采购管理制度【汇总15篇】
在充满活力,日益开放的今天,越来越多人会去使用制度,制度是指一定的规格或法令礼俗。拟定制度需要注意哪些问题呢?下面是小编收集整理的采购管理制度,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。
采购管理制度1
1、目的:
为规范公司物资采购流程,降低采购成本,提高采购工作效率。
2、适用范围:
适用于本公司采购管理。
3、职责
3.1公司采购职能由供应部门具体承办,根据生产计划及时安排采购计划(书面形式),财务部门负责过程控制与监督。
3.2供应部负责生产物资、固定资产(机器设备及其他生产设备)的采购以及物资采购运输;
3.3财务部门负责办公用品及固定资产(房屋建筑物、非生产用电子设备、运输设备)的采购;
4.采购流程图:
采购计划→采购申请→部门经理(总经理)审批→供应部门(库存核实)→询价采购订单→下合同(部门经理审批、财务部门审核)→货到→验收入库(收料单或入库单)
发票单据齐全→供应部门经理审核→财务经理审核→部门经理(总经理)审批→出纳支付→供应商(报销人)
5.内容
5.1采购分类
5.1.1生产物资采购:
包括:生产用原材料、辅料、外协(购)件、五金备件、劳护用品、低值易耗品等
5.1.2办公用品采购
包括:办公耗材、电脑及配件、其它零星物资、培训资料、书刊等.
5.1.3固定资产采购
包括:机器设备、房屋、大额资产
5.1.4供应采购:
包括:物资采购的运入。
5.2职能归口
供应部与财务部门对于具体的专业采购可委托具体的职能部门和专业人员负责。具体经办的职能部门与经办人员需将采购情况汇报至归口的供应部门,共同办理验收入库与请款手续。
5.3采购程序:
5.3.1一般每月25日,各部门将下月计划所需的物资采购申请(模具材料采购随模具生产计划及时制订)汇总审批后报归口的采购职能部门。采购申请必须由采购申请人、部门经理签字确认,金额较大的必须报总经理审批。
5.3.2采购申请一式二联(一联存根、一联财务联)。申请人申请采购时将财务联交归口的采购职能部门(供应部)。采购请款时将财务联附于原始发票后。
5.3.3对用于模具制造的专用材料,申请部门申请采购时,需附有模具名称、模具编号、材料规格、要求、数量等详细说明。供应部门按采购申请单上所列项目询价(供应厂商及供应价格,不少于三家)、定价、签订合同、下单采购。
5.3.4采购物资送到后,品管部及采购申请部门验收物资的数量、质量、规格等。验收合格后办理相应的验收入库手续。
5.4请款程序:
5.4.1物资验收确认完毕,由采购经办人员将“发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、“采购订单或合同”、“请款单”核对确认无误后,经归口的采购职能部门经理签字确认,报财务审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕,财务根据合同或约定付款。
5.5每月月末25日为公司关账日。各采购职能部门需将当月的发生的采购进行汇总报至财务部,总经办需将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表,并按领用部门进行汇总后报至财务部。供应部、市场部根据实际发生汇总当月的.运输费用,以报表方式报至财务部。
5.6对于长期固定的采购项目应与供应厂商约定付款期限(月结30天、60天或90天),付款方式尽量采用转账方式支付(1000元以上)。
附:采购流程细节指南
1、供应商要提供尽可能详细的资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等相关报告。资料越详细越好。
2、采购商将对供应商提供的资料做一个详细的归类,把这些客户归在哪类客户,并且给出是否值得扶持、资金是否值得肯定的内部分析。
3、采购商对供应商的工厂查看。视察厂家规模是否与他们提供的基础资料一致。如果有不一致的地方就不予考虑合作。
4、采购商向供应商提出样品需求。看样品的尺寸、规格以及其他参数是否符合需求。
5、采购商要通过技术分析,要有检验部门的分析结果。检验包括其价格、质量以及其他是否符合要求。
6、如果符合要求,采购商对供应商下达一个评审通知书。符合要求的供应商可以进入采购商的供应链。对于再好的供应商来说,首先要进入采购商的供应链,才能有资格为其提供产品服务。
7、采购商与供应商进行初期的商业谈判,正常的谈判时间在三个月。
8、双方签定合同。
9、供应商开始对采购商提供小批量的产品。
10、采购商对供应商的小批量产品进行复查。所有的小批量产品必须进行严格的实验检查。
11、如果小批量产品通过审核,那么此供应商将为加入采购商的产品目录。
12、供应商加入采购商的产品目录,每一个目录都需要自己去评审,每一个地方都需要重新评审一次,整个流程需要半年时间。资信问题更是重中之重,流程不能出一丝差错,资信问题更是不允许有问题。以上12个环节都成功通过以后,您就能成为此采购商的供应商,进入他们的全球供应链。要求是极其苛刻的,如果哪一个环节上出了差错,那么都将有前功尽弃的可能。
采购管理制度2
一、商场采购合同的内容
商场采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免发生纠纷的前下,具备以下主要条款:
1.商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国宝统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。
2.商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等,均应有详细规定。
3.商品的价格和结算方式
合同中对商品和价格的规定要具体,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的折扣办法;规定结算方式和结算程序。
4.交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式(送货、代运、自提)。
5.商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
6.违约责任
签约一方不履行合同,违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:
(1)未近合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
(2)未按合同规定的商品质量标准交货;
(3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。
7.合同的变更和解除条件
在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等情况,都应在合同中予以规定。
除此之外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,更有效力。
二、采购合同的签订
1.签订采购合同的原则
(1)合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人,是指有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。
(2)合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
(3)必须坚持平等互利,充分协商的原则签订合同。
(4)当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。
(5)采购合同应当采用书面形式。
2.签订采购合同的'程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:
(1)订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
(2)接受提议。接受提议是指被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也称承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。
(3)填写合同文本。
(4)履行签约手续。
(5)报请签约机关签证,或报请公证机关公证。
有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。
三、商场采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:
1.加强商场采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前,应当认真研究市场需要的和货源情况,掌握商场的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据本商场的购销任务,收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据;二是对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。
2.建立合同管理机制和管理制度,以保证合同的履行
商场应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的顺利实现。
3.处理好合同纠纷
当经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成,可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。
4.信守合同
