档案管理制度【精品15篇】

　　在现实社会中，很多场合都离不了制度，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编为大家收集的档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

档案管理制度【精品15篇】

档案管理制度1

　　第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的'复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案务必图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，务必履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时光不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经分管副总经理同意，务必外借的，由总经理审批。

　　第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，务必保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

　　第七条本制度从二Oxx年十月一日起执行。

档案管理制度2

　　第一章总则

　　第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。

　　第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。

　　第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。

　　第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

　　第二章管理职责与人员

　　第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

　　第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。

　　第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。

　　第九条境外档案工作主要内容：

　　(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;

　　(二)制定文件材料归档和档案管理制度;

　　(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;

　　(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;

　　(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;

　　(六)负责境外档案移交工作。

　　第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。

　　第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。

　　第三章文件材料的形成与归档

　　第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

　　第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。

　　第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

　　第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

　　(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式

　　(二)归档文件材料为原件;因故无原件的'，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。

　　(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。

　　(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。

　　(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

　　第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。

　　归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

　　第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。

档案管理制度3

　　1.总则

　　1.1为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。

　　1.2所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。

　　2.范围

　　2.1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；2.2公司股东会、董事会形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度体系、内部发文；2.4公司有效证照、证件、印章；2.5公司获得的荣誉资料；2.6公司年度工作计划及资金计划；2.7会计凭证、报表、财务分析；2.8各项计划、检查、总结；

　　2.9公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；

　　2.10各种人事材料；

　　2.11工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；2.12各种合同、契约、协议、招投标系列文件；2.13电子文档及声像资料；

　　3.要求

　　3.1.编制《档案卷内目录》，应包括以下几个内容：部门代码、档案编号、文件名称、金额（如果涉及）、经手人、入档时间、页码及备注等。

　　四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-20xx-02 3.2.档案编号的设置方法可参考如下:行政部、财务部、技术部、市场部的名称代码可分别设置为XZ/CW/JS/SC.其中各部门下属的各项分类可按照阿拉伯数字分别命名，或者按照事项的中文名称的首写字母或汉字来代替，具体代码可列表说明。 3.3.所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。在每页目录下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的质量标准：a)归档文件完整齐全；b)分类清楚；c)标题确切易查找；d)卷内排列系统、条理；e)保管期限准确；f)卷皮书写工整；g)装订整理结实、美观。

　　3.5.以电子方式存档的文件，文件名必须含部门代码、撰写人名字、文件名、存档人名字及入档日期（如：张三于20xx年1月1日，将市场部商务李四交管的20xx年下半年下单统计表存档，其存档文件名应该为：SC李四20xx年6-12月下单统计表张三20110101）。

　　3.6.公司的电子文档一般情况下存在公司专用电脑的指定区域，但由于电子文档的特殊性，在存档时应该用移动硬盘或者光盘进行备份。 3.7.文件类以电子文档形式存档时，应尽量以PDF格式存放。

　　4.期限

　　4.1永久保存：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会形成的文件材料；公司章程、公司制度体系、内部发文；公司有效证照、证件、印章；公司获得的荣誉资料；

　　四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-20xx-02 4.2 10年保存：公司年度工作计划及资金计划；各项计划、检查、总结；

　　4.3 5年保存：公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；各种人事材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；各种合同、契约、协议、招投标系列文件；电子文档及声像资料；

　　4.4 1年保存：结案后无长期保存必要者；4.5财务类档案按照会计相关法律规定存档。

　　5.归档

　　各部门档案管理人员应本着认真、负责、保密的态度，认真整理、保存、管理公司各项档案资料。

　　5.1行政部为涉及档案管理的第一责任人，对确保档案的完整性、及时移交和保密负责。技术部、销售部、行政部、财务部及市场部，各自整理保管内部档案，除财务部外，其他部门在每年1月1日和7月1日以前向行政部负责管理档案的人员提交之前半年的档案，由行政部统一备案管理，财政部的.档案由自己备案保管。

