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文件、档案资料管理制度
在日新月异的现代社会中，越来越多人会去使用制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编帮大家整理的文件、档案资料管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
文件、档案资料管理制度1
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的'文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
文件、档案资料管理制度2
一、文件管理
1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。
2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。
3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。
4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。
5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
二、档案资料管理
1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。
4、借阅的文档资料未经领导>;批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。
5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。
6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。
8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。
9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的'目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。
11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。
12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。
13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。
14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。
文件、档案资料管理制度3
一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件(通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等)及资料(技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等)的存档,收集和保管。
二、任何人借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
三、属机密文件的要妥善保管,不准散播内容,不准给未经领导批准的.人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。
四、员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料要进行合理归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序,还是按内容,按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚标明。
六、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要急时清理,无保存必要的材料,经物业部领导批准可做销毁处理。
文件、档案资料管理制度4
办公室管理制度
为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
文件收发规定
一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。
属于商业秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
二、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。
三、经签发的文件原稿送办公室存档。
四、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。
五、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的`文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。
档案管理制度
一、所有档案文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。
二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，然后打印。如发传真均需逐项登记，以备查验。
三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。
五、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
六、公司文件原件，照册登记存档。
七、档案管理员未经办公室批准，文件原稿不能向他人复印外借。
八、如公司办理其它事宜领用文件时，经办公室批准，承办人办理借还手续方可。
办公用品购置领用规定
一、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。
二、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。
三、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。
四、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
五、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
公章管理规定
一、公司文件、申请、协议、合同等，须加盖印章时，要对文字、用语进行校对无误方可加盖公章。
二、外单位或个人，与公司有合作行为的，因某种情况须加盖印章时，要经总经理批准方可加盖，如行成法律诉讼的必须由董事会或董事长批准方可加盖印章。
三、如因某种业务须要带公章前往办理，办公室须派专人前往，或经总经理批准办理带章外出手续方可。
四、未经批准私自带章外出给公司带来重大损失和极坏影响时，公司将对相关人员进行依法追究。
文件、档案资料管理制度5
1目的
为进一步规范公司的安全档案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和长期性，根据《中华人民共和国安全生产法》、《安徽省安全生产条例》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合我公司职业健康安全的实际状况，特制订本制度。
2范围
本制度适用本公司范围内安全文件档案的建立、更新、使用、保存管理。
3术语
3.1安全档案是指公司在安全管理活动中形成的，对企业、国家及社会安全生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
4主要职责
4.1凡是各单位在日常职业健康安全管理、生产管理、设备管理、技术管理及业务联系工作中，形成的有保存价值的与职业健康安全有关的文件材料、各类检测证书、报告、安全制度、教育试卷、工作记录、声像资料等都应按规定收集齐全，整理归档。
4.2生产安环部负责公司安全档案管理检查督促工作，负责对公司的安全档案分级管理做出规定。
4.3各部门应加强安全档案管理工作的领导，明确一位负责人主管安全管理档案工作，保证安全管理档案工作所需的必要条件。各单位负责各自的安全档案管理工作。
4.4各部门应设置专门安全管理档案柜，落实安全管理档案管理人员，集中统一管理本单位安全管理档案。
4.5公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关安全管理方面的各类材料；负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工作。
4.6安全管理档案工作是公司安全管理的基础性工作，是维护公司安全生产、经济利益、合法权益的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分。各部门对本单位安全管理档案具有依法管理、保护、使用的职责。任何个人不得将安全管理档案据为己有或拒绝归档。
4.7各级安全生产管理人员应忠于职守，认真执行有关法律法规、制度和标准，协助公司、各单位对收集的安全管理档案材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。
5工作内容
5.1安全管理档案范围一般包括但不限于以下内容：