合同的履行情况好坏,不仅关系到商场经营活动的顺利进行,而且也关系本商场的声誉和形象。
采购管理制度3
为进一步加强区本级政府采购监督管理,建立和规范政府采购运行机制,提高财政资金的使用效益,促进廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》(以下简称《政府采购法》),结合我区政府采购制度改革实际,制定了《政府采购管理制度》。本制度政府采购是采购人按照政府采购法律、行政法规和制度规定的方式和程序,使用财政性资金(预算内资金、政府性基金和预算外资金)和与之配套的单位自筹资金,省政府公布的采购目录内和采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
第一章 总 则
第一条 本制度。
第二条 第三条 政府采购组织形式分为政府集中采购、部门集中采购和单位分散采购。
第四条 区政府采购办是负责我区政府采购监督管理的部门,依法履行对政府采购活动的监督管理职能。其主要职能是:依法制定政府采购有关规章制度;审核政府采购预算和实施计划;拟定政府集中采购目录、采购限额标准和公开招标数额标准,报区政府批准;管理政府采购网络和发布政府采购信息;批准政府采购方式;负责政府采购监督检查;考核政府采购代理机构业绩;开展政府采购宣传与培训;处理供应商的投诉事宜。
第五条 招标投标公司是集中采购机构,其主要职责:接受采购人委托,组织实施政府集中采购目录中的项目采购;执行政府采购法律规章制度;管理政府采购档案、提供有关信息报表;负责对其工作人员的教育培训;接受委托代理其他政府采购项目的采购。
第二章 政府采购预算
第六条 采购人在编制下一财政年度预算时,应当将该财政年度的政府采购项目及资金列出,编制政府采购预算,随同年度预算报区采购办汇总,按预算管理权限和程序批准后执行。
第七条 政府采购预算一经批复,原则上不作调整,如遇特殊情况需要调整和追加预算的,应报区政府采购办批准。
第八条 采购人应根据批准的政府采购预算并结合本单位的工作实际,按月编制政府采购计划,经区政府采购办审核,并确认采购资金到位后方可组织采购。
第九条 采购人应当严格按照批准的政府采购预算执行。不得采购无预算、无计划的采购项目。
第三章 政府采购方式及程序
第十条 政府采购实行集中采购和分散采购相结合。纳入集中采购目录的政府采购项目,采购人应当委托集中采购机构代理采购。但对技术复杂、专业性强、操作难度大的采购项目,经依法批准可自行采购或委托具有政府采购代理资格的其他采购代理机构组织采购。
第十一条 政府采购采用以下方式:
一公开招标;
二邀请招标;
三竞争性谈判;
四单一来源采购;
五询价;
六国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
公开招标应作为政府采购的主要采购方式。
第五章 备案和审批
第十二条 政府采购备案和批准管理是指区政府采购办对采购人、集中采购机构及其他采购代理机构按规定以文件形式报送备案、批准的事项,依法予以备案或批准的管理行为。区政府采购办为政府采购工作的管理机构,具体办理政府采购备案和批准事宜。
第十三条 审批事项应当经区政府采购办依法批准后才能组织实施,下列事项应当报区政府采购办批准:
一因特殊情况对达到公开招标数额标准的采购项目需要采用公开招标以外的采购方式的,由组织采购的机构提出申请报送区政府采购办批准; 二因特殊情况需要采购非本国货物、工程或服务的,由采购单位提出申请报送区政府采购办批准;
三政府采购管理机构委托采购代理机构组织实施协议供货采购、定点采购,其实施方案、招标文件、操作文件、中标结果、协议内容需要变更的;
四政府采购代理机构制定的操作规程;
五政府采购预算或项目的调整变更;
六法律、行政法规规定其他需要审批的事项。
第十四条 备案和批准事项由采购人、集中采购机构或其他政府采购代理机构依照有关规定向区政府采购办报送。
第六章 监督检查
第十五条 区政府采购办对政府采购活动实行经常性监督检查制度,依法对采购人、集中采购机构、其他政府采购代理机构执行政府采购法律、行政法规和规章制度情况进行监督检查。
第十六条 区政府采购办对区直单位政府采购活动进行监督检查的主要内容是:
一政府采购预算和政府采购实施计划的编制和执行情况;
二政府集中采购目录和部门集中采购项目的执行情况;
三政府采购备案或审批事项的落实情况;
四政府采购信息在省、市、区采购办指定媒体上的发布情况; 五政府采购有关法规、制度和政策的执行情况;
六内部政府采购制度建设情况;
七政府采购合同的订立、履行、验收和资金支付情况;
八对供应商询问和质疑的处理情况;
九法律、行政法规和制度规定的其他事项。
第十七条 区政府采购办应当加强对集中采购机构的监督检查,监督检查内容是:
一集中采购机构执行政府采购的法律、行政法规和规章情况,有无违纪违法行为;
二采购范围、采购方式和采购程序的执行情况;
三集中采购机构建立和健全内部管理监督制度情况;
四集中采购机构从业人员的职业素质和专业技能情况;
五基础工作情况;
六采购价格、资金节约率情况;
七集中采购机构的服务质量情况;
八集中采购机构及其从业人员的廉洁自律情况。
第十八条 供应商应当依法参加政府采购活动。
区政府采购办应当对中标供应商履约实施监督管理,对协议供货和定点采购的中标供应商进行监督检查,对未认真履行采购合同的,应取消其供货资格。
第十九条 对违反本办法规定擅自采购的单位,可处罚款。情节严重的追究单位负责人和直接责任人的责任。
第二十条 区政府采购办应按照《政府采购法》规定和《政府采购供应商投诉处理办法》(财政部20号令)要求对政府采购活动的相关询问、质疑和投诉进行处理与答复。
第二十一条 监察机关应当加强对参与政府采购活动的单位和个人实施监察,应当参与数额巨大或重大采购项目活动的监督。
第二十二条 政府采购监督管理部门、政府采购各当事人有关政府采购活动,应当接受审计机关的.审计监督。
第七章 其 他
第二十三条 政府采购信息应当按照《政府采购法》和《政府采购信息公告管理办法》(财政部19号令)在财政部和省财政厅指定的政府采购信息发布媒体上公告。必须公告的政府采购信息包括:有关政府采购的法律、法规、规章和其他规范性文件;招标公告、中标公告、成交结果;采购代理机构、供应商不良行为记录名单;区政府采购办对政府采购代理机构的考核结果等。
第二十四条 政府采购评审专家的确定应当按照财政部、监察部制定的《政府采购评审专家管理办法》规定,从市、区本级政府采购评审专家库中抽取。采购人不得以评审专家身份参加本部门、单位政府采购项目的评标、谈判和询价工作。采购代理机构工作人员不得参加由本机构代理的政府采购项目的评标、谈判和询价工作。
第二十五条 货物和服务项目实行招标方式的应按照《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部18号令)执行;实行竞争性谈判、询价或单一来源采购方式的应按照《政府采购法》有关规定执行。
政府采购工程项目进行招标投标的,应按照《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购法》的有关规定执行。
第二十六条 对部分需求量大、规格标准相对统一、品牌较多且市场竞争充足的政府采购项目可实行协议供货或定点采购及区域联动操作方式。 实行协议供货或定点采购的项目、实施范围、执行要求和监督检查等内容由区采购办会同有关部门具体作出规定,集中采购机构统一组织实施方案。
第二十七条 采购人、政府采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、隐匿和擅自销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
采购文件包括:采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购管理制度4
1.0目的
为了规范公司采购行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下,降低风险,减少交易成本,保持并保证对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的采购物资,特制定本制度。
2.0适用范围
本制度适用于本物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。
3.0采购职能部门划分
◇物资使用部门:负责《申购单》的申报及物资质量的把关。
◇采购部门:负责物资具体的采购以及采购资料的管理。
◇仓库管理部门:负责采购物资的数量、外观质量的验收。
◇财务部门:负责采购货款的支付结算。
◇总经理:负责权限内的采购的审批和超出权限范围的审核,以及采购的监督。
4.0采购物资分类
◇A类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。
◇B类物资:工程水电类物资。为满足各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品。
◇C类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。
◇D类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全体职工的工服及劳动保护用品。
◇E类物资:固定资产类物资。会同集团采购部统一采购。
凡本制度定义范畴内的采购物资类型,均按照本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。
5.0采购方式
◇计划采购:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划,并填写《申购单》报管理处经理审核后,报总经理审批,如超出审批权限,上报集团审批。
◇紧急采购:采购人员得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办《申购单》手续。