　　5.2公司档案资料按部门分类，档案管理制度由行政部制定。收集、整理、鉴定、统计、保管、编目、检索、利用等管理工作由各部门指定档案管理员负责。

　　5.3各部门档案管理人员的职责：应及时将应归档文件进行整理、保存，保证资料不遗失、不泄密，及时按要求向行政部移交档案。

　　5.4一项工作同时由几个部门参与办理时，由主办部门负责收集形成的文件资料。 5.5各部门需归档的文件

　　5.1.1 a)行政部门

　　公司文件：公司章程、董事会及股东会纪录、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、公司有效证照、证件、印章、公司发布的各类文件（电子文档）；

　　第4页/共7页四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-20xx-02 b)人事类文件：员工劳动合同、保密协议、培养和服务协议书、员工入职表、员工离职表、员工转正申请及考核评价表、员工入职体检表、员工简历、员工身份证复印件、员工学历证明复印件；

　　c)行政类文件：各种会议记录及会议纪要（电子文档）、以行政部门名义签订的合同、公司各类照片（电子文档）、快递单、社保相关的各类单据、公积金相关的各类单据、员工保险单。

　　5.1销售部门

　　标书、下单统计表（电子文档）、总代理合同、销售合同、销售清单（包括软件成交记录、品种、序列号等信息）（电子文档）、货物签收单、发票签收单

　　5.2财务部门

　　会计凭证、财务报表、汇帐凭证、会计报表、总分类账、库存商品明细账、明细分类账、审计报告、抵扣联、已作废的发票及红字发票、发票存根联、原始凭证、银行存款余额调节表、入库单、出库单、请款单、员工销售卡、员工销售业务季度卡、货物签收单、订货单（电子文档）、结算表（电子文档）、用户报表（电子文档）、物料领用登记表、PKPM升级记录表（电子文档）、PKPM新购记录表（电子文档）、借锁登记表（电子文档）、PKPM用户升级清单（电子文档）、代理退锁清单（电子文档）

　　5.3技术部门工程设计图

　　5.4市场部

　　客户资料（电子文档）、满意度调查表及结果、厂商活动签到表、厂商活动申请资料（电子文档）、厂商活动资料（电子文档）、厂商活动总结资料（电子文档）

　　6.借阅

　　6.1.各部门建立《档案借阅复制登记簿》，主要内容：借阅单位或部门、借阅人、借阅理由、借阅起止时间、批准人、归还时间、归还时检查情况、经手人。

　　第5页/共7页四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-20xx-02 6.2.借阅档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理借阅。

　　6.3.借阅人必须爱护档案，不得转借、抽取、折卸、调换、污损、摘抄所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，阅后及时归还。

　　6.4.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查册数、页数，是否有遗失损坏等情况，如有问题及时通知借阅人说明原因及补救并报主管高管及审批人员。

　　6.5.各部门如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。

　　6.6.人事档案除总经理、副总经理、人事部负责人以外任何人不准借阅。

　　7.复印

　　7.1档案原则不准复印，若各部门因工作需要可以制作复件。复制档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理复制。

　　7.2复件管理部门负责人及相关人员参照档案管理办法实施管理，并对复件的保密性负责。

　　8.销毁

　　8.1档案销毁时，由保管人员提出并整理造表，报部门经理核准呈报总经理批准销毁。 8.2档案销毁一般采用碎纸机，由各部门档案管理人员和综合管理部负责人同时执行。

　　9.相关记录

　　9.1 I-01-05 《公司档案借阅登记表》 9.2 I-01-06 《公司档案借阅申请表》 9.3 I-01-07 《公司档案销毁申请表》

档案管理制度4

　　1.目的：会计档案是档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，现根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

　　2.适用范围：本规定适用于公司及分子公司。

　　3.会计档案管理体系

　　3.1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管理会计档案。

　　3.2公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

　　3.3各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

　　4.会计档案范围

　　4.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

　　4.2会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

　　4.3会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄，其他会计帐薄。

　　4.4财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

　　4.5财会电算化档案：主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。

　　4.6其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

　　5.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　　5.1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

　　5.2移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　6.会计档案不得自行借出。

　　6.1如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供会计资料的查阅或复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时，应事前由公司总经办批准。

