[优]物业档案管理制度

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[优]物业档案管理制度

　　在现在的社会生活中，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是小编为大家整理的物业档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

[优]物业档案管理制度

物业档案管理制度1

　　1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；

　　2、专管人员须将业主的`档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；

　　3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；

　　4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性；

　　5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象；

　　6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；

　　7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

物业档案管理制度2

　　一、档案管理运作环节

　　1、设立档案室，采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

　　2、资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的渠道。

　　二、资料分类整理

　　收集后的所有信息资料，统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

　　三、档案内容

　　范围分类资料内容

　　房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

　　技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

　　管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

　　业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

　　日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

　　四、资料归档整理

　　1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

　　2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的.档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

　　3、档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须由管理处主任同意，经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。

　　4、档案的管理环境做到'三防'，即防火、防潮、防变质。

物业档案管理制度3

　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区（大厦）的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　（一）管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等；

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同（复印件），业主基本情况登记表、装修申请表等；

　　3、财务档案：逐年形成的.财务收支报表、物业维修基金使用报表等；

　　4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；

　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　（二）管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行；

　　2、专人管理（由负责内勤的管理员担任），专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密；

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%；

　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

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