◇采购流程
申请人填写《申购单》——主管审核——管理处经理审核——总经理审批——采购人员按计划采购——物资使用部门和仓库验收接受——采购人员办理财务等相关手续并登记管理。
◇采购审批权限
★为提高工作效率,采购在2000元以下的,由总经理审批后,可进行采购;
★采购在20xx以上的由总经理审批后,报集团总经理或总经理授权人审批,方可进行采购。
◇采购价格管理
★采用货比三家的方法:由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。
★由集团采购部提供价格参考表,再进行市场询价、定价。
◇采购实施
★采购人员根据审批的.《申购单》,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。
★大宗用品或长期需用物资,与有关厂家、供应商签订长期供货协议,以保证质量以及合理的价格供应。
◇采购的支付与报销
★采购人员报销时,必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。
★由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作。
6.0采购人员职业规范
6.1本规范适用于采购人员及公司其它部门直接或间接参与采购工作人员(以下统称为采购人员)。
6.2采购人员应以公司利益为己任,不允许向供应商索要礼品或接受礼品,以及私自收受其它个人利益,一经发现,公司将根据有关规定处理直至予以辞退。
6.3采购人员只有在合理的工作原因情况下,经主管经理认可后,方可接受供应商的宴请;在采购谈判过程中,无论任何原因,都不允许接受供应商的邀请。
6.4采购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下,方可接受供应商的邀请,前往参观公司、观摩产品展示公开商务活动。
6.5采购人员代表公司形象,对于供应商方面的工作人员,应当做到有礼有节,公平对待,不允许傲慢的举止和不公平的态度。
6.6采购人员在与供应商的谈判过程中,应严格遵守保密制度,杜绝任意或无意的泄密行为。
6.7对违反本制度的行为,公司有权进行处理,包括必要时对严重违反本制度的员工解聘,情节严重的移交司法机构处理。
采购管理制度5
1.目的
阐述在采购职能的执行中应遵循的原则、程序和惯例,指导执行和参与采购职能的部门和职员执行采购相关程序,推进采购职能按合理的流程正直、高效、实用的执行,从而有效降低采购成本,提高公司采购效率,加强部门间配合,特制订本制度。
2.范围
(1)固定资产类:办公家具、工作设备、电脑设备等固定资产类的采购工程维护类:装饰装修工程、IT工程、设备的租赁及维修类的采购。
(2)低值易耗类:办公用品、活动用品、礼品、图书、期刊、技术图书、生活用品等低值易耗品的采购。
(3) 印刷类:内刊、易拉宝、横幅、名片等印刷类的采购。
(4) 咨询管理类及服务类产品:咨询管理项目,工作软件类的采购;
体检、旅游、培训、拓展、保险等服务产品的采购。
(5) 项目成本类:蓝图打印,多媒体制作等。
说明:工程建筑类材料采购不在本采购范畴内。
二、采购目标
1.保证所需原料、供应品、设备和服务的适时适量及时供应。
2.为了公司运作经济高效的进行,在与需要的质量、交货期和服务水平一致的情况下,以最有竞争力的'价格采购商品/服务。
3.引导采购职能的发挥与公司利益、商业道德标准相一致。
三、采购原则
1. 使用、定价、采办、验收、结算分离原则
采购过程的各相关环节人员,遵循使用、定价、采购、验收、结算分离的原则,即使用部门申请,使用部门及采购部门分别询价、定价,财务对预算控制、法务对流程监督,使用部门验收,采购部门结算。
2. 询价定价原则
物品采购必须有三家以上的供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、长期合作的客户、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格。临时性应急购买物品除外。
3. 一致性原则
采购人员订购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致,在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息给使用部门更改请购单或做参考。
4. 廉洁自律原则
(1)自觉维护公司利益,努力提高采购物品的质量,降低采购成本。
(2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请。
(3)严格按照采购制度和程序办事。
5. 审计监督原则
采购人员要自觉接受公司有关部门对采购活动的监督和质询,对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司规章制度等进行处罚直至追求其法律责任。
四、供应商管理
1. 各类型的采购需有3家以上的供应商询价,以作比价、议价依据,并填写《采购询价记录表》,总裁办公室应根据供应商的产品报价、产品质量及提供的服务等方面对其进行考核及更新。
2. 建立公司供应商库,供应商的选择应从与公司有过合作经历的优质供应商中选取。
3. 对于长期合作的供应商,需每年做一次供应商评估,评估其产品价格、服务是否在同行业中最优化。经过评估不合格的供应商应从供应商库中撤下,并选择最适合公司的供应商建立长期合作关系。
4. 对于长期合作的供应商,应当留存一份其公司三证及相关资质文件盖章件至总裁办公室。
五、采购申请流程
1.标准流程
(1)标准采购范围
以下类别金额在1000元以内的,视作标准采购:
A.固定资产类:办公家具、工作设备、电脑设备等固定资产类的采购。
B.低值易耗类:办公用品、活动用品、礼品、图书、期刊、技术图书、生活用品等低值易耗品的采购。
C.印刷类:内刊、易拉宝、横幅、名片等印刷类的采购(需要报品牌管理中心总监审批)。
D.咨询管理类及服务类产品:咨询管理项目,工作软件类的采购;体检、旅游、培训、拓展、保险等服务产品的采购。
E.项目成本类:蓝图打印,多媒体制作等。
(2)申请流程
A.由申请部门秘书/助理填写《采购申请单》,部门负责人审核签字后交公司采购部门进行采购。《采购申请单》要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。
B.申请部门必须对所需要购买的物品进行询价,提供三家供应商的报价,如涉及到具体资质、特殊采购要求的需要附有相关文件复印件与申请部门确认,总裁办公室和财务管理中心有权对供应商报价进行核查。
C.所有采购物品都需要经过财务负责人审批,如采购属于标准采购范围,可只签批到财务负责人;如涉及到特殊物品的采购,或非标准流程的采购还需分别审批到集团财务负责人/常务副总裁/总裁(参照非标准流程)。
D.签订采购合同的均须由法务审核,并报财务管理中心备案。
E.申请部门负责验收、签领,费用分摊至申请部门。
六、二次采购申请
如采购申请发生数量、规格、价格等变动,必须进行二次采购申请,并将第一次的申请单作为附件提交审核。
七、采购招标
根据公司政策和中华人民共和国相关法律法规之规定,公司招标采购分为2类:
A类:根据《中华人民共和国招标投标法》和各地方法律法规之规定必须进行公开招标的。
1.大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目。
2.全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目。
3.使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。
B类:除A类之外,采购金额在10万以上的采购应当进行招标,具体由申请部门负责人审核是否招标,签批部门负责人同时有权建议是否进行招标。
八、样品提供和确认
1.对于采购产品难以长久控制质量的,需进行样品提供和确认的,需确定送样周期,由采购人员负责追踪,收到样品后第一时间送交使用部门进行确认,必要时需会同财务等相关部门人员予以确认。
2.对于需要保存样品的,采购部门需做封样处理,以便日后做收货比较。
九、合同签订
1.长期固定的供应商应和公司签订长期供货合同。
2.供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同。
3.采购合同样本及正本必须经过法务审核通过后方可进行合同签订环节。
4.采购合同正本一律由财务管理中心归档管理。
十、进度控制
1.为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真等方式与供货商联系,确保物品能及时供应。
2.如果采购物品无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知使用部门,寻求解决方法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会使用部门。
十一、对账付款
1.工程类需提供结算单、竣工验收单。
2.咨询管理、软件类需提供服务验收单。
采购物品/服务需要申请付款时,需向财务提供《采购申请单》(或维修单租赁单)、《采购询价记录表》采购合同或者订单复印件、发票。凡在付款过程中,不具备以上条件的,财务管理中心应拒绝付款。
3.对于分阶段付款的采购申请,申请部门对该项申请付款应当进行跟踪。
十二、采购验收
1.采购物品(物资)送达公司后,由使用部门负责检验、签收,并开具《采购入库签收单》给采购部门保存。在接受货物前,应当仔细检查外包装的缺陷状况或对缺陷处理的证据等,验收不合格的,应当拒收或2日内办理退换货手续。
2.对于工程类、管理咨询类、服务类产品需阶段性验收。
3公司办公用品的采购申请由各部门提出,电子档申请表及纸质版经由部门负责人签字后交到前台汇总后统一采购。
