也可以不基于它们。通常,主报表与子报表的数据来源有以下几种联系:

  ◆ 一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下,非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。

  ◆ 主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时,应该把主报表与一查询或SQL语句结合起来。

  ◆ 主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据,在此情况下,子报表包含与公共数据相关的详细记录。

  使用向导创建报表

  创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中,需要选择在报表中出现的信息,并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是,用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段,这些字段可来自多个表和查询,向导最终会按照用户选择的布局和格式,建立报表。

  新建报表:

  选择表和字段

  按学分分组:

  按课程ID排序:

  选择报表布局:

  选择报表样式:

  确定报表标题:

  运行报表结果:

  3. 自动创建报表及图表向导

  ⑴ 自动创建报表

  报表向导提供的自动创建报表有两种格式:一种是纵栏式,另一种是表格式。

  ⑵ 自动创建图表

  如果需要将数据以图表的形式表示出来,使其更加直观,就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大,提供了几十种图表形式供用户选择。

  新建报表向导,选择图表向导,和数据来源表:

  选择图表数据所在字段:

  选择图表的类型:

  指定图表的布局:

  指定图表的标题:

  运行图形报表,得到结果图:

  4. 标签向导

  标签向导的功能强大,它不但支持标准型号的标签,也支持自定义标签的创建。

  5. 使用报表设计视图

  下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例,创建报表。

  启动【新建报表】:

  报表设计工作区如下:

  ⑴ 向报表工作区添加控件:

  报表中的每一个对象,都称为之为控件,控件分为三种:

  ◆ 绑定控件 绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时,Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起,包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。

  ◆ 非绑定控件 非绑定控件保留所输入的值,不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。

  ◆ 计算控件 计算控件是建立在表达式(如函数和计算)基础之上的。计算控件也是非绑定控件,它不能更新字段值。

  用户可以在设计视图中对控件进行如下操作:

  ◆ 通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。

  ◆ 通过按Del键删除控件。

  ◆ 激活控件对象,拖动控件的边界调整控件大小。

  ◆ 利用属性对话框改变控件属性。

  ◆ 通过格式化改变控件外观,可以运用边框、粗体等效果。

  ◆ 对控件增加边框和阴影等效果。

  向报表中添加非绑定控件,可通过从【工具箱】中选择相应的控件,拖动到报表上即可。

  向报表中添加绑定控件是一项重要工作,这类控件主要是文本框,它与字段列表中的字段相结合来显示数据。

  在报表中创建计算控件时,可使用以下两种方法:如果控件是文本框,可以直接在控件中输入计算表达式。另,不管控件是不是文本框,都可以使用表达式生成器来创建表达式。

  使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下:

  ◆ 在设计视图中打开报表。

  ◆ 创建或选定一个非绑定的【文本框】。

  ◆ 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。

  ◆ 打开属性对话框中的【数据】标签,并单击【控件来源】。

  ◆ 单击表达式生成器按钮,弹出【表达式生成器】。

  ◆ 单击“=”按钮,并单击相应的计算按钮。

  ◆ 双击计算中使用的一个或多个字段。

  ◆ 输入表达式中的其他数值,然后【确定】。

  ⑵ 控件的更改和设置

  更改控件的方法通常有两种:即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。

  ⑶ 在报表中添加节

  为了使报表更易于理解,可将报表分成若干节,在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节:“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”,选择【视图】|【报表页眉/页脚】,可增加两个节:“报表页眉”、“报表页脚”。

  报表的节也具有属性,不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充/背景色】可设置节的颜色;但所有其他的属性,必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框,可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。

  ⑷ 属性设置

  除了可以移动控件的位置和改变控件的尺寸外,还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件,在弹出的快捷菜单中选择属性。

  ⑸ 保存报表

  在对报表进行修改后,单击工具栏中的【保存】,就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称,然后单击【确定】按钮,就可以保存报表。

  6. 用报表设计视图创建报表

  下面通过实例说明设计报表的步骤:

  ⑴ 打开相应数据库,新建报表,选择【设计视图】、选择【订单】表。

  ⑵ 添加相应字段到报表设计主体区内。

  ⑶ 添加页面页眉和页面页脚

  其中页面页脚的文本框内容由属性窗口和表达式生成器生成。

  ⑷ 保存运行得到结果

  7. 报表属性

  下面是报表的属性窗口,该对话框有五个选项卡,分别是:【格式】、【数据】、【事件】、【其他】、【全部】。

  如果没有用设计视图打开报表,而是选中一个报表后,单击工具栏上的【属性】按钮,则将会弹出另外一种报表属性对话框。

  8. 使用报表快照

  Access 2003 提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有.snp扩展名的独立文件,包含Access 2003 报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是,不需要照相复制和邮寄印制版本,接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。

  为了查看、打印或邮寄一个报表快照,用户需要安装“快照取景器”程序,它是一个独立的执行程序,它提供了自己的控件、帮助文件和相关文件。在默认情况下,当用户第一次创建一个报表快照时,Access 2003就自动安装了“快照取景器”。通过电子邮件发送

  预览及打印报表

  1. 预览报表

  单击数据窗口中【对象】栏下的【报表】按钮,选中所需预览的报表后,单击工具栏中的【预览】按钮,即进入【打印预览】窗口。打印预览与打印真实结果一致。如果报表记录很多,一页容纳不下,在每页的下面有一个滚动条和页数指示框,可进行翻页操作。

  2. 报表打印

  打印报表的最简单方法是直接单击工具栏上的【打印】按钮,直接将报表发送到打印机上。但在打印之前,有时需要对页面和打印机进行设置。

  创建查询报表

  报表可以看成是查看一个或多个表中数据记录的方式,这个概念是所有报表的基础。前面已介绍了单个表的报表输出,而通过查询报表可以从多个表中收集用户想要的数据。这时,创建报表必须选择【查询或表】并把字段显示在报表上。除非希望在报表上看到单个表的所有记录,否则就要把报表绑定到查询上。可以说,如果希望在多个表中访问数据来产生报表,唯一的方法是将报表和查询绑定在一起。

  ⑴ 创建查询

  ⑵ 创建报表并与一个查询绑定

  ⑶ 设计查询报表

  ⑷ 美化查询报表

  创建多列报表

  Access 2003 还提供了一种称为“多列报表”的报表,这种报表能够定义报表的各个部分,从而使用一个页面上能打印出多列数据来。它通过一个页面设置对话框来创建。

【计算机二级考试ACCESS报表复习指导】相关文章:

计算机二级考试Access练习12-04

计算机二级考试access难点辅导02-02

计算机等级考试二级Access考前试题12-03

2017计算机二级考试Access备考习题12-11

2016计算机二级考试《Access》上机试题03-30

计算机二级《Access》考试内容大纲03-30

计算机二级Access考试题及答案09-25

2023下半年计算机二级access考试要点:报表和窗体功能06-16

2017计算机二级考试Access知识巩固题12-12