　　6.2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

　　7.会计档案的保管期

　　7.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、20xx年、20xx年、25年5类（会计档案保管期限表附后）。

　　7.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　7.3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

　　7.4各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

　　8.会计档案的销毁

　　8.1保管期满的会计档案，除本办法规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：

　　8.1.1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

　　8.1.2单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见；

　　8.1.3销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销；

　　8.1.4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

　　8.2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　8.3正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　　9.会计档案的管理

　　9.1采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

　　9.2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的，从其规定。

　　9.3单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　9.4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的.会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

　　9.5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

　　9.6在建设项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

　　9.7单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

　　9.7.1移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容；

　　9.7.2交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

　　9.8预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

　　10.附则：

　　10.1本制度由公司财务部负责解释。

　　10.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

　　10.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

档案管理制度5

　　1 产生目的

　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

　　2 适用范围

　　适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

　　3 正文

　　3.1 文件资料的收集

　　3.1.1 收集范围

　　凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

　　3.1.1.1 上级来文

　　(1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;

　　(2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

　　3.1.1.2公司文件材料

　　(1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;

　　(2) 公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　(3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件;

　　(4) 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;

　　(5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;

　　(6) 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;

　　(7) 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

　　(8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;

　　(9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料;

　　(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;

　　(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;

　　(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;

　　(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;

　　(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料;

　　(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;

　　(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

　　(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

　　(18)公司签订的各种合同、协议等材料;

　　(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

　　(20)各种普查工作中形成的文件材料。

　　3.1.2 收集中应注意的问题

　　3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。

　　3.1.2.2 正文和附件要同时收集。

　　3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

　　3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

　　3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

　　3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

　　3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。

　　3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

　　3.2 立卷归档

　　3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

　　3.2.2 文件材料的分类

　　应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的`措施进行分门别类。

　　3.2.3 立卷分工

　　3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷;

　　3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷;

　　3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。

　　3.2.4 归档

　　3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理)。

　　3.2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

　　3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

　　3.2.4.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。

　　3.3 档案保管

　　3.3.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

　　3.3.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。

　　3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

　　3.4 档案借阅

　　3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

　　3.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

　　3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

　　3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

　　3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

　　3.4.6 底图一般不予外借。

　　3.5 档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。

　　3.6 档案统计

　　3.6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。

　　3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。

　　3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。

　　3.6.4 统计数字要准确真实。

　　3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

　　3.7 档案保密

　　3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

　　3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。

　　3.7.3 档案资料不准带到公共场所。

档案管理制度6

　　第一章总则

　　第一条工业企业的机器设备和工具，是进行生产的物质条件。其数量和性能，决定着企业的生产面貌，因此，工业企业管好用好机器设备和工具，使机器设备和工具经常处于完好状态，延长其使用寿命，是工业企业管理工作的一项重要内容。设备管理好坏，对于产品的质量、品种、产量，对于减轻劳动强度，提高劳动效率以及减少原材料消耗，降低产品成本等具有极其重要的作用。

　　第二条设备管理工作的内容包括从设备进厂验收、安装、使用、维护保养、检查修理到配件的生产、设备的改造、更新，以及日常的登记、保管、调拨、报废等一系列工作。设备管理的任务，是要保证设备在物质运动的`全过程中，自始至终保持良好的技术状态。

　　第三条为了保证有效地实现设备管理目标，必须坚持以预防为主，维护保养与计划检修并重和先维修后生产的原则，正确使用，精心保养，合理润滑，安全生产。设备管理部门和生产部门共同负责，做好包括使用、保养、检查、修理等工作，正确处理好生产与维修的关系。

　　第二章设备技术状况

　　第四条设备技术经济指标。

　　评价企业设备管理的技术经济指标有：

　　1.设备完好率表示设备技术状态的完好程度，是检查企业设备管理和维修工作水平的重要指标。其计算公式为：

　　设备完好率=完好的设备台数 / 设备总台数×100%

　　设备总台数是指本企业已安装的全部生产设备，包括在用、停用、封存、停机待修和正在检查的所有设备，不包括尚未安装和由基本建设部门管理、物资部门代管的设备。完好设备台数是指设备总台数中完全符合设备完好标准的台数。