4.办公用品到货后,由前台统一验收并登记《采购入库签收单》,验收合格并登记好后,由前台通知各部门领用办公用品,并由前台登记《采购出库签收单》。
十三、重点说明:
1. 各审核环节对采购申请提出异议者,应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
2. 专业材料或用品,采购部门应会同使用部门共同询价或议价。
3. 财务人员审核时,认为需要再进一步议价的,可直接与供应商议价。
4. 相关审核审批人员审批时,可视需要再行议价或要求采购部门进一步议价。
5. 公司各有关部门均有义务协助提供价格信息,以协助采购部门比价参考。
6. 已核定的物料采购单价如需上涨或降低,采购部门应附上书面原因说明。
7. 属于下列情况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品。但仍需留下报价记录及情况说明。
采购管理制度6
为更有效的制止铺张、浪费现象,切实管理好办公经费,依据相关法规、政策,结合我单位实际情况,制定本采购管理制度,具体内容如下:
一、要由民主推荐,成立采购管理小组,至少三人以上。
二、对常规性及较大宗的单位办公用品的采购,年初要有具体详细的计划,并报单位领导办公会审批。
三、对单笔购置5000元
,批量购置10000元的固定资产,要上报局机关审批。
四、采购单价在500元(含500元)以下的(来源:)低值易耗品和日常办公用品,以及在500元以内的日常开支由办公室负责人审批决定;购置单价在500元以上的大宗款物品或500元以上的支出项目由办公室负责人报请局分管领导审批。
五、办公室对所采购的.办公用品及其他物品应进行入库清点、造册登记,对价值在200元以上的大宗办公用品及其他物品应建立相应台账,对其领用人、保管人、使用人都一一登记。领取时要经办公室负责人审批通过,履行必要的领借手续,一旦丢失或人为损坏应照价赔偿。
六、采购小组在外出采购时,不得一人独自行动,须3人以上集体行动。
七、采购小组在外出采购时,对所购物品需经市场调查,做到心中有数。严把质量关,力争使所购物品物美价廉。
八、采购小组在采购后,对采购发票要严格按照财务制度把关,发票内容要实事求是,所购物品品名、规格、数量、单价、价款、经办人等内容应齐全。
九、未尽事宜按照国家相关规定执行。
采购管理制度7
第一条为了满足公司飞速发展的需要,为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制,财务部在李总的指示下,在项目部、采购部等部门的配合下,特制定此制度。
第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离,其中包括:
(一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务;
(二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任;
(三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。
(二)日常办公用品采购:由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。
(三)对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。
(一)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。
(二)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。
(三)未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有原辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得书面批准后方可变更。
(四)询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格(特殊情况下,需电话征得总经理同意);由此引起后果由责任人负全责。
(五)采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责,否则视为无效。
(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
(二)凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。
(三)采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。
(四)采购部门接到请购部门(项目部、行政管理部)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
(一)使用部门根据本部门实际物资需求情况,填写请购单(即采购单第一联),明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等,交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。
(二)采购部门收到使用部门提交的请购单时,审核后如确有必要购买,由采购经理签字,再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”(即采购单第二联)后,应按照上述总则操作,货比三家,选择出合适的供应商后,并以电话或传真确定交货(到货)日期。
(三)采购单一式四份,第一联即使用部门提交的`请购单,第二联即采购部门使用的采购申请单,第三联交给财务(采购员核销时),第四联交给仓管员(以备验收)。
(一)采购物资到货后,采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收,验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符,然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后,验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字,作为验收和检验物资的依据,第一联本部门留存,第二联交给仓管员。
(二)仓管员根据进货检验报告结果(主要是验收单)对合格货品进行入库,入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份,第一联本部门留存,第二联交给财务,第三联交给采购员。
1、按合同约定需要预付购货款的,由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号),办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字),交公司财务部门办理预付货款业务。
2、货物及发票已到,验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后,采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后,由总经理签字,财务做账。
采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持购货发票到仓库办理入库手续,由质监部门、仓库保管员验收,并开出入库单(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途签字)。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后,由总经理签字,然后办理报销手续。
采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时,由财务将款项汇出。
(四)货物已到发票未到,验收合格并与购货合同核对无误后,如供货方要求并经总经理签字批准,可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款,待发票到后再付清余款;发票已到货物未到,不准支付购货款。采购业务完毕后,财务部门要催促采购员及时结清购货结余款,不留“尾巴”。
(五)物资采购必须取得发票方可报销,如无特殊情况,发票应是增值税专用发票。
采购管理制度8
一、主要内容与适用范围
本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。
本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。
二、工作职责
1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。
2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。
三、物资管理要求
1、按照批准的.物资采购计划和文件,按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备,遵守国家有关法律法规,执行本公司《采购控制程序》的有关规定。
2、材料采购实行分级管理,物资种类分为:
重要物资:钢材、水泥、商品砼、设备。
主要物资:砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。
辅助物资:其他建筑材料、燃料、周转材料等。
3、材料采购计划编制:
A、工程项目需用材料清单。
B、工程项目进度表(如遇计划更改,应补充计划表),在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科组织采购。
