企业内部资料控制制度的管理规范

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企业内部资料控制制度的管理规范

　　在不断进步的时代，制度使用的情况越来越多，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编收集整理的企业内部资料控制制度的管理规范，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

企业内部资料控制制度的管理规范

　　相关内部控制制度

　　一、关于投资、筹资制度

　　关于投资

　　1、对外投资是指公司以货币资产、实物资产、无形资产等资产购买的企业股权、债权及公司所在地以外的土地使用权、房产或与外企业联合经营等。

　　2、公司应建立规范的对外投资决策机制和程序，通过实行重大投资决策集体审议联签等责任制度，加强投资项目立项、评估、决策、实施、投资处置等环节上的会计控制，严格控制投资风险。

　　3、项目提出。根据公司发展战略，根据中山市及火炬高新技术开发区总体及控制性规划，由公司高层管理人员集体研究或投资管理中心等提出拟发展项目，并编写项目建议书，提出项目选址意见等。公司对开发区以外区域或房地产、高新技术以外行业的投资（限制条款）？。

　　4、项目评估。投资管理中心等部门应对项目的可行性进行研究、论证，并编撰项目可行性研究报告、项目环境影响评估报告等，有关部门如财务、技术中心等协助投资管理部等部门进行项目可行性分析研究工作。

　　5、项目决策。由公司高层管理人员集体对投资管理中心等部门报上来的项目建议书、项目可行性研究报告、项目环境影响评估报告、项目选址意见书等资料进行审核、论证，并决定是否投资、发展新的项目。所做决定，由参加评审的领导联合签署。对于重大投资项目或投资总额超过董事会和股东大会授权的额度，公司应上报董事会和股东大会报批、备案。

　　关于筹资

　　1、筹资指公司因发展、业务需要，通过发行证券，申请贷款等方式筹集资金。

　　2、公司应加强对筹资活动的控制，合理确定筹资规模和筹资结构、筹资方式，降低资金成本，防范和控制财务风险，确保筹措资金的合理、有效使用。

　　3、筹资决策。财务部应加强对公司现金流量、资本结构的统计、分析工作；对于经公司投资决策程序确定的项目，财务部应加强对拟投资项目的财务可行性分析，结合公司资金现状，研究多种筹资方式对公司未来财务状况的影响程度、资金成本及筹资风险，为领导决策提供重要的参考依据。必要时，公司可邀请有关专家参与研究，协助决策。结合财务部及专家提供的参考资料，公司高层管理人员作进一步的讨论研究和论证，以决定筹资方式、筹资金额及筹资计划。对于超过授权范围的筹资方案应上报董事会或股东大会批准后执行。

　　4、筹资实施。由公司财务副总裁负责筹资实施，财务部协助财务副总裁负责具体筹资工作，资金证券部等部门协助筹资工作。

　　5、公司统一行使融资决策权，全资或控股子公司不能独立对外融资，如果子公司因扩大生产经营规模、技术改造和购买固定资产等原因需要对外融资的，由子公司提出申请经总公司或子公司董事会审批同意后才能办理有关融资手续。二、关于工程项目控制

　　1、工程项目是指公司根据（中山市）开发区的建设、经营需要，经公司领导论证研究决定需建设的基础设施、配套设施、营运项目相关的设计、土建、机电安装、装修、绿化等工程和日常性维护工程等。

　　2、公司应建立规范的工程项目决策程序，明确相关机构和人员的职责权限，建立工程项目投资决策的责任制度，加强工程项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制，防范决策失误和工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为。

　　3、投资决策。按公司对外投资内部控制程序执行。对于超过董事会授权额度的工程造价，应上报董事会批准后执行。 4、工程预算。对于公司拟发展的项目或工程，园区开发中心等部门应在项目可行性研究报告的基础上，对工程相关工作量、材料、造价等作详细预算，以作为工程投招标决策的重要依据。财务部、审计部应参与预算的编制。