　　2.设备故障率它是指因设备发生故障而停机的时间占设备运转时间的百分比，计算公式为：

　　故障率=设备故障停机时间 / 设备运转时间×100%

　　3.维修费用效率它是指单位维修费用所能生产的产品产量，计算公式为：

　　维修费用效率=产品产量(件或吨) / 维修费用

　　4.单位产品(或万元产值)维修费用计算公式为：

　　单位产品(或万元产值)的维修费用=维修费用 / 产品产量(或总产值)

　　5.平均单台设备年维修费用计算公式为：

　　平均单台设备年维修费用=年维修总费用 / 年投入使用设备总台数

　　第五条对所有设备按设备的技术状况、维护状况和管理状况分为完好设备和非完好设备，并分别制订具体参合标准。

　　第六条各部门的生产设备必须完成上级下达的技术状况指标，即考核设备的综合完好率。

　　第七条设备管理部门要分别制订出年、季、月度设备综合完好率指标，并层层分解落实到岗。

　　第三章设备运行动态管理

　　第七条设备运行动态管理，是指通过一定的手段，使各级维护与管理人员能掌握住设备的运行情况，依据设备运行的状况制订相应措施。

　　第八条建立健全系统的设备巡检措施。

　　各作业部门要对每台设备，依据其结构和运行方式，定出巡检点、内容、正常运行的参数标准，并针对设备的具体运行特点，对设备的每一个巡检点，确定出明确的检查周期，一般可分为时、班、日、周、旬、月检查点。

　　第九条巡检保证体系。

　　生产岗位操作人员负责对本岗位使用设备的所有巡检点进行检查，专业维修人员要承包对重点设备的巡检任务。各作业部门都要根据设备的多少和复杂程序，确定设置专职巡检员

档案管理制度7

　　一、分管档案工作的局领导职责

　　1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

　　2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

　　3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

　　二、局档案员职责

　　1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

　　2、对各有关处室构成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

　　3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

　　4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要带给服务。

　　5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

　　6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

　　三、分管档案工作的各处（室）领导职责

　　1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并持续相对稳定。

　　2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮忙专（兼）职档案人员解决工作中的'实际困难。

　　3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的'规章制度。

　　4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的构成积累，用心配合专（兼）职档案人员的归档工作。

　　5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

　　6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责状况。

　　四、各处、室专（兼）职档案人员职责

　　1、坚持平时整理。根据本单位不一样种类文件材料的构成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

　　2、负责本单位文件材料的构成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

　　3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

　　4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

　　5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时光向档案室移交。

　　6、用心参加业务学习，不断提高档案工作水平。

　　7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

　　8、按归档时光向档案室带给档案目录和统计年报表。

　　文件、材料收集归档制度

档案管理制度8

　　第一章总则

　　第一条为了加强公司会计档案管理，保证资料完整，使会计档案基础工作规范化、制度化，根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》及《集团档案管理办法》，结合公司实际情况，特制定本办法。

　　第二条会计档案是企业在经济活动中形成的记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，它既是本单位档案的一部分，也是国家全部档案的重要组成部分。

　　第三条会计档案管理，是企业管理的一项很重要的基础工作，各级领导应高度重视，加强对会计档案管理工作的领导。档案部门和财务部门要互相支持，密切配合，共同做好会计档案管理工作。各级机关的档案部门和财务部门负责对所属单位的会计档案管理工作进行业务指导、检查和监督。

　　第四条本办法适用于公司所属各单位、各部门。

　　第五条每年形成的会计档案(包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算资料和电算软盘资料)，应由财务部门按照归档的要求负责整理立卷或装定成册。