C、材设科接到需用材料清单应结合库存情况,统一策划,分别编制材料采购计划。
D、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施,主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。
E、物资采购后要准确、及时、迅速地验收物资,做到合理保管,妥善养护,减少保管损耗,使物资安全存放。
4、材料采购合同
(1)材料采购的供方一般应在单位颁发的合格分承包方名单中确定,质量科检查监督。
(2)各种材料采购合同,由质量科负责签订,经理办检查监督。
(3)材料采购合同必须符合《经济合同法》有关规定,尽量采用国家标准合同文本。
(4)对违反合同,不能按质按时供货的分承包方,各单位应及时上报质量科,由质量科提出处理意见,并报主管领导批准后予以通报除名。如该承包方从名册中除名,此部门在一年内不得使用。
5、材料的验证
(1)根据采购合同和生产要求,必要时质量科应组织质检员不定期的到分承包方(供方)货源处进行验证,发现问题及时提出改进要求,确保供方按质、按量、按时供货,这种验证也可在采购文件中约定,但不能作为进货验收时的依据。
(2)如工程合同中规定(质量科)需对分承包(供方)物资进行验证工作,但不能代替材料部门的验证,也不能减轻本公司履行合同责任。
(3)材料进货验证的分级管理
重要材料、主要材料的进货验证由施工单位项目部负责,质量员验证,其它材料的进货验证,应由施工单位委派的仓库保管员验证、负责。
(4)材料进货验证必须按合同条款进行,根据分承包提供的有关规格、数量、质量等证明文件,清点查验进库(工地)材料,材料验证人员填写"物资验收记录"具体执行《生产和服务提供控制程序》及《过程和产品测量和监视程序》。
(5)需作复试检验的材料,由各使用单位及时送试验室。根据复试检验报告作好有关标识工作。
(6)在进货检验中发现不合格材料,应及时按规定作出不合格品的处理工作,并按《不合格品控制程序》进行控制。
采购管理制度9
一、目的
为了进一步加强公司制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。
二、工作程序
(一)采购原则
1、采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。
2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。
3、一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责采购,需求时填写《物品申请单》;
4、原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责采购,需求时填写《物品申请单》或《采购订单》,入库时由采购的.子公司或部门对固定资产进行编码,送综合办资产管理专员处备案。
5、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。
6、单次采购在金额在2000元以上的,有两名采购人员一同进行采购,单次采购金额在10000元以上的有财务部派人一同进行采购。
(二)采购申请
1、需采购部门填写《物品申请单》,填写清楚物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项,经部门负责人签字确认后交由综合办公室处;原材料及设备的《物品申请单》或《采购订单》交财务部审核。
2、采购之前,采购经办人进行统一汇总采购原则。
3、紧急采购时,由需求部门在《物品申请单》或《采购订单》上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。
4、若撤销采购,应立即通知综合办公室或采购人员,以免造成不必要的损失。
(三)采购流程
1、采购经办人根据《物品申请单》或《采购订单》内需填写所购物品和数量进行估算价格。
2、原材料及设备的采购在采购之前必须把《物品申请单》或《采购定单》交到财务部进行审核,审核后报分管负责人或总经理审批后,方能给采购人员进行采购。
3、采购物料定单和采购设备必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。
(四)采购经办人职责
1、建立供应商资料与价格记录。
2、做好采内参市场行情的经常性调查。
3、询价、比价、议价及定购作业。
4、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。
5、做好平时的采购记录及对帐工作。
(五)采购方式
1、集中计划采购:凡属日常办公用品必须集中计划购买。
2、长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3、与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审。
(六)采购实施
1、《物品申请表》批准签字且到财务部备案后,办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。
2、采购人员按核准的《物料申请表》或《采购定单》”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
3、所有采购物品进行入库和出库记录管理。
4、原材料和设备由进料检验部门或设备申请部门验收后合格,才能办理入库手续。
(七)采购付款方式
1.物品采购无论金额多少,一律由经办人签字,部门负责人签字,财务经理审核,总经理核准签字后方可报销。
2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我公司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
(八)采购经办人行为规范
1.采购人员应本着质优价廉的基本原则,经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。
2.采购经办人应尽职尽责,不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者,给予辞退,情节严重者提交公安机关处理。
三、附则
1.各部门需要采购时,凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的,财务部将拒绝付款。
四、本制度经总经理核准后实施。
五、附购采购流程图:
采购管理制度10
为加强食堂管理,提高服务质量和水平,为员工提供良好的就餐条件,充分发挥后勤保障作用,特制定本机关单位食堂规章制度。
一、指导思想
遵循为局机关、二级单位会议和来往客人服务的宗旨,运用市场化管理模式,负责承担局领导及机关安排的会议接待和二级单位的工作餐及客餐,努力作到饭菜色鲜味美,价格合理,服务周到,方便及时。
二、聘用员工制度
1、食堂工作人员一律实行公开招聘,择优录取的方式。
2、聘用厨师长一名,副厨一名,配菜员一名,打合一名,洗碗工一名,服务员四名。
3、实行厨师长负责制,厨师的整个团队月薪暂定13000、00元,厨师长负责厨房工作人员的收入分配及工作分工,洗碗工及服务员月薪暂定1500、00元。
4、聘用人员经领导考察同意聘用后,根据《劳动法》的规定,依法依规购买五险:(即养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险及生育保险),按劳定薪,签定正式劳动合同。
5、所有聘用人员试用期暂定一个月。
三、就餐管理制度
1、非本单位工作人员严禁在食堂进餐,食堂提供周一至周五的员工餐工作餐,就餐人员必须是本大楼工作人员,就餐人员持有效票证方能就餐,严禁携带家属进餐或打餐带走。
2、客餐实行专班专人负责,局机关客餐由局办公室开进餐单,确定进餐标准,(标准拟定为科级接待标准为200元;副局级接待标准为300元;局级及上级领导来客接待标准为500元)对应我们的`菜单,核定菜价。酒水另算(酒水主要以12年白云边为主,如若需要高档酒水,需经局主要领导批准尚可)。
3、局二级单位来客就餐,按菜单点菜,餐后据实结算。
4、客餐就餐完毕后,需相关负责人在结算单上签字。
四、财务管理制度
1、食堂财务实行单独核算,财务人员应严格执行会计法的相关规定,遵守财务制度,及时填报凭证和帐务处理。
2、每张票据都需要有经手人和证明人签字,采购员每次在财务处领取2000元作为周转资金。
3、局机关客餐按月结算,食堂财务人员经局办公室核准无误后,财务科予以结算。
4、二级单位客餐按月累计结算。
五、卫生管理制度
严格执行《中华人民共和国食品卫生法》及中华人民共和国卫生部有关饮食卫生“五四”制度。
1、工作人员每年进行一次体检,持健康证上岗。
2、环境卫生要定人、定物、定时间、定质量,分片包干,做到保持清洁,无垃圾污物。保持炊具、灶具清洁卫生。厨房、餐厅有防蝇、防尘和污水排除等卫生设施。夏秋季节经常使用灭蝇药,保证室内无蝇。食堂仓库要专库专用。
3、原料分类存放,食品生熟分开保管,并有四防(防蝇、防尘、防鼠、防潮)措施,防止食品污染。
4、食堂工作人员要讲究卫生,经常洗澡,理发剪指甲,换洗工作服;工作前、便后要洗手,工作时不吸烟,不随地吐痰,不面向食品说话、咳嗽。食堂工作人员均应按照设备分工和划分的卫生区域,经常打扫、洗刷,做到每日一小扫,每周一大扫。
六、材料及实物的管理制度
1、采购员采购的主副食原料、水果等及其他接待性礼品,需严把进货关,每日购进的食品原材料的数量、质量、价格需由管理人员及保管员验收。
2、保管人员对食品原材料办理入库等相关手续,物品摆放到位有序。
3、购物发票由采购,保管、管理人员签字后报主管主任签字报销。保管人员对物品要心中有数,及时向主管主任汇报常用物的库存情况,按时报送物品管理台帐及就餐情况表。
