办公室接待礼仪常识

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办公室接待礼仪常识

办公室接待礼仪常识1

　　文秘办公室接待的礼仪常识

办公室接待礼仪常识

　　(1)接待来访礼仪

　　人们经常会出于各中原因来办公室找秘书，所以秘书人员要掌握接待来访者的礼仪，这不但涉及到组织形象问题，对秘书工作能否顺利开展也有很大关系。

　　如果因工作繁忙暂时无法接待来访者，应首先致歉然后询问来访者是稍作等待还是另约时间，切不可让他人无故等太久。当来访者是上级或长者时,秘书要站起来握手以示欢迎。来访者是为了说明某些问题，一定要有耐心听完别人的话，而且要用你的表情和行为表明你是在认真的倾听。在交谈过程中，不要随意承诺;当出现矛盾和意见分歧时，要克制自己的情绪，以平和的态度处理。

　　在交谈处理事务过程中,能立刻解决或答复的问题要及时处理,不能摆架子或故意拖延时间;对于不能马上解决的问题，要向来访者说明理由，另约时间予以解决或商讨。如果来访者来访时间过长而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行为身体语言告诉对方结束谈话。切忌不可以敷衍、不耐烦的生硬态度草草结束谈话，给对方留下不良印象，从而影响组织和单位形象。

　　(2)拜访礼仪

　　对外联系是秘书工作的重要内容之一，出于各种原因，秘书人员经常要拜访他人。了解和掌握拜访礼仪，可以帮书秘书人员圆满顺利地完成工作任务。

　　拜访时首要的礼仪是准时赴约，一般情况下要提前3—5分钟到达。万一出现意外的紧急情况要迟到时，一定要打电话向对方说明理由，表示歉意。为了表示尊重，拜访一般提前3—5天预约，赴约前一天再次确认一下时间和地点。没有特别的情况，一般不要突然拜访，以免打乱对方的工作安排。与求见人见面后,如果是初次见面要主动自我介绍,如果是熟人,也要先问候并握手致意。谈话时应开门见山，不要海阔天空，浪费时间。说话时要注意对方的反应，要给对方讲话、答复的时间，不要一个人滔滔不绝。对对方的举动要十分敏感，当对方有结束谈话的意思时要及时起身告辞，切忌死赖不走，不知趣。

　　(3)汇报工作时的礼仪

　　向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。秘书人员掌握正确的汇报工作的礼仪，一方面可以给上级留下良好的印象，同时也可以畅通无阻地和领导交流，提高办事效率。

　　由于领导工作繁忙，秘书人员和领导约好的谈话时间一定要严格遵守，不可失约。恪守时间是秘书人员的基本素质要求之一。赴约时不要过早抵达以免领导还没做好准备而出现难堪的局面;也不要迟到，让领导等候。进领导办公室前，要轻轻敲门，经允许后方可入内。如果领导办公室的门是开着的，也要敲门以提醒领导及时调整好自己的状态。

　　汇报时，要以注意举止文雅大方，谈吐得体。语速语调适中，吐字清晰。语言简练，条理清楚。汇报过程中，领导有任何的意见和建议要及时纪录下来以便谈话结束后整理补充原有的材料。汇报结束后，如果领导谈兴犹浓，不可有不耐烦的表现，要等领导表示结束后方可告辞。告辞时要整理好自己的衣着、座椅等，当领导送别时要主动说“谢谢”、“请留步”等以示礼貌

　　(4)办公室仪容礼仪

　　在办公室里，秘书人员要树立整洁、端庄的个人形象。如果单位有统一的`服装，无论男女都应尽量穿着工作服。如果没有，在办公室里要尽量选择较保守的服装。男士以西装为主，女士以职业装为主。女士的着装要端庄大方，不要过于暴露或前卫。化妆要以淡妆为主。男士夏天切忌在办公室穿拖鞋、短裤和背心等衣服。休闲装、运动装等也不适于办公室的工作环境。