　　第二章会计档案的分类及编号

　　第六条会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

　　第七条会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

　　第八条会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。

　　第九条其他会计档案包括：

　　(一)文书部分：

　　1、各种经济合同、协议、担保书契约及其附件；

　　2、年度财务计划，年度财务工作计划，年度财务工作总结，年度财务决算编审工作的要求，财政、财务工作会议文件及资料；

　　3、各种财务分析资料(包括资金分析、经济活动分析、成本情况分析)；

　　4、各种调查报告和典型经验；

　　5、资信证明；

　　6、重点工程决算资料；

　　7、各种投标保函；

　　8、城建制划转、撤销、合并单位的全部交接资料。

　　(二)表单部分：年度各项经济技术指标完成情况报表(包括统计、质量、劳动工资、安全生产、设备情况、科技成果及效益等)；财务检查报告；国库券和其他债券分配和统计报表；会计人员统计表、会计人员考试情况统计表；会计人员考核资料；会计证登记表；职称评定审批表；会计达标升级申报、验收、审批表；先进会计审批表；报废后的固定资产卡片；各种台账、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。

　　（三）电算化部分：会计电算化存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

　　第十条会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用“三统一”的办法，即：分类标准统一（一类凭证、二类账簿、三类报表、四类其他会计档案）、档案形成统一（案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一）、管理要求统一（建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册），并分门别类按各卷顺序编号。

　　第十一条

　　会计档案编号级次：2/2/2/4，即大类/年度/类别/流水号。

　　第十二条

　　大类是指会计内容的大类：01凭证、02账簿、03报表、04其他档案……。

　　第十三条

　　年度是指会计内容发生的`年份，如08、09……。

　　第十四条

　　类别是指大类下的分类，凭证类别以月份划分01一月、02二月……；账簿类别分为01资产类、02负债类……；报表类别分为01主表、02附表、03内部管理报表……；

　　第十五条

　　其它档案类别分为：99其它。

　　第十六条

　　流水号是指按会计内容的发生时序，连续编制号码。如20xx年2月份第25本凭证，应编为01080xxxxx5；20xx年第50份合同应编为0408xxxx0。

　　第三章会计档案的装订

　　第十七条

　　会计凭证的装订。每月装订一次，须在次月10日前装订完成，按年分月妥善保管归档。

　　（一）会计凭证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

　　（二）会计凭证装订时的要求：用“三角两针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上两个针眼，实行两眼一线并在凭证上方和左侧面各走两次线后再到背面打结，结扣应是死的，并放在凭证封皮的里面。记账凭证装订完成后，要根据三角装订的大小进行完全包角，由装订人在记账凭证侧面注明年、月、凭证种类和起始号码，并在包角处的装订线封签处签名或者盖章。装订凭证厚度一般为2-2.5厘米，保证装订牢固，美观大方。

　　（三）会计凭证装订后的注意事项。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　第十八条

　　会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

　　（一）基本要求：账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、按顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

　　（二）活页账簿装订要求：保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

　　（三）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，由会计主管人员和经办人签章。

　　（四）账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号。编号一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　第十九条

　　会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、按会计报表的编号顺序排列各种会计报表、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。

　　第四章财务信息化档案

　　第二十条数据资料管理与保密。计算机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

　　（一）现金记账凭证及日记账的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由专职会计人员将审核无误后的原始凭证按分录当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

　　（二）银行记账凭证、账册的输出与保管。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证按分录输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

　　（三）转账凭证的输入、输出与保管。有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证按分录输入计算机。并打印输出，装订成册，妥为保管。

　　（四）科目汇总表、账簿打印时间。现金、银行日记账每天打印。银行余额调整表每月打印一次。总分类账和各种明细分类账每月打印一次。现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

　　（五）其他。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

　　第二十一条数据备份管理。会计核算数据必须经常进行备份工作。在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

　　第二十二条信息化会计档案管理。会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。随计算机配置的操作系统、各类应用程序软件、购买的商品化会计核算系统软件，软件的备份磁盘，作为会计档案保管。各类会计档案的出借，必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

　　第五章会计档案的移交

　　第二十三条负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。交接时移交人与接替人应按会计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。点交清楚后应由双方在移交表上签字。

　　第二十四条撤销单位的会计档案移交。被撤销单位的会计档案应经上级审计和财务部门审查后，编制会计档案移交清册，上交上级档案或财务部门保管。

　　第二十五条被合并单位的会计档案移交。被合并单位应编制移交清册移交给并入单位。双方经办人按移交清册进行点交后，双方经办人和负责人在移交清册上签字，上级档案和财务部门派员监交。