4、炊事员应根据主管领导批准的人数和标准进行烹饪,不得擅自超标。
七、食堂安全管理制度
1、在使用炉灶前,应首先检查油路、气路是否运转正常,然后点火预热,一切正常后再使用。
2、使用完毕,随即关闭各个开关,下班时操作人员应对炉灶各处开关进行全面检查。
3、在油锅加热时,工作人员不准离开工作岗位,防止意外事故发生。
4、操作电器设备前,应先检查防护设备及电源是否完好。
5、操作时必须精力集中,保证安全,发现问题立即关闭电源。
6、设备使用完毕应将电源断开。下班时操作人员应对电源进行一次检查。
7、严禁冲洗电器设备和用湿手接触电器设备。发现蒸气阀漏气、压力表失灵,应停止使用。
采购管理制度11
一、采购员必须充分掌握市场信息,收集市场物资情况,预测市场供应变化,为医院物资提出合理化建议。
二、严把质量关,认真检查物资质量,力求价格低廉,供货及时。
三、采购的物资要适用,避免盲目采购造成积压浪费。
四、严格按采购计划办事,执行物资预算,遵守财经纪律。
五、外加工订货,要对生产厂家及物资的性能、规格、型号等进行考察,将结果与使用单位协商,择优订货。
六、签订合同,必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等;否则,造成的损失由采购人员负责。
七、及时与库房联系,做到购货迅速,减少运输中转环节,降低库存量。
物资报废制度
(一)凡医疗器材因使用年久,自然老化不能修复;因技术落后、无使用价值;损坏后无修复价值时,以及一般物资因变质变残无法使用可按程序及规定办理报废手续,予以报废。
(二)需报废的各种器材,必须经维修部门和有关人员进行签定,出具证明方可报废。
(三)大型设备仪器报废时,由使用科室写出设备仪器使用后效益分析及报废理由的书面报告,由器械科、总务科组织鉴定作出评价,经财务科、院长鉴字后上报级部门批准,方可办理报废手续。
(四)报废时由科室填写报废单,一式二份,随同物品一起交器械科,办理报废手续。如因责任事故造成器材报废时,还应追究当事者责任。
物资发放、盘点制度
一、各科室应有专人负责物品保管和领用,其他人不得随意进入仓库领物品。
二、领用物品必须由仓库负责人按部门审批计划物品发放,当面点清物品浸透量,规格、质量、发现问题立即退换,如一时解决不了的物品暂缓领回,等物品换回后通知部门领用。
三、仓库的一切物品领用时,须按科室分类详细登记,有领物人签名,月终由仓库汇总送财务科核算。
四、建立严格的物资领用手续,发放时,应认真对领物单上的制单人、科室负责人、收货人以及管理部门核准人的签名,准确无误后方可允许物资出库。所有发料凭证,保管员应妥善保管,不可丢失。
五、临时性应急物资的发放是指因急诊、抢救或其他紧急事件所需的.物品,发放的时间不受限制,发放的原则是核实原因报总务科长批准后,即可发货。
六、每周一至日为仓库按计划发放物品的时间,各科室按申请计划领货,其余时间仓库管理人员做好计划、整理、备货等工作。
七、仓库物资第季度盘点一次,各类物资盘点由财务会计与仓库人员负责,盘点后将结果书面上报财务科、总务科负责人。
八、盘盈、盘亏、报废、削价等要及时汇报科室负责人批准按医院程序处理,不得自行处理。
采购管理制度12
一、不得采购《中华人民共和国食品安全法》第二十八条规定禁止生产经营的食品;
二、采购食品时应向供货方索取购货凭证,并做好采购记录;
三、向食品生产单位,批发市场等批量采购食品的,还应索取食品流通许可证、检验(检疫)合格证明;
四、建立食品原料、食品添加剂、食品相关产品进货查验记录制度,如实记录食品原料、食品添加剂、食品相关产品的名称、规格、数量、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。食品原料、食品添加剂、食品相关产品进货查验记录应当真实,保存期限不得少于二年;
五、保持食品仓库房分开设置;
六、食品和非食品库房分开设置;
七、不同性质食品和物品分区存放,需低温存放的'食品应置于冷藏设施存放;
八、入库食品应分类逐项登记,定期检查核对;
九、库房内的食品遵循先进先出的原则,定期检查库房食品卫生,对无标识、标识不全或超过保质期等不符合相关食品安全要求的食品予以销毁。
采购管理制度13
第一章总则
第一条为了规范公司的采购业务,制定询价、议价流程,降低采购成本,确保公司各项物料供应,加强公司物料采购的监督管理,制定本办法。
第二条本办法所称采购包括原辅材料、固定资产、办公用品等采购及劳务采购。
第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购,货比三家,同等材料质优、价廉、服务好者中标。
第二章采购流程
第四条请购的提出
1、生产研发部物控员依物料需求状况、库存数量、请购前置期等要求,每月25日前开立下月的所需物料《请购单》,包括已有销售合同订单的生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等;
2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合部负责开立《请购单》;
3、《请购单》应注明货物名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准;
4、《请购单》一联自存,二联送交供应链(生产物料)、综合部(办公用品),三联交财务部;
5、交期相同的同属一个供应厂商的物料,请购部门应填具在同一份《请购单》内;
6、紧急请购时,请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。
第五条请购核准权限
1、生产研发所需原材料由生产或研发部经理审核后,报总经理核准;
2、车间需购买的机修配件、零件,价值在2000元以下的由车间主任审核后,报生产部经理核准;价值在2000元以上的车间主任签字确认后由生产部经理审核,报分管副总核准,总经理批准。
3、常用办公用品及物业所需物品请购,由综合部填报《请购单》,综合部经理批准;空调、热水器、高级家具及单件物品价值在2000元以上的由综合部经理审核后,报总经理核准。
第六条请购的撤消
1、已开具《请购单》需撤销请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转送供应链或综合部,必要时应先口头通知。
2、采购有关部门接到通知后,立即停止采购。
3、如遇特殊情况未能及时停止采购时,采购部门应商原请购部门并妥善处理善后事宜。
第七条采购方式
根据本公司实际情况,公司物料采购采用以下三种方式:
1、集中采购公司通用性大宗物料(钢材等),以集中采购较为有利,依定时或定量计划进行采购;
2、合约采购公司经常使用物料,采购部门应事先选择供应商,确定供应价格及交易条件,办理合约采购,依定时或定量的方式进行采购;
3、一般采购除1、2以外的零星物料,采用按需采购的方式。
第八条询价、议价
1、采购部门(供应链及综合部)收到经核准的《请购单》后,除集中采购方式外,采购人员应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商进行询价;
2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受前款所限;
3、如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表;
4、选择询价或采购的对象,应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序选择;
5、供应商提供报价的物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应商请购部门确认;
6、专业材料、用品或项目,采购部门应会同使用部门共同询价与议价;
7、询价后,如有必要,采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价;议价应注意品质、交期、服务兼顾。
第九条议价原则
有以下情况时,采购部应及时与供应商议价:
1、市场价格下跌或有下跌趋势时;
2、采购频率明显增加时;
3、本次采购数量大于前次时;
4、本次报价偏高时;
5、有同样品质、服务的供应商提供更低价格时;
6、其他有利于公司条件时
第十条定价核准
1、采购人员询价、议价完成后,填写《采购询价、议价单》(对内使用),随附各供应商回传的《采购询价单》(对外使用),必要时附上书面说明,呈采购部门负责人审核;采购部门负责人审核时,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由经理亲自与供应商议价。
2、单笔采购金额在五千元以下的采购订单,价格由采购部门负责人核准,确定供应商;超过五千元的采购订单,其价格提交总经理核准后确定供应商。
3、采用集中采购方式采购的供应商确定,必须呈报总经理核准。
第十一条订购作业
1、供应商经核准后,采购人员应以本公司出具《购销合同》或供货商出具《购销合同》形式与供应商订立合同,订购物料。
2、若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于《购销合同》上明确注明。
3、采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。
第十二条验收与付款
1、依相关检验与入库规定进行验收工作。
2、依合同约定的付款方式,办理供应商付款工作。
第三章采购质量管理
第十三条采购质量文件资料要求
订购前,应提供下列文件资料,或在《购销合同》、采购合约内予以明确规定:
1、订购产品规格、图纸、技术要求等。
2、产品技术精度、等级要求。
3、各种检验规范、标准。
4、所需产品认证要求或工厂质量管理体系认证要求。
第十四条合格供应商选择
除经总经理特准外,应向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件:
