人事档案管理办法

人事档案管理办法

　　一、目地

人事档案管理办法

　　为了能更高效的的员工人事档案开展妥当管理方法，高效的保守机密;与此同时为了保障个人档案的一体化，避免原材料毁坏，有利于高效率、规范有序运用档案文件，特制定本管理方法办法。

　　二、档案保管具体内容

　　1、职工入职档案：个人简历、员工入职登记表、面试人员登记表、招聘面试纪录及工资待遇核准事宜审核、笔试试题、身份证扫描件、学历学位证影印件、离职证明书、各种合同书及协议书。

　　2、职工培训档案：学习培训通知、培训总结报告或是评定结论、学习培训审核表、职工派遣培训协议、外出培训登记表(资格证书正本)、员工技能培训统计分析表。

　　3、绩效管理档案资料：将员工绩效考核相关信息按月分类梳理。

　　4、职工离职档案：职工转岗包含职工与企业消除(停止)劳务关系，身亡等情况。

　　三、档案资料有关规定

　　1、基础管理

　　1.1标准：分类依据、存档立即、排列有序、层级清晰、梳理标准。

　　1.2员工入职前，人事部对个人档案信息真实性、实效性进行核实，若有虚报，可不予以录取和辞退解决。

　　1.3对个人档案按入职时间归类存档，按在职员工、离职人员进行梳理，并立即备案于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并且在档案资料前页填好各种各样人事资料的名字以及对档案资料开展序号，个人档案正常情况下是保存起来。

　　1.4当在职人员的相关信息有变更时(如文凭变化、身份证号变化、本人专业技术职称变化、婚姻状况变化等)，需及时将相关信息影印件交人事部存档，正本现场检查。

　　1.5激发和录取入公司员工，需在办理流程前调取档案资料。则在签到新的工作岗位前，对加入或新创建的档案资料都应该备案。

　　1.6对团队进行了解、考评、学习培训、奖罚产生的原材料一定要搜集、梳理维持档案完好性，存档的原材料务必用心辨别，确保原材料真实的、文本清晰、办理手续完备。原材料需经审核盖公章与本人签字的，需在盖公章、签名后存档。

　　1.7职工离职档案每月排查，此外归档，档案保存正常情况下三年后才可消毁(高管组核心人员保存该员工转岗8年止)。

　　1.8人事部档案员需要注意档案保管自然环境清洁、干净整洁。

　　1.9档案资料应归类序号储放，一个职工一个序号，避免同名重姓职工档案交叉式，制电子目录，便于查看。

　　2、档案查、阅览

　　2.1档案资料分成信息保密与非保密，信息保密档案资料严禁查看，必须要在档案库房浏览，不可借出;非保密级档案资料因工作需要查、阅览，须填好《查、借阅人事档案单》(配件三)，通过行政部门人事部主管准许后才可查、阅览。

　　2.2任何单位一般不可垮单位查、阅览个人档案，下属职工不可查、阅览上级领导职工的个人档案。

　　2.3公司级领导干部、行政部门人事部可以直接查、阅览员工人事档案。

　　2.4全部通过审批后阅览的个人档案需要在三天内偿还人事部(除突发·情况能延长)，对阅览后期满未归还者、偿还毁坏、擅自打印档案资料者、遗失者按照公司档案管理的有关规定解决。

　　2.5人事部搞好查、阅览备案，并且在《人事档案借阅登记本》签名备案(配件三)。

　　3、查、阅览档案资料常见问题

　　3.1不可修改、圈划、提取、更换、毁坏档案材料。

　　3.2不得随意打印、拍照档案内容，如有工作必须从档案资料中调查取证需经行政部门人事部主管允许。

　　3.3查、阅览者不得随意泄漏档案内容，违反者视情节恶劣，给予惩治。

　　4、档案消毁

　　4.1企业一切本人和单位非经允许不可消毁职工档案文件。

　　4.2一些档案资料到消毁期后，由人事部填好《公司员工人事档案销毁审批登记》(附注五)，经行政部门人事部主管审批后消毁。

　　4.3审核批准消毁的个人档案，人事部须仔细核查，将核准的《公司员工人事档案销毁登记》和即将消毁的个人档案搞好备案并存档，申请表保存起来。

　　四、制订、修定、废止与执行

　　本管理方法办法经行政部门人事部主管审批后，由人事部执行，修定和废除亦同。

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