　　第六章会计档案的保管第二十六条公司级以上机关应设会计档案室。没有条件设立会计档案室的单位，应设会计档案专柜，并指定专人负责保管。会计凭证、会计账簿、会计报表每年会计年度终了，暂由财务部门保管一年，期满后移交档案部门保管。年度终了时填制的会计档案目录送档案部门一份备查。其他会计档案，由财务部门自行保管。

　　第二十七条会计档案由档案保管人员收集归档。存档前，经办人要整理装订，分类填制会计档案目录，写明案卷号，一切手续完备后，保管人员才能接收。

　　第二十八条会计档案的存放应该做到：防火、防潮、防虫、防鼠、防霉变质。不允许随便堆放，保证会计档案完整无损。

　　第二十九条会计档案的保管年限，按会计档案保管年限表执行。保管年限期满后方能销毁。会计部门保管的其他会计档案，各种契约、重点工程决算资料，会议记录本永久保存；其他档案按其使用价值各单位自定保管年限：

　　会计档案保管期限表序号档案名称

　　一、会计凭证类1原始凭证、记账凭证和汇总凭证其中：涉及外事和对私改造的会计凭证2银行存款余额调节表

　　二、会计账簿类3日记账其中：现金和银行存款日记账4明细账5总账6固定资产卡片7辅助账簿8涉及外事和对私改造的会计账簿

　　三、会计报表类9主要财务指标快报10月、季度会计报表11年度会计报表(决算)

　　四、其它类12会计移交清册13会计档案保管清册14会计档案销毁清册保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日记总账固定资产报废清理后可存5年15年永久包括各级主管部门的汇总会计报表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年备注

　　第七章会计档案借阅的批准权限

　　第三十条公司财务部门内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，档案保管人员应及时提供；会计档案存在档案部门档案库的，到档案库借阅，档案保管人员应及时提供。

　　第三十一条本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，要经财务部门负责人批准，方能借阅；会计档案存在档案库的，要经档案部门和财务部门负责人批准，方能借阅。

　　第三十二条外单位人员查阅会计档案。要持单位介绍信，经单位主管领导批准，方能借阅。

　　第三十三条借阅会计档案应在财务部门或档案部门的档案库(室)内查阅。须拿出档案库(室)时要经档案部门和财务部门负责人批准，必须携带出单位的要经单位主管领导批准。

　　第三十四条需要借出财务部门或档案库的会计档案，必须办理借阅手续，在“会计档案借阅登记簿”上进行登记，归还时还应注明归还时间。

　　第八章会计档案的销毁

　　第三十五条公司级单位会计档案的销毁。由档案、审计和财务部门共同对应销毁的会计档案进行鉴定，经本单位主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经总公司档案部门和财务部门批准并派人监销时，方能由档案管理部门销毁。

　　第三十六条总公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部门对应销毁的会计档案共同进行鉴定，经总公司主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经市档案局、财政局和建设银行市分行批准并派人监销。方能由档案管理部门销毁。

　　第三十七条会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经档案、审计部门鉴定、审批和监销。

　　第三十八条基层单位会计档案的销毁。应由财会人员编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。经本单位负责人审查后，报经公司档案部门和财务部门审查批准，并派人监销，方能销毁。

　　第三十九条会计档案保管期满应销毁时，其中有的原始凭证还有使用价值的，例如未了结的债权、债务业务的凭证，应单独抽出另行立卷保管。直保管到确无使用价值时再销毁。

　　第九章附则

　　第四十条本制度由公司财务资产部负责解释。第四十一条本制度自印发之日起执行。

　　附：相关账表

档案管理制度9

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的.有关规定执行。

　　2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4. 档案借阅者必须做到：

　　① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

档案管理制度10

　　（一）、要明确一位副校长分管档案工作，应建立综合档案室合和建综合室档案专柜。配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专（兼）职人员，并保持相对稳定。