　　文秘接待客人的注意事项

　　1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到的原则接待每一个客人。

　　2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

　　3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。

　　4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。

　　5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

　　6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。

　　7、要请客人填写接待登记簿。

　　8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。

　　9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍;根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼仪。

办公室接待礼仪常识2

　　一、办公室的日常接待礼仪

　　迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。正确的迎宾工作，除了热情和真诚，礼仪常识必不可少。迎来送往，是日常接待工作的主要方面。

　　1、办公室日常迎宾

　　秘书在办公室接待来访的客人，既有预先约定的，也有临时无约的“不速之客”。不管是有约的还是无约的，秘书都应热情地以礼相待。

　　当来宾若是熟悉且依约前来的，秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。对首次到访的来宾，不管有约无约，秘书都应诚恳地进行自我介绍，然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份，并与其握手致意，必要时可与来宾礼貌地交换名片。

　　对有约的、重要的，或是远道而来的来宾，为了表示郑重、尊敬和热情、友好，主人（多数是秘书）应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时，应面带微笑，挥手招呼致意，以示“我们在此已经恭候多时了，欢迎您的光临”之意。

　　2、办公室之在外迎宾

　　有时，秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾，或在接待活动地迎接来宾，这相对于办公室日常迎接来说，程序更为复杂些，礼仪礼节要求也更为讲究。

　　迎宾时，主人应提前到达迎接地点。来宾到达后，主人应上前热情地招呼、问候，然后或自我介绍，或互相介绍，或交换名片。如果与来宾是初次见面，秘书可事先准备好写有如“欢迎__公司__先生一行”之类醒目文字的接站牌。

　　对重要的来宾，可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时，要安排迎宾线，即在迎宾时，为了表示隆重，同时也便于主客双方相互致意，主方人员列队迎接来宾。迎宾线可安排在门内，也可安排在门外，但一定要面向来宾方向。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

　　欢迎重要来宾时，有时还要安排送花。送花时，一般宜选择代表“友谊、喜悦、欢迎”花语的花卉，如玫瑰、兰花、紫罗兰等。如果是接待外宾，送花时，一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。

　　一般来说，以红色花系或紫色花系为佳，忌用黄色花卉和菊花、杜鹃花、石竹花。来宾所在国的国花一般都会受欢迎。在数目上，西方人送花一般是单数，但不能送13朵。

　　3、送宾礼节

　　俗话说：“出迎三步，身送七步。”这是迎送客人的最基本礼节。送别客人时，秘书应根据实际情况，将客人送至办公室（或接待室）门口，或送至电梯口，或送至单位的大门口等，与客人握手道别，必要时还要为客人打开车门。送别时一定要注意的是，不管送到哪里，都要面带微笑，挥手目送客人远去。握手道别时，主人一般不宜先伸手，以免给人造成“逐客”的误会。

　　重要的访问应当举行一定的欢送仪式，欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行。必要时，要安排送宾线，即在送宾时，为了表示隆重，同时也便于主客双方相互话别，主方人员列队送别来宾。送宾线的人数及安排与迎宾类似。同时，有时还可安排送花。

　　送别时，可用芍药花、胭脂花等，也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别，同迎接时送花一样，也要注意有关的禁忌。

　　二、办公室的日常接待仪表要求

　　头发：办公室人员的够发要经常清洗保持清洁，做到无异味，五头皮屑；男士的头发前边不能过眉毛，两边不能过鬓角；女士在办公室尽量不要留披肩发，前边刘海不能过眉毛。

　　指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪，女性职员涂指甲油要尽量用淡色。

　　面部：女士职员要化淡妆上岗，男士不能留胡须，胡须要经常修剪。

　　口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

　　服装：工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。具体要求是：

　　1、衬衫：无论是什么颜色，衬衫的.领子与袖口不得污秽。

　　2、领带：外出前或要在众人面前出现时，应配戴领带，并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。

　　3、鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。

　　4、女性职员要保持服装淡雅得体，不得过分华丽。

　　5、职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。

　　三、办公室的日常接待要点

　　1、立刻招待来访的客人

　　大部分来访的客人对单位来说都很重要，要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不需要马上起来迎接，也不必与来客握手。