5.1.1企业基本情况的内容：企业名称、地址、法定代表、联系电话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、安全管理机构与安全员等。
5.1.2企业生产经营场所平面布置图，并标注清楚以下内容。
部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、设备的位置、型号、规格等；
重大危险源的位置、数量等；
主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。
5.1.3公司安全生产重点监控部位一览表（重大危险源、消防重点部位、重点设备、易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危险危害因素分析）。
5.1.4公司应急救援体系建设情况。内容包括：事故应急救援预案、应急救援队伍组成及联系方式、各类应急救援设施、设备器材的数量以及应急救援演练情况等。
5.1.5公司安全组织方面的内容
1. 主要负责人的安全资格证书。
2. 安全管理人员的安全资格证书。
3. 总厂职业健康安全管理网络。
4. 其他与安全组织方面有关的内容。
5.1.6企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的内容
安全目标管理
安全生产责任制
法律法规标准规范管理
安全投入管理
安全文件和档案管理
风险评估和控制管理
安全教育培训管理
特种作业人员管理
设备设施安全管理
建设项目安全“三同时”管理
生产设备设施验收管理
生产设备设施报废管理
施工和检维修安全管理
危化品及重大危险源管理
作业安全管理（动火、高空、受限空间、动力介质等）
相关方及外用工（单位）管理。
职业健康管理
劳动防护用品（具）管理
安全检查及隐患排查治理
应急管理
事故管理
安全绩效评定管理
安全会议制度
安全机构设置与人员配置管理
安全操作规程
安全通则
安全生产管理考核制度
参观人员安全告知书
特种设备安全管理（机电类、承压类）
上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材料。
安全活动日管理制度
上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇报、记录。
其他与安全相关的管理制度
5.1.7安全监督执法检查方面的内容
各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全监察指令书等各类执法文书。
落实执行各类文件所采取的措施及落实情况及其上报上级主管部门的报告及记录。
安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。
5.1.8安全检查方面的内容
日常检查记录及处理情况记录。
月、季度及年度检查记录及处理情况记录。
安全检查存在问题整改通知书及整改情况记录。
各方面安全检查的计划安排、检查记录及处理情况。
各项检查的总结汇报材料。
其他与安全检查相关的材料。
5.1.9安全教育培训方面的内容
安全培训计划。
公司主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组长安全培训的记录。
员工三级安全教育记录。
特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录。
换岗教育培训记录。
日常安全、宣传、教育培训记录及总结。
应急救援培训、演练记录及总结。
5.1.10安全投入方面的内容
全年安全投入的计划及专项安全投入计划。
安全、宣传、教育培训投入的情况记录。
隐患整改方面的投入记录。
防护用品方面的投入记录。
安全防护设备、设施方面的投入记录。
安全评价、安全管理体系建设、安全代理方面的投入。
其他与安全有关的投入。
5.1.11工伤保险方面的内容
参加工伤保险员工的名单。
为员工缴纳保险费的凭证或单据。
发生工伤的员工获得工伤保险理赔的'凭证或单据。
其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
5.1.12职业卫生健康管理方面的内容
具有职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类。
具有职业病危害的岗位的预防措施情况。
具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。
接触职业病危害岗位的员工及其身体检查情况。
确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录。
与职业病防治相关的文件、材料。
劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录。
各类劳动防护用品发放记录。
员工使用和佩戴劳动防护用品的记录。
其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
5.1.13“三同时”管理方面的内容
有关安全设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。
“三同时”项目的设计图纸及相关资料。
“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。
其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
5.1.14安全防护设备（含职业健康卫生设备，下同）方面的内容
各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料。
各类安全防护设备管理部门及设备运行情况记录。
各类安全防护设备运行维护保养情况记录。
应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。
其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录。
5.1.15用电管理方面的内容
企业用电管理制度及落实情况记录。
配电室运行状况记录。
临时用电申请及拆除记录。
配电箱等用电设施运行状况记录。
5.1.16特种设备方面的内容
特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。
特种设备的定期检验和定期自行检查的记录，特种设备使用证。
特种设备的日常使用状况记录。
特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录。
特种设备运行故障和事故记录。
5.1.17事故调查处理方面的内容。
发生事故情况经过介绍。
事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。
事故调查收集各类证据。
事故分析会记录。
关于事故的原因分析、责任认定和防护措施的相关决定文件。
按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。
企业月度事故报表。
其他与事故相关的文件、材料。
5.1.18其他与安全生产相关的内容
5.2收集与移交的基本要求
5.2.1归档材料必须是总厂在生产过程中形成的与职业健康安全管理有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
5.2.2归档材料应确保完整、准确、系统，反映公司安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
5.3归档时间
5.3.1基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与职业健康安全相关联材料，在项目结束后整理归档。
5.3.2各单位在安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动归档。
5.4安全档案工作人员负责有关归档材料的审核。
5.5安全档案工作人员应对各部门送交的各类安全管理档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册（一式两份）和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。
5.6档案管理
5.6.1各单位安全管理档案整理应根据自身实际情况按各自管理职责分类保存，便于科学管理与利用。
5.6.2安全管理档案保管期限为永久、长期（2—5年）、短期（2年以下）三种。
5.6.3对保管到期的安全管理档案应进行鉴定。对经过鉴定后已失去保存价值的相关档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管负责人审批。销毁相关档案时必须严格执行相关的档案管理规定，销毁清册应长期保存。
5.6.4应建立安全管理档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送安全生产档案工作基本情况。
5.7档案利用
5.7.1安全管理档案的利用，要处理好保密和利用的关系，既要保护总厂的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥安全生产档案的指导、借鉴作用。
5.7.2公司应积极主动地接受各级安全生产监督管理部门对公司安全档案管理工作的监督指导，开展企业安全生产档案信息服务工作。
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