　　（二）、要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程；纳入分管领导和档案员工作职责；纳入教职工范围和考核奖惩制度。

　　（三）、档案人员的主要任务：

　　1、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。

　　文书档案：是指学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料。

　　教学档案：是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。

　　教育档案：是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。

　　会计档案：是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。

　　后勤档案：是指学校的'基础建设、生产、科研等方面形成的材料。

　　2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

　　3、学校综合档案的归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档；教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

　　4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

　　5、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。

　　6、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

　　7、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面要用毛笔正楷字填写，字迹要工整清洁。

　　8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

　　（四）、综合档案室要做到有专室、专柜、专（兼）职人员负责，切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　（五）、借阅制度

　　1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

　　2、严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。

　　3、爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。

　　4、经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。

　　5、外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。

　　（六）、档案工作人员要熟悉档案，了解需求，积极主动地做好档案的提供利用工作。

　　档案室应根据工作编制大事记、组织沿革、基本情况、数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工作和参考资料，为提供利用档案创造条件。

　　（七）、学校档案的鉴定与销毁。

　　学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定。认真做好档案的鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。

档案管理制度11

　　1、教学档案是指学校在教学活动中形成的有保存价值的档案资料.

　　2、教学档案的范围包括：

　　（1）上级教育主管部门下达的政策性、指导性教学文件及有关规定；

　　（2）学校制订的各项教学文件和教学规章制度；

　　（3）教学基本建设的各种规划和计划、师资培训计划和实施情况、教育资源（含教学设施及仪器设备等）统计材料；

　　（4）学校、系（部）和教研室的学期（或学年）教学工作计划和总结；

　　（5）校历、教学进程表、总课表、教师聘书及课程表、学期授课计划、课程教学总结等；

　　（6）课程设计任务书、毕业设计(论文)任务书、优秀毕业设计(论文)；

　　（7）学生花名册、学籍变动情况、学生成绩、学生成绩统计分析、毕业生质量跟踪调查、等材料；

　　（8）教学研究计划、行业（或区域）经济教育调研报告与资料、教学改革实施方案及总结、典型经验材料和教学研究刊物、学报、简报等；

　　（9）使用教材目录、自编教材（或讲义）、教学参考资料、参加全国或全省统编教材印本、实验（实习）指导书、习题集、试题库(试卷库)、试卷分析以及各种声像资料等；

　　（10）教师业务档案，包括教师基本情况登记表、教案及教学工作小结、教师考核资料、教学工作和工作量统计表、论文论著及成果、进修（培训）登记及考核材料等；

　　3、教学档案管理机构由教务处负责。

　　4、教学档案按年度分类管理、编目造册及归档；

　　5、档案管理人员必须及时收集和整理各种教学档案。

　　6、教学档案管理人员应按学期按目录对教学档案进行收集、整理，并立卷。

　　7、教学档案管理人员应对档案妥善保管、防止档案霉烂、人为损坏、或流失等。

　　8、档案室应有防火、防盗等设施。

　　9、档案管理人员应定期对档案室以及所保存的'教学档案进行检查，并认真填写管理记录。

　　10、借阅教学档案，须经档案管理部门负责人同意，并填写《教学档案借阅登记表》，说明借阅的事由和借、还日期。借阅人员对借出的档案应妥善保管，不得折页、涂改、画线、圈点、剪贴。

　　11、查阅教学档案资料，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员下架、开卷。

　　12、借阅和查阅过程中，造成档案损坏，损失等情况，应立即报告档案管理部门。

档案管理制度12

　　1、档案管理在校长、副校长的领导下，由办公室具体抓好档案建设工作。

　　2、档案管理人员要认真学习有关档案管理的法律法规，学习并熟悉档案管理。

　　3、档案管理人员要严守有关档案机密，确保档案工作的严密性。

　　4、档案管理人员要坚守工作岗位，按时登记和整理相关资料归档，确保来件及时收存、及时归类。

　　5、学籍档案、“两基”档案、教师业务档案、行政档案等按习水县教育局关于档案管理的相关要求，制定管理措施，分门别类地完善工作，特别是加强教师业务档案的`完善工作，确保学校档案能真实、客观地记载教职工的工作情况。