1、经本公司供应商调查,列入《合格供应商名录》内的供应商。
2、提供的样品经本公司确认合格。
3、以往采购的良好记录。
第十五条质量保证约定
物料采购,应由供应商承担质量保证责任,并在订购前明确。本公司要求供应商承诺下列质量保证:
1、供应商质量管理体系符合本公司指定的质量保证系统、如iso9000等。
2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
3、供应商应随货送交其质量检验合格记录。
4、接受本公司必要的供应商调查。
5、保证对提供的产品在使用或销售中因供应商责任所致损失的承担与赔付。
第十六条进货验收规定
供应商提供的物料,必须经过本公司仓库、质检、采购等部门人员相关验收工作,主要包括下列几项:
1、品质检验质检部按进料检验规定进行抽样检验,以确定交货质量符合质量要求。
2、处理短损根据点收、检验结果,对发生短损的,予以更正数量,必要时向供应商索赔;
3、退还不合格品对检验不合格物料,退供应商进行必要处理,由此造成的损失,向供应商进行索赔;
第十七条质量纠纷处理
采购物料发生规格不符、质量不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况的处理流程统称为质量纠纷处理。具体规定如下:
1、处理依据以双方事先约定的质量标准作为处理依据,并在《购销合同》上详细说明,其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等,原则上以本公司的要求为依据。
2、采购物料退货与索赔
(1)拟退回采购物料应由仓管员清点整理后,通知采购部门(供应链及综合部)。
(2)采购部门经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。
(3)现货供应退货,要求供应商更换合格物料。
(4)订制品退货,原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
(5)确属无法修复或供应商技术能力不足时,可取消订单,更换供应商。
(6)退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。
(7)双方事前没有明确订购合约时,以实际造成本公司损失向供应商索赔。
3、其它索赔规定
(1)供应商原因造成交货延迟,以实际造成本公司损失向供应商索赔。
(2)破损短少情形,由供应商补足合格物料,若由此造成本公司损失,依实际发生情况索赔。
(3)因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良,造成本公司损失,依实际发生情况索赔。
(4)其他原因导致本公司损失,依实际损失向供应商索赔。
第四章采购交期管理
第十八条采购交期管理是采购的重点之一,确保交期的'目的,是在必要的时间,提供生产所必需的物料,以保障生产且生产成本合理。
第十九条按供应商评价办法进行考核,将交期的考核列为重要项目之一,以督促供应商提高交期达成率。
第二十条对托收到而货未到,或货到发票未到,应及时通知经办人,尽快查实情况。
第五章付款方式
第二十一条付款方式
1、由采购部门根据《请购单》、《采购询价、议价单》、采购合同、进料验收单、《入库单》,向财务部请款。
2、财务部依合同规定的付款方式,与厂商结款,特殊情况需经总经理批准。
第六章采购人员工作职责
第二十二条对短缺物资,采购员要征求使用单位意见,在使用单位同意后方能采购代用品,否则,出现后果由采购员负直接责任。
第二十三条采购人员必须按采购作业规范运作,对不按计划要求及质量要求采购,造成的超储积压,损失由采购人员承担经济责任。
第二十四条采购员未能及时完成采购任务时,应及早报告采购部经理说明原因,提出相应意见方案,采购部应及时与请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。
第二十五条采购人员必须牢固树立主人翁思想,尽职尽责,坚持原则,秉公办事,切实维护公司的利益,保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
第二十六条采购人员必须遵守公司规章制度,按照规定的程序和标准采购,任何人不得私自订购和盲目进货。
第二十七条采购人员必须做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。
第二十八条采购人员必须树立服务意识,急生产经营所急,想生产经营所想,任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
第二十九条为掌握瞬息万变的市场商品信息,采购人员必须经常自觉学习业务知识,提高业务工作能力,以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。
第三十条售后服务:对于采购物资,采购部在签订购买合同时,要明确服务约定。
1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的,由采购部负责联系。
2、对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题,由采购部在规定时间内协调解决。
本办法自下发之日起执行。
采购管理制度14
第一条目的
为规范XXX(以下简称公司)行政物资管理,明确行政物资管理流程,保证公司行政物资合理配置,特制定本制度。
第二条本制度所称行政物资管理
指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购、入库、领用、维修、报废、清查等一系列管理工作。
第三条行政物资分类
公司行政物资主要分为两大类,分别为固定资产类和低值损耗品类。
一、固定资产(价值2000元以上),如打印机、电脑、空调、投影仪等;
二、低值损耗品(价值1999元以下):
(一)价值50元—1999元的低值损耗品,如电话、传真机、文件柜、办公桌椅等;
(二)价值49元以下的低值易耗品,其中包括部门所需品和个人所需品。
1、部门所需品:传真纸、复(写)印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。
2、个人所需品:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。
第四条管理部门
行政部是公司日常办公用品的管理部门,负责行政物资的管理工作。
第五条适用范围
本制度适用于公司全体组织及个人。
第一章行政物资采购
第六条行政物资采购条件
以下两种条件至少满足一种时,应着手办理行政物资采购相关事宜:
一、各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品;
二、库房该类行政物资数量低于规定最低库存量。
第七条行政物资采购流程
一、在满足物资采购条件时,行政部跟据库存记录,提出采购申请,填写《行政物资采购申请单》(详见附件1);
(一)价值499元以下的低值损耗品,由分管行政的副总经理审核,总经理审定;
(二)价值500元以上的行政物资,由分管行政的副总经理、总经理双审核后董事长审定;
二、行政部物资管理相关人员凭审定后的《行政物资采购申请单》交采购部联系采购;
第八条行政物资采购要求
一、行政物资一般由采购部向供应商采购,电子类行政物资(如个人计算机),可以经董事长同意并授权相关部门(如信息部)采购;
二、行政部应建立行政物资库存量档案,每月限定时间清查账本,发现库存物资不够应及时添置。
第二章行政物资入库
第九条行政物资入库条件
经质量检验部门、信息部门等检验合格的采购物资可以办理物资入库手续。
第十条行政物资入库流程
一、采购部将采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理;
二、物资管理人员再次清点《购销合同》和《行政物资采购申请单》上所列各项指标,对照质量和数量;
三、清点无误后根据入库物品、时间、型号等填写《行政物资入库明细表》(详见附件2)同时备份存档。
第十一条行政物资入库要求
一、拒绝不合格或手续不齐全的物资入库,杜绝只见入库单不见实物的现象;
二、入库时,行政部相关人员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目,如发现物资数量、质量不合格时,不得办理入库手续;
三、如有多领的行政物资需要退库时,必须由物资管理员填写物资入库单,办妥手续后方可入库;
四、人员离职时,由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库,如物资回收时因保管、使用不当或故意损坏造成损失,由使用者酌情赔偿。
第三章行政物资领用
第十二条行政物资领用依据
一、被规划为公司固定资产的行政物资,在员工入职时按各职等对应标准,报分管行政的副总经理审核,总经理审定后发放,原则上不再增补,若破损、残旧需更换的必须向行政部提出申请;
二、低值损耗品的领用可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用频率(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况随时调整发放频率,同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则,但纯消耗品不在此列(如信纸等);
第十三条行政物资领用流程
一、不同价值的行政物资的领用流程如下:
(一)价值在10元以下的低值损耗品,由申请领用人直接在行政部物资领用登记簿上注明领用品名、数量、领用日期等即可领用;
(二)其它价值的行政物资由领用人填写《行政物资领用申请单》(详见附件3),按同等价值行政物资采购报批标准申请,并经行政部负责人和分管行政副总经理双审核,总经理审定后方可领用,同时在领用登记簿上注明明细;
