酒店的采购管理规章制度

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酒店的采购管理规章制度

　　随着社会一步步向前发展，很多地方都会使用到制度，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。拟起制度来就毫无头绪？以下是小编帮大家整理的酒店的采购管理规章制度，欢迎大家分享。

酒店的采购管理规章制度

　　一、目的：为进一步规范采购过程中的决策、价格监督、质量检验等工作，以降低采购成本，加强公司的物资管理，根据公司的实际情况特制订采购制度。

　　二、范围：公司职能部门及所属各项目部需要进行采购的采购项目。

　　三、采购分类：零星采购、大宗采购。

　　一)零星采购：

　　1、各项目部所需物品，由办公室主任进行市场询价，经事业中心初审，报总经理审批;

　　2、总部办公室所需物品，由办公室主任进行市场询价，经行政部初审，报总经理审批。

　　二)大宗采购：

　　1、电子类由办公室主任进行市场询价，经工程部初审，最后报总经理审批;

　　2、非电子类由办公室主任进行市场询价，经事业中心初审，最后报总经理审批。

　　四、审批流程

　　请购人制单→请购部门负责人签字→事业中心或工程部审查采购必要性→办公室主任询价、供应商选定→事业中心或工程部审查→→总经理签字→采购员按要求购买。

　　五、询价工作

　　一)办公室主任在接到各部门的请购单，检查请购单上审批手续是否完善后，即进行询价工作。

　　二)对于公司总经理指示要求集团其它公司共同参与询价的，办公室主任应将请购单复印件送达到其它公司相关部门。

　　三)办公室主任应在规定时间内完成询价工作，在请购单的附页上注明操作结果，含以下内容：备选供应商名称、地址、联系人及电话，相关价格、规格、付款条件和售后服务等。并递交给事业中心或工程部确认。

　　四)事业中心或工程部在接到办公室主任上交的询价结果后，应积极认真配合完成相关工作，在收到的请购单附件上注明操作结果，汇报至总经理审批。

　　六、询价时限

　　一般物品的询价和选择供应商工作正常应在五个工作日内完成。特殊大宗物品最迟应在十天之内完成。

　　七、供应商筛选确定

　　一)办公室主任通过公开透明的评选过程通过比较三家以上供应商，报事业中心或工程部审查，总经理确定后，选一家供应商为长期主供应商。同时应保存选定供应商评选记录，公司备案抽查。

　　一)采购评选由事业中心或工程部综合评定。

　　1、最初比较：比较过程记录须含以下内容：相互比较三家以上(含三家)供应商的名称、地址、联系人姓名电话、价格、质量、服务等几方面相互比较的优、劣势。选择结论。

　　2、对选定主供应商的综合评述。

　　3、事业中心或工程部对选定供应商的意见上报总经理。

　　4、每季度对主供应商的产品和服务质量进行一次总结评定，并对是否更换做出结论。

　　5、每季度重新进行一次选定主供应商过程记录。

　　6、以上所有评选记录须保存三年以上。

　　八、物品采购

　　一)供应商选定后，办公室主任安排采购员具体进行采购操作，需要其它部门配合时，其它部门应给与积极协助。

　　二)大宗采购要与供应商签订合同。

　　三)合同内容须提交事业中心或工程部及财务部共同核定，并报总经理审批。

　　四)对有售后保修义务的应收取一定的质保金，质保金期限应与产品保修期相同。

　　五)经核定后的合同须由事业中心或工程部签订。

　　九、入库程序

　　一)物资验收工作由仓库保管、采购人员同时参与(仓库保管负责验收数量与质量)。专业物资验收应由相关使用部门专业人员负责检查质量。不符合质量要求的一律不予验收。

　　二)验收完毕后仓库保管及参与验收人员在单据上签字确认，并注明日期。仓库管理开具入库单。

　　十、报销程序

　　一)零星采购的报销：

　　1、采购员应持《请购单》或《采购计划清单》、《购物发票(或单据)》到公司财务部门报销;

　　2、报销费用时，发票(或单据)上须有经手人、相关验收人员、办公室主任签字，事业中心或工程部审核签字，总经理审批意见。

　　二)大宗采购的付款：

　　采购员将大宗采购审批单、采购合同、验收报告、发票准备齐全，发票(或单据)上须有经手人、相关验收人员、办公室主任签字，经事业中心或工程部审核签字，总经理审批后方可报销。

　　公司行政部对采购工作享有例行及专项检查权力。

　　十一、工作要求

　　一)日常零星采购，未按零星采购流程进行采购的，公司财务一律不予报销，由当事人自行负责。若财务不按规定给予报销的，由公司财务当事人负责。

　　二)物资采购量要从实际所需出发核定数量，如随意定量，造成定量与实际不符的，出现采购量过大造成物资压库，视情节轻重考核当事人。

　　三)大宗采购应由公司总经理签字审批后，方可进行定购。未经总经理批准，擅自定购的，当事人应承担全部责任。

　　四)特殊情况，须先电话汇报，报总经理批准后方可进行。

　　附则：本制度解释权归公司行政部，由签发之日起开始执行。

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