　　2、热情主动问候客人

　　打招呼时，应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户，称呼要显得比较亲切。

　　3、陌生的客人光临时

　　务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家单位？

　　4、有客人未预约来访时

　　不要直接回答领导在或不在，而要告诉对方：“我去看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与领导见面。

　　5、判断来客的身份

　　要事先了解领导是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：

　　（1）客户；

　　（2）工作上的伙伴，搭档；

　　（3）家属，亲戚；

　　（4）私人朋友；

　　（5）其他。

　　在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要，就不要私自挡驾。

　　6、谢绝会晤说明理由，并表示歉意

　　不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间，告诉来客：“我能否给您回电话再确认时间？”

　　7、未经领导同意，不轻易引见

　　即使是事先有预约的来客光临，也要先通报领导（用电话联系或亲自前去报告），等候指示。倘若没有预约，即使是你认为领导肯定会接见的客人，也不可擅自引见。

　　8、如果领导不在或一时联络不上

　　应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约见时间。如果对方表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

　　9、让来客等候时要注意

　　热情招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，备有介绍本单位的的宣传品，供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，对方不会看到你办公桌上的文件。

　　10、带路时走在客人前方

　　带路时要边留意客人的步伐，走在客人前方2—3步远的位置，边引导，可说：“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停，以手指示方向，并向客人说：“请这边走。”

　　在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出：“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开，在左侧的用右手开，这样姿势会更优美。

　　若是向内开的门，则应你先进，并用手按住门说：“请进”，等客人进来后再松开门。

办公室接待礼仪常识3

　　一、仪容仪表

　　1、服装：服装穿着要与之协调，以体现权威、声望和精明强干为宜，男士最适宜黑、灰、蓝三色的西服套装、领带；女士则最好穿西服套裙、连衣裙或长裙；男士不要穿印花或大方格衬衫；女士则不宜穿露、透、短的衣服；办公室不允许穿奇装异服和不雅的服饰，不要穿破、烂、脏服装，特别要注意领口、袖口卫生。鞋子应保持清洁，不穿带钉子的鞋。

　　2、头发：头发要经常清洗，保持清洁，做到无异味，无头皮屑，男士的头发不宜过长，前不过眉，两边不过耳，后不过肩，不剃光头；女士尽量不留披肩发，刘海不过眉毛。

　　3、面部：女士员工要淡妆上岗，不允许浓妆艳摸；男士不能留长胡须，胡须要经常修剪。

　　4、指甲：指甲要经常修剪，不宜过长；女士员工涂指甲油尽量用淡色。

　　5、口腔：要经常保持清洁，上班前尽量不要喝酒或吃有异味食品。

　　二、行为举止礼仪

　　员工在办公室应保持优雅的姿势和动作，要求做到：

　　1、站姿：两脚站直，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，不耸肩，会客及出席仪式或在领导、长辈面前不得把手叉抱在胸前。

　　2、坐姿：要坐端正，双腿平行放好，不得傲慢地把腿伸前或伸后，要移动椅子时，动作要轻，放好在座。

　　3、出入办公室：进入时，要先轻轻敲门，听到应答后再进，进入后应回手关门，动作要轻，不能粗暴；进入后，不要随意打断对方讲话或随口插话，如有急事时，先说声“对不起，打断你们谈话了”，再说自己的事情。