三、行政部将《行政物资领用申请单》附着在《行政物资出库明细单》后存档,按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资。
第十四条行政物资领用要求
一、本着节约与自愿的原则,可不领用或少领用的应尽量节约;
二、需要以旧换新的行政物资,如发生遗失,更换时视具体情况给予一定经济赔偿;
三、新入职职员到职时如需要领行政用品的,由人力资源部按流程统一向行政部提出行政用品申领要求;
四、物品领用后,遵从谁领用,谁管理的原则。个人物资由申请者个人负责,部门物资由该部门负责人负责,具体界定范围参考本制度第三条;
五、领用的.行政物资严禁个人带回家使用;
第四章行政物资报修
第十五条行政物资的报修条件
以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政部联系维修,其中属个人物资由个人提出报修申请,部门物资由该部门负责人申请。
一、价值为50元以上的低值损耗品或固定资产;
二、物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏。
第十六条行政物资报修流程
一、损坏物资为电脑、传真机等电子产品,由物资使用人先行联系信息部技术人员进行初期检查、维修、调试;
二、经信息部调试确定为发生严重损坏的电子类行政物资、非电子类行政物资,由物资使用者向行政部提出维修申请,并填写《行政物资报修申请单》(详见附件5),按照物资采购相应审批标准由相关负责人审核、审定;
三、行政部物资管理员凭审定通过的《行政物资报修申请单》联系维修单位维修,并将申请单存档;
四、修理完毕后由管理员归还使用人员,并做维修记录,物资使用者在记录单上签字;
五、维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用流程办理相关手续。
第十七条行政物资报修要求
一、由于使用不当等个人原因造成物资损坏的,也可报行政部维修,但产生费用须个人承担;
二、把个人办公物资借给他人而造成损坏的,维修费用由借出者个人承担;
三、行政部作维修记录时必须将《行政物资报修申请单》附在维修簿上存档,以便公司日后的物资清查管理。
第五章行政物资报废
第十八条行政物资报废条件
以下两种条件同时满足可办理行政物资报废:
一、被划分为公司固定资产的行政物资;
二、使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维修价值。
第十九条行政物资报废流程
一、物资损坏部门负责人向行政部提出物资报废要求;
二、由行政部物资管理员填写《行政物资报废申请单》(详见附件7),详细填写物资分类号,编号,名称,规格型号,单价,数量等资料;
三、物资管理员将申请表交至行政部负责人处组织相关人员进行初审,并提出报废初审意见,有再利用价值的交还报修人员,无再利用价值的交由分管行政副总经理和总经理双审核,董事长审定并作报废处理;
四、行政部物资管理人员根据《行政物资报废申请单》所列名目,向部门收回报废物资;
五、行政部物资管理员凭《行政物资报废申请单》到财务处销账,做到帐、物同时注销。
第二十条行政物资报废要求
一、为保证物资经常处于良好状态和账实相符,除因无法妥善存放的物资专项报废外,物资报废每年年终进行一次;
二、固定资产报废必须由相关领导、专业人员、行政部部长、财务人员等相关人员会同鉴定,按照物资报废流程严格执行;
三、因个人或部门保管、保养不善造成的物资报废,应由个人或部门负责人写出详细报告并根据损失程度承担经济赔偿;
四、报废物资一经批准报废,必须将实物交回行政部处理,不得随意丢弃;
五、凡有修旧利废价值的,应充分实现其再利用价值,进行物资维修工作,不得随意做报废处理。
第六章行政物资清查
第二十一条行政物资清查条件
公司应对价值100元以上的行政物资做定期清查核算。
第二十二条行政物资清查流程
一、在行政物资清查工作开始之前,由行政部负责人布置清查工作,确定清查范围、时间和应达到的要求;
二、行政部相关人员从台帐上将所有符合清查条件的行政物资与实际物资进行核对,并跟据《行政物资领用申请单》、《行政物资入库明细单》和《行政物资出库明细单》做具体校对,同时物资管理人员应停止行政物资的收发活动,将物资分类摆放有序,严禁实物流动;
三、物资清查中发现帐实不符,应及时查明原因,以书面形式给出相应处理意见(如盘亏的从账面销除,盘盈的估价入账等),并按照价格根据物资采购报批标准上报相关负责人审核、审定;
四、由审定人确定差异处理决定和对相关责任人的处置决定。
第二十三条行政物资清查要求
一、行政部负责人每月月末进行行政物资清查,每年年末会同物资使用部门、财务部等部门进行年度盘点,并将工作记录装订成册保管存档;
二、清查过程中要分配专人负责清点、专人负责记录、专人负责监督。清查过程中,除了要保证清点数量准确外,还要关注各类行政物资的价值有无减损、有无超储积压、浪费等现象;
三、清查过程中如有固定资产需作报废处理的,必须按审批程序经相关领导审核批准后才可处理,否则一律不准自行调整;
四、清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题(如超期、老化、变质或损坏等),应及时用书面的形式向相关领导汇报,如因台帐管理人员等由于疏忽等自身原因造成公司固定资产帐实严重不符,须视具体情况给予经济处罚。
第七章附则
第二十四条行政物资管理严格按照本制度执行,责任落实到岗位,失责将按相关制度惩处。
第二十五条本制度的修订及解释归属行政部。
第二十六条本制度签发之日起生效,若与此前相关文件冲突,以本制度为准。
采购管理制度15
总则
一、为了规范公司的物资采购,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强企业物资采购的监督管理,特制定本规定。
二、本规定是公司物资采购管理的基本规范。
三、采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购,同时,在付款方式上,做到货到付款,或分期付款,减少采购风险。
第一章采购部职责
四、采购部岗位职责
1、负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定;
2、负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理;
3、负责物资采购计划的制定,采购合同的签订及保管;
4、负责物资采购的询价、议价、比质、比价;
5、负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作;
6、负责管辖范围内的卫生、安全工作。
7、采购部做好各项档案的管理工作,如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件;
8、采购部建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款,定期与财务部对帐。
五、物资采购遵守的原则
1、未经审批的物资一律不得采购;
2、仓库内的库存物资应优先使用;
3、建立合格供应商名录时,采购远近搭配的原则;
4、采购物资时,应尽量通过银行结算,减少现金结算;
5、在比价过程中,严格执行同类产品比质量,同样质量比价格,同样价格比服务的原则,择优确定采购单位;
6、对于先试用的物资,必须由使用部门出具试验报告,并由审批后,方可采购。
第二章物资采购管理
六、为节约采购成本,公司实行按月上报采购计划。采购部编制采购计划时,要从实际工作出发,避免盲目提报物资采购计划,避免物资积压损失。
七、公司内各部门及配套厂家要按程序报物资采购计划,在每月的23日前向采购部报下月的采购计划,然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公会。
八、各部门及配套厂家提供的需采购物资的规格型号必须完整,如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责50%的经济损失,所在部门承担30%;同时,采购部有权拒绝采购型号不完整的物资。
九、物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购,做到不错订、不漏订,及时准确地做好物资货源的.落实工作。签订物资
采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下,按照公司标准合同文本签订合同,如有特殊情况,与公司律师顾问联系后,再签定合同。
十、物资采购时,如工程部及设计院出具的原材料出现短缺现象,采购部应征求使用单位意见,在使用单位同意,并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品,否则,出现后果由采购部负直接责任。
十一、采购部未能及时完成的采购任务,应及早报总经理生产助理说明原因,拟定补救措施。
第三章物资验收入库管理
十二、物资到库后,采购部送检人员通知质检部到货物资的数量、及规格型号,按约定时间到达对物资进行检验。
十三、验收中的不合格物资,由采购部及时与供应商进行沟通,及时进行退、换货处理。
十四、凡对外调剂的物资必须由采购部确认后,经总经理生产助理审批后,方可对外调剂。
十五、验收合格的物资,由采购部送检人员及时送至仓库,由仓库保管员对物资办理入库手续;货票同行的,由仓库保管员打印入库单,并由送检人员带回入库单,双方做好交接手续。货票不同行的,等发票到后,再由仓库保管员打印入库单。
十六、采购部收到入库单后,尽快到财务部办理抽欠条手续。每月25日前,将欠款压缩到20万元限额内。
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