　　6、学校档案分门别类专柜管理，划拨一定资金添置档案设施，力求各类档案放置有序、查找方便、管理顺当。

　　7、每学期期末是整理和完善档案的终结时间，各部门、各处、要认真收集开展工作的相关文字资料、图片、表册等整理，移交办公室存档。

　　8、档案管理人员必须熟悉档案的建设情况，对外调档案做到：“取一件、记一件、还一件、装一件”，并负责追回外调时间较长的档案，保证档案不流失。

档案管理制度13

　　一、目的

　　为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，发布《公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

　　二、档案的定义

　　（一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。

　　（二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。

　　三、管理机构

　　公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。

　　四、工作职责

　　公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为：

　　（一）制定和完善档案管理制度。

　　（二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。

　　（三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。

　　（四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。

　　五、档案鉴定

　　档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。

　　（一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。

　　1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。

　　归档范围载体包括但不限于：

　　（1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。

　　（2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。

　　（3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。

　　2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。

　　普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。

　　秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。

　　机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。

　　（二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。

　　文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程；

　　（2）董事会及股东会纪录；

　　（3）财务报表；

　　（4）政府机关核准文件；

　　（5）不动产所有权及其他债权凭证；

　　（6）工程设计图；

　　（7）其他经核定须永久保存的文书。

　　2、十年保存：

　　（1）预算、决算书类；

　　（2）会计凭证；

　　（3）其他核定须保存十年的文书。

　　3、五年保存：

　　（1）期满或解约之合约；

　　（2）其他核定须保存五年的文书。

　　4、一年保存：无长期保存必要的'。

　　5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

　　6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写《档案过期处理审批单》（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。

　　7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写《档案销毁清册》（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。

　　8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的《档案销毁清册》及目录应立卷归档、永久保存。

　　9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。

　　六、档案收集

　　（一）收集范围。按照归档范围进行收集。

　　（二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写《档案移交清单》（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，《档案移交清单》双方各留一份。

　　（三）归档文件要求。

　　1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。

　　2、非纸质文件配文字说明一并归档。

　　3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。

　　4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。

　　5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。

　　（四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。

　　1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。

　　2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。

　　3、与合作方的相关文件。

　　（1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。

　　（2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。

　　（3）尽职调查资料：①尽职调查报告；②业务约定书；③委托协议书；④尽职调查清单及问卷；⑤目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。

　　（4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。

　　（5）公司及下属项目公司所获荣誉。

　　注：1。如公司及下属项目公司发生撤销、拆分、合并等情况导致档案不能安全保管，须将上述档案原件全部移交公司综合管理部。

　　七、档案管理

　　（一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。

　　（二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。

　　（三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。

　　（四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。

　　八、档案利用

　　（一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。

　　（二）借阅档案需填写《档案借阅审批单》、《重要物品外借审批表》，经部门负责人—综合管理部—总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。

　　填写要求：

　　（1）《档案借阅审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或摘要填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件名称，根据需要在“是否电子档”或“是否复印”选择是或否，用途填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件用于办理的事项。

　　（2）《重要物品外借审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写经办人所在的部门，主送单位（或合作、上报单位等）填写外借物品所办理事项的主要单位，外借物品清单及借用时间填写所外借的物品，借用时间必须填写明确（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不归还必须注明不归还原因及移交单位，涉及金额根据实际情况填写，用途填写所要外借文件用于办理的事项。

　　（三）档案管理员对档案借阅进行登记，填写《档案借阅登记表》。借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，否则追究借阅人的责任，构成犯罪的依法追究法律责任。

　　（三）档案应按期归还，归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查，包括档案的件数、页数，档案原件完整，无损坏、无涂改等，并在《档案借阅登记表》注明。如发现遗失或损坏，应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的，借阅人需在到期前办理续借手续。

　　（四）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案保管部门所在公司总经理审核批准后方可调阅。

　　（五）档案在使用外借期间，档案管理员必须保留一份复印件存档，以便其他工作人员的查阅。

　　九、本制度自签批之日起执行。