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大学学生会档案管理制度
在现在的社会生活中，我们每个人都可能会接触到制度，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编为大家整理的大学学生会档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
大学学生会档案管理制度1
一、日常档案工作办法
1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。
2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。
3, 校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。
4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。
5. 档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,CD,VCD等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。
6. 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。
7. 档案上交时由办公室签收。
二、档案内容要求：
（一）人事档案 包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。
l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。
2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的'评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。
3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。
（二）工作档案 包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。
l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。
2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。
（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。
（四）活动档案
1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。
2、 活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。
三、档案查阅办法
1,查阅要求:
1) 各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。
2) 各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。
3) 查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。
4) 认真填写索档单，并由部长以上签名。
5) 各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。
6) 档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。
2、借阅手续：
（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。
（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。
（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。
（4）复制文件必须征得主席团的同意。
8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，
秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。
9、外借档案不得为档案原件。
大学学生会档案管理制度2
第一条为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本制度。
第一章档案人员岗位职责
第二条档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。
第三条严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。
第四条对本局各部门的档案工作进行业务指导。
第五条维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。
第六条机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。
第二章档案归档制度
第七条凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料，均属归档范围。
第八条归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。
第九条归档的`文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。
第十条会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。
第三章档案保管制度
第十一条档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。
第十二条要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14―240c之间，湿度保持在50―65%之间。
第十三条库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。
第十四条综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。
第十五条定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。
第四章档案保密制度
第十六条严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。
第十七条查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。
第十八条档案人员不得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。
第十九条外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。
第二十条机密文件只能查阅，一律不得外借和复制。
第五章档案利用制度
第二十一条利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好，如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效。
第二十二条档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。
第二十三条档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。
第二十四条任何人不得把档案占为已有。
第二十五条对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。
第二十六条利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果。
第六章档案安全制度
第二十七条本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。
第二十八条对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。
第二十九条综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。
第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。
第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。
第三十二条工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。
第七章档案统计、鉴定、移交和销毁制度
第三十三条凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。
第三十四条建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。
第三十五条在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。
第三十六条对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。
第三十七条销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。
第三十八条凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。
第八章会计档案管理办法
第三十九条会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。
第四十条会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。
第四十一条本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。
第四十二条会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。
第四十三条档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
第四十四条档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。
第四十五条档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。
第四十六条会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。
第四十七条在销毁会计档案时，应由档案人员和所属部门共同派人监督，监销人在销毁会计档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。
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