　　5、工程审核。公司应成立以高层管理人员、财务、审计、相关技术部门人员为成员的工程审核小组，对工程预算及方案进行审核。

　　6、工程投招标。造价在人民币？万元以上的工程，都应通过投招标程序来决定工程承包商。工程审核小组负责对竞标施工单位资质、施工方案、工程造价等的审核工作，工程标的应在当地新闻媒体公告或以函件。方式向有资质的施工单位发出招标通知，招标现场应邀请公证机构参加，以保证招标的公正性。确定工程承包商原则上应以资质高、施工质量好、工程造价低为准，工作组对各投标单位方案、报价认真审核、讨论研究后，确认入选单位，工作组各成员应在工程招标确认文件签署意见，公证机构出具公证文件。工程审核小组对中标单位方案进一步进行审核，核定工程造价后，公司与施工单位签订施工合同。

　　7、质量管理。公司应加强对工程质量的管理，审计部、园区开发中心工程部应派专人实施工程监理，确保各项工程按质按量、按工程进度来进行。工程监理应聘请工程监理机构负责。

　　8、验收、结算。工程竣工时间应按合同约定条款（合同应明确约定工程竣工时间提前或滞后的处理办法），验收应在工程竣工3个月内进行。工程审核小组等部门负责对竣工工程的验收，财务部负责按规定与施工单位办理结算手续，结算手续应在验收后2个月内进行。工程项目原则上应聘请中介机构对工程预决算进行审核，并出具工程预决算审核报告。

　　9、付款。工程项目的款项应根据合同约定条款、工程进度及工程监理结果等情况支付，并实行集体决策和审批，并建立责任追究制度。

　　10、工程变更。工程应按预算（自建）或施工合同（承包）进行。工程的变更应是由在确定施工方案时不可预知的原因或不可抗力所造成的。工程的重大变更应经决策委员会同意，其预算和方案的修改应依照初始预算和方案的确定程序进行。工程项目审核小组应对修改后的方案进行审核确定。

　　对由于不应变更而进行变更所造成的损失应追究相关部门以及人员的责任。

　　三、关于对外担保

　　1、公司应加强对担保业务的会计控制，严格控制担保行为，建立担保决策程序和责任制度，明确担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容，加强对担保合同订立的管理，防范担保风险，避免或减少可能发生的损失。

　　2、担保原则。担保应按照担保法及相关法律法规进行，原则上公司不提供对外担保，亦不办理受托贷款或借款的业务。公司禁止对子公司外的关联方和自然人进行担保。 3、担保决策。建立集体审议担保的机制，如因特殊原因需对外担保或受托贷款，应首先经高层管理人员集体讨论研究论证后，报公司董事会批准后方可执行。

　　4、被担保人资格。经董事会批准同意提供担保或受托贷款后，公司应严格审核被担保人的实力，被担保人应财务状况良好，资产负债结构合理，资产较为优良且偿债能力较强，资产变现能力较强，被担保人应拥有可用于担保抵押的优良资产。

　　5、担保合同订立。公司经严格审核被担保人实力后，应组织资产评估机构对被担保人拟抵押资产进行评估，其用于抵押的资产评估价值应在担保金额的一倍以上。担保人提供符合要求的抵押资产产权证明等文件后，公司与被担保人订立担保合同，担保合同参照银行担保合同格式。

　　6、担保跟踪。提供担保后，公司应及时跟踪了解和掌握被担保人的经营和财务状况，以防范潜在风险，避免造成损失。 7、财务应建立对外担保档案，记录公司所有对外提供的抵押、质押资产，抵押权、质押全权人及所对应的债务。相关资料应报送董事会秘书备案。

　　四、关于增加内部控制检查一项

　　1、公司成立内部控制检查小组，小组由公司高层管理人员领导，小组成员包括行政办公室、审计部、财务部等部门人员，具体负责内部控制执行情况的监督检查，确保内部会计控制的贯彻实施。内部控制检查小组的主要职责是：A、内部控制的执行情况进行检查和评价。

　　B、写出检查报告，对涉及会计工作的各项经济业务、内部机制和岗位在内部控制上存在的缺陷提出建议。

　　C、执行内部控制成效显著的内部机构和人员提出表彰建议，对违反内部会计控制的内部机构和人员提出处理意见。 2、公司可聘请会计师事务所等中介机构对公司内部控制设计的合理性及实施的有效性进行评价，接受委托的中介机构应对公司内部会计控制的建立健全和执行情况得济内部控制中的重大缺陷提出书面报告和改进建议。

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