招标代理档案管理制度

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招标代理档案管理制度

　　在日常生活和工作中，越来越多人会去使用制度，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的招标代理档案管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

招标代理档案管理制度

招标代理档案管理制度1

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的`一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；

招标代理档案管理制度2

　　第一条归档的.文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。

　　第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。

　　第三条归档文件应为原件。

　　第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。

　　第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续

招标代理档案管理制度3

　　一、分管档案工作的局领导职责

　　1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

　　2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

　　3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

　　二、局档案员职责

　　1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

　　2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

　　3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的.带有密级的材料。

　　4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

　　5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

　　6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

　　三、分管档案工作的各处（室）领导职责

　　1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

　　2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

　　3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

　　4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。

　　5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

　　6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。

　　四、各处、室专（兼）职档案人员职责

　　1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

　　2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

　　3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

　　4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

　　5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

　　6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

　　7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

　　8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

招标代理档案管理制度4

　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的.各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

　　五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

　　六、文件资料档案的保管、查阅。

　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

招标代理档案管理制度5

　　１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

　　２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的'依据。

　　３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

　　４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。

　　５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

　　６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。

　　７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。

　　８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。

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　　为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

　　1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

　　2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

　　3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

　　4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的'，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

　　5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

　　6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

招标代理档案管理制度7

　　第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

　　第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的'次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

　　第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

招标代理档案管理制度8

　　1产生目的

　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

　　3正文

　　3.1文件资料的收集

　　3.1.1收集范围

　　凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

　　3.1.1.1上级来文

　　(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

　　(2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

　　3.1.1.2公司文件材料

　　(1)会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；

　　(2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的`修改稿；

　　(3)公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；

　　(4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；

　　(5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

　　(6)公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；

　　(7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

　　(8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

　　(9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；

　　(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；

　　(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

　　(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

　　(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

　　(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；

　　(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；

　　(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

　　(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

　　(18)公司签订的各种合同、协议等材料；

　　(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

　　(20)各种普查工作中形成的文件材料。

　　3.1.2收集中应注意的问题

　　3.1.2.1公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。

　　3.1.2.2正文和附件要同时收集。

　　3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

　　3.1.2.4作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

　　3.1.2.5有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

　　3.1.2.6有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

　　3.1.2.7用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。

　　3.1.2.8经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

　　3.2立卷归档

　　3.2.1公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

　　3.2.2文件材料的分类

　　应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。

　　3.2.3立卷分工

　　3.2.3.1各单位形成的文件，自行立卷；

　　3.2.3.2下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；

　　3.2.3.3上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。

　　3.2.4归档

　　3.2.4.1各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理)。

　　3.2.4.2各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

　　3.2.4.3不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

　　3.2.4.4卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。

　　3.3档案保管

　　3.3.1档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　3.3.2胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

　　3.3.3底图入库要认真检查，平放或卷放。

　　3.3.4库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

　　3.4档案借阅

　　3.4.1借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

　　3.4.2借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

　　3.4.3借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

　　3.4.4归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

　　3.4.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

　　3.4.6底图一般不予外借。

　　3.5档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。

　　3.6档案统计

　　3.6.1销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。

　　3.6.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。

　　3.6.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。

　　3.6.4统计数字要准确真实。

　　3.6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

　　3.7档案保密

　　3.7.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

　　3.7.2不得传播、议论有关机密问题。

　　3.7.3档案资料不准带到公共场所。

招标代理档案管理制度9

　　１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的.档案进行销毁处理。

　　２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

　　３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

　　４、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

　　５、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

　　６、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

招标代理档案管理制度10

　　一、制度内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

　　二、管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　三、适用范围

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的.资料：

　　1.收集客户单位资料

　　2.客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3.客户装修工程文件

　　4.客户迁入时填具之资料

　　5.客户资料补充

　　6.客户联络资料

　　7.紧急事故联络人的资料

　　8.客户与管理处往来文件

　　9.客户违规事项与欠费记录

　　10.客户维修记录

　　11.客户投诉记录

　　12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

　　四、注意事项

　　1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

　　3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

　　4.接听客户投诉，解决客户投诉；

　　5.接听客户工程报修电话，及时联系修复。

招标代理档案管理制度11

　　一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

　　二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

　　三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

　　四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

　　五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

　　六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的`整洁、完整。

　　七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

　　八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

　　九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。

招标代理档案管理制度12

　　一、总则

　　1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

　　2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的.文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　四、归档要求

　　1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　五、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　六、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借，必须专人专用。

　　7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

招标代理档案管理制度13

　　第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

　　第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的'具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

　　第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

　　第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

　　第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

　　第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

　　第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

　　第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

　　第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

　　第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

　　第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

招标代理档案管理制度14

　　一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

　　二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

　　三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

　　四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的`，严禁提供利用。

　　五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。

　　六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

　　七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

　　八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

　　九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

　　十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

招标代理档案管理制度15

　　一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

　　二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。

　　四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

　　五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。

　　六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的.场所。

　　七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。

　　八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。

招标代理档案管理制度16

　　１、档案保管工作，是采用一定的'技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

　　２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

　　３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

　　４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。

　　５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

　　６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

　　７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。

招标代理档案管理制度17

　　一、档案的建立。

　　1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

　　1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

　　1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等；

　　1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等；

　　1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

　　1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等；

　　1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等；

　　1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的`文件等。

　　1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

　　二、档案管理

　　2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

　　2.2档案管理要求：

　　2.2.1进行标准化的档案管理。

　　2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

　　2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

　　2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

　　2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

　　2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

　　2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

招标代理档案管理制度18

　　一、总则

　　集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

　　2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

　　二、归档范围

　　1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

　　2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

　　3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

　　4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)

　　5、政府、项目批文、合同；

　　6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等)；

　　7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸；

　　8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；

　　9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同)；

　　10、公司有效证照、证件、印章；

　　11、具有法律效力及保存价值的文件；

　　12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

　　13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

　　14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

　　15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　三、立卷归档要求

　　1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

　　2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

　　3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

　　4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

　　(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

　　(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

　　(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的.也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

　　(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　四、档案保管期限

　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

　　2、确定集团档案保管期限的原则

　　(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　五、档案保密级别

　　1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

　　2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

　　3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。

　　4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　六、档案的借阅

　　1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

　　2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

　　3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

　　5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　七、电脑档案的管理

　　1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

　　2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

　　八、档案的鉴定与销毁

　　1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

　　2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

　　3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

　　4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　九、罚则

　　1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

　　2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

　　3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

　　4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

　　5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

　　6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

　　十、附则

　　1、本制度自20xx年9月1日生效。

　　2、本制度由集团行政人事部负责解释。

　　3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

　　4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

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