文件档案管理制度

　　在日常生活和工作中，各种制度频频出现，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。我们该怎么拟定制度呢？下面是小编帮大家整理的文件档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

文件档案管理制度

文件档案管理制度1

　　1、加强文书档案、图像档案资料的管理工作，保证文书档案、图像档案的.及时归档和妥善保管，专人负责。

　　2、创建办公室负责文件与资料的归档，督促和日常管理工作。对相关资料必须按规定立卷，各工作组在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

　　3、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。

　　4、归档范围：重要的会议资料，包括文件、会议的通知、报告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等；反映主要工作活动的报告、总结、各种规章制度等。

　　5、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理。

文件档案管理制度2

　　一、文件管理

　　1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

　　2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的`不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

　　3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

　　4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

　　5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

　　二、档案资料管理

　　1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

　　2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

　　3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

　　4、借阅的文档资料未经领导>批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

　　5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

　　6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

　　7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

　　8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

　　9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

　　10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

　　11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

　　12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

　　13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

　　14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

文件档案管理制度3

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的经营管理档案管理由财务部门负责记录整理；公司生产技术档案由公司技术部负责记录整理；安全、环保由安环部负责记录整理；总经理办公室档案室档案由办公室主任负责记录整理。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的.借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

文件档案管理制度4

　　（一）意义

　　（二）文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏（硬盘存藏、磁盘存藏）形式。

　　1、公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

　　2、公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

　　3、公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

　　4、公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5、公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

　　6、公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

　　7、公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

　　8、公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

　　9、公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

　　10、公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11、公司专业资料：公司搜集的.各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12、公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13、公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14、公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

文件档案管理制度5

　　为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产档案（以下称安全台帐）管理制度，请遵照执行。

　　一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本公司所属生产单位均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全台帐，安全台帐由各生产单位指定专人负责，保证资料收集的及时、准确、齐全。

　　二、各生产单位安全台帐分门别类，按时间顺序（以年度为界）装订成册，编写相应的目录。

　　三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类：

　　1、责任书：承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车间主任（工区、段、队）长、班组长安全生产岗位责任制。

　　2、制度文件：有关部门制订和下发的`制度性文件。

　　3、通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。

　　4、花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。

　　5、新工人（含民工和临时工）三级教育资料。

　　6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。

　　7、机械、电气等设备管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料）。

　　8、安全技术交底资料。

　　9、危险化学品、民用爆破器材管理台帐资料（如有则建立）。

　　10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。

　　11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。

　　四、以上安全台帐统一采用a4纸格式，各部门可根据具体情况要求增加表格。

　　五、每年年终台帐装订成册保存。

　　六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督，并定期进行检查，检查时间为每季进行一次。

文件档案管理制度6

　　一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的.要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、文件资料档案的保管、查阅。

　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

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