　　4、遇见领导、同事时，应点头行礼，表示问候、致意。

　　5、办公室不要大声喧哗，不说闲话、是非话。

　　三、接访、接待礼仪

　　1、接访礼仪：

　　来人时，要按照一起身、二询问、三让座、四倒水、五解答或办理、六送客六个环节来操作，态度热情，语气平和。

　　需引荐领导时，经报告允许后予以引荐。

　　领导不在时，应根据事情的'轻重缓急电话报告领导。未能和领导联系上的，当日内要报告领导。

　　2、接电礼仪：

　　（1）来电时，应在响应5声内接起。

　　（2）办公室及值班人员要坚守岗位，确保办公室电话畅通。接打电话时，要注意使用文明用语，谈话事项及时登记并通知有关领

　　导及个人。

　　3、打电话礼仪：

　　选择适当的时间机会。不适合打电话的几种情况：刚上班的半个小时之内，快下班的半个小时之内，早、中、晚吃饭及午休时间，休闲度假时间不打公事电话。最好的时间为上午9点，下午3点半。公事最好掌握3分钟原则，长话短说，废话少说

　　4、泡茶礼仪：

　　装茶时，用茶匙向空杯内装入茶叶，切忌用手抓茶叶，以免手气或杂味混淆茶叶的品质。请客人喝茶时，要将茶杯放在托盘上端出，并用双手端出。茶杯放在客人的右手上方。

　　四、办公室同事相处礼仪

　　1、真诚合作

　　同事之间属于互帮互助的关系，只有真诚合作才能共同进步。

　　2、同甘共苦

　　同事的困难，应主动问询，在力所能及事应尽量帮忙，这样会增进双方的感情，使关系更加融洽。

　　3、公平竞争

　　同事之间竞争是正常的，有助于同事成长，但记住是公平竞争，不要在背后做损人不利己的事。

　　4、宽以待人

　　同事之间相处，一时的失误是不可避免的，如出现失误，首先向对方致歉，征得对方的谅解；对双方的误解要尽快主动向对方解释说

　　明，不可小肚鸡肠，耿耿于怀。

　　5、公司内与人相遇应相互问候或点头致意，与公司领导相遇应停止行进行问候或行点头礼。

办公室接待礼仪常识4

　　一、形象要求

　　前台接待人员是企业的“形象代言人”或称企业的“门面”。因此要求前台接待小姐坐、立、行、走，端正自然，保持良好的精神风貌。

　　迎送客人和同事上下班（适用于高档写字楼前台接待）,每日于上班前十分钟、下班时间开始后十分钟内，以站姿微笑面向上、下班人员，行注目礼，并主动问候。

　　二、电话接听

　　1、如果对方打错了电话，或不清楚应该找谁时，应礼貌解释，并热情地为对方转接相关人员。

　　2、待来电者报上转接号码后礼貌说：“请稍候”，并立即转接；

　　3、电话在三声内接听，必须使用规范应答语：“您好，xx物业”、“您好，××中心/管理处”；

　　4、电话机旁备纸、笔，主动提供留言服务，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。

　　5、在接听投诉电话时，更要注意使用礼貌用语，积极帮助客户解决遇到的困难和问题，态度要积极、和蔼。及时将客户的'意见转接相关部门和责任人或主动留下客户的电话，帮助联系和积极寻找解决问题的途径；

　　6、如转接电话占线或无人接听时，请说：“您好，先生/小姐，您要的电话占线或无人接听，请稍后打来”；

　　7、如对方要求转接其他人，请立即转接；

　　8、如接转电话不顺畅，请回答：“对不起，让您久等了，我在帮您转接”；

　　三、接待来客

　　1、做好来访者的登记工作（根据公司规定执行）。

　　2、对客人的咨询，应细心倾听后再做解答。解答问题要耐心，不能准确解答的应表示歉意“对不起，请稍等，我帮您问一下”，问完要向客人反馈。

　　3、当有客人来访时，应起身站立、行欠身礼。面带微笑，热情、主动问候，使用礼貌用语：“您好，请问有什么可以帮您吗？”，耐心倾听客人的来意，并根据客人的需求积极予以帮助。

　　4、对来访者经核实后引导其进入相关区域。

　　5、谢绝外来推销员、衣着不整的闲杂人员进入办公区。

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