邮件管理制度

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邮件管理制度

　　在现在社会，制度的使用频率呈上升趋势，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。大家知道制度的格式吗？下面是小编收集整理的邮件管理制度，欢迎阅读与收藏。

邮件管理制度

邮件管理制度1

　　一、投递条件

　　1.收发室的服务对象为根据学校机构设置的部处院系、学生班级等单位用户。

　　2.学校单位用户可到收发室申请办理邮件投递手续,其办理流程为:

　　(1)新设立的部处院系、新生班级到收发室申请一个免费信箱,收发室核实情况是否属实。

　　(2)收发室分配信箱,由单位或学生班级指定的专人签字领取信箱钥匙。

　　(3)收发室自信箱开通之日起安排投递。

　　二、投递方式

　　各类邮件的投递方式分为信箱投递和窗口领取两种。

　　1.信箱投递:指按照邮件封面书写的信箱投递至对应信箱的.投递方式。

　　信箱投递的邮件包括:普通信件、印刷品、报纸等。

　　2.窗口领取:指以适当方式通知收件人到收发室窗口,凭证件签字领取邮件的投递方式。

　　窗口领取的邮件包括:特快专递、挂号信(印刷品)、包裹单、汇款单等。

　　三、投递频次

　　1.挂号邮件:每个工作日投递两个频次。

　　2.报纸信函:每个工作日投递一个频次。

　　3.杂志刊物:每个月至少投递一个频次。

　　4.外部投递:每周五个频次(节假日除外)。

　　收发室各类邮件的投递频次,可根据邮局投递频次和自身工作情况予以相应调整。

　　四、投递时限

　　投递时限是指邮局将各类邮件送至收发室后,收发室投递邮件不应当超过的最大时间限度。

　　1.特快专递:4个工作时内通知完毕。

　　2.报纸:4个工作时内投递完毕。

　　3.包裹单:8个工作时内通知完毕。

　　4.普通信函:8个工作时内投递完毕。

　　5.汇款单:16个工作时内通知完毕。

　　6.挂号信(印刷品):16个工作时内通知完毕。

　　7.银行卡:7个工作日内通知完毕。

　　8.杂志刊物:7个工作日内通知完毕。

　　如遇节假日、用户要求变更投递时限、收发室工作特殊情况等,各类邮件的投递时限可予以相应调整。

　　五、投递深度

　　1.针对具备投递条件的单位用户,挂号邮件采取窗口领取的方式投递;普通邮件则采取信箱投递的方式投递。

　　2.针对收件地址写为门牌号码等不具备投递条件的邮件,挂号邮件采用窗口领取的方式试投;普通邮件则投递至该楼房的物业主管部门,如其拒收按疑难邮件处理。

　　3.针对要求从现有免费信箱分户单独投递的用户,由用户向收发室提出信箱租赁申请,收发室将提供有偿服务。

　　4.针对要求将邮件从信箱投递延伸至室内的用户,收发室将延长投递深度,提供有偿服务。

　　六、特约服务

　　针对有特殊需求的用户,收发室在日常服务标准的基础上,采取有偿的方式为用户提供特约服务。

　　1.信箱租赁:具体规定参见收发室信箱出租管理办法。

　　2.延伸服务:如用户需将邮件从信箱投递改为投递至室内,延长服务深度,收费标准为每年每户200元。

　　3.代为投递:如用户有代为投递邮件的需求,收发室可代为分发并投递至相应信箱,收费标准为每件0.5元。

　　七、投递管理

　　1.各单位用户应设置专人定期开启本单位信箱领取邮件。在领取挂号邮件时,应点核邮件无误并出示有效证件,经收发室工作人员确认后签收。

　　2.领取邮件的有效证件包括居民身份证、户口簿和工作证等。遇特殊情况,经收发室主管批准后可相应办理。

　　3.各单位邮件领取人员对于各种邮件负有保护和及时传送的责任,不得私拆、隐匿、毁弃邮件或者撕揭邮票。

　　4.用户误收的邮件应当及时退还收发室;用户误拆的邮件应及时退还收发室并说明情况,对误拆邮件的内容要保守秘密。

邮件管理制度2

　　1.总则：为了充分利用互联网的信息化运作优势，提高信息传递、处理效率，确保安全；节约公司的快递成本，规范快递物品的收发管理，避免造成公司资料的丢失及浪费。

　　2.适用范围：本公司所有员工均属之

　　3.定义： 3.1 快递物品：指员工因工作需要，向外部寄送文件，资料，配件，样品以及其他货品等。（销售仪器和销售试剂的发货除外）

　　4. 组织与职责：

　　4.1：值班门卫：负责公司邮件、零散快递物品的收发管理。

　　4.2：物流部：负责公司邮件、快递物品的寄发管理。

　　4.3：各部门：递。

　　4.4：各部门负责对本部门的快递费进行管控。

　　5．流程图：(略)

　　6 .执行说明：

　　6.1 快递的签收与发送寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快

　　6.1.1 快递的接收

　　6.1.1.1 值班门卫收到文件，资料，货物等快递物品时，要及时通知转交给相关部门人员。

　　6.1.1.2 物品接收人要在《邮件快递签收登记表》上签字接收，以备查验核对。

　　6.1.1.3 除特殊情况外，如货物中指定的接收人不在，电话通知本人是否接受，同意的可指定委托人代为签收。原则上各部门人员应代收。 6.1.2 快递的寄发

　　6.1.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件，资料，货物及其他物品者必须到物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记，经部门负责人审批后交物流部，由物流部联系快递公司统一发送。各（需求部门于每日 16:30 前送至物流部）

　　6.1.2.2 未经登记或需快递物品无部门负责人审批的，物流部可拒接受理，对于不合格的件退回发件人。

　　6.1.2.3 快递公司的选择：选择的原则是合理、负责任、低成本；寄件人必须根据所寄物品的'性质，合理、负责任的选择性价比高的快递公司，以低成本完成寄件。能以普通邮寄处理的不选择快递。

　　6.1.2.4 各需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细注明收件人姓名，地址，所寄物品名称，以及快递承运单位及快递单号，以备查验核对，如资料登记不清或不完整者，物流部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且物流要求无效者，物流部有权拒发该物品，并将情况报备部门负责人处理。

　　6.1.2.5 填写快递单：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。

　　7. 寄件相关规定：

　　7.1.1 物件分类： A 类：紧急件；B 类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）类：普通件（如资料、文件、普通配件等）类：；C ；D 普通信函、贺卡等。

　　7.1.2 快递公司选择参照表序号 1 2 寄件类选择快递公司型 A B 发顺丰快递发 EMS 或顺丰快递 3 4 C D 发一般的快递公司邮政（发平信）

　　（物流部将提供各快递公司的优势特点及价格，供参考选择）

　　7.1.3 普通物品、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件贵重配件或物品，方可选顺丰快递等邮寄方式。

　　7.1.4 严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的 10 倍处罚。

　　7.1.5 为便于寄回公司物品损坏时的索赔，外派人员必须选择有资质能出具发票的快递物流公司。

　　7.1.6 寄回公司的物品，由寄件人直接付款，物流部自本通知发出之日起将不再支付快递公司到付付款，公司任何人不得选择到付付款方式，否则造成的耽误损失由经办人承担。

　　7.1.7 如发生物流部提货寄回公司物品（含退换、返修仪器及试剂）产生的费用，动用到物流部备用金的，将归各业务部门费用核算。

　　8.执行时间：凡以往发文与本文不一致的，以本文为准《邮件快递收发管理制度》从下发之日起执行。

邮件管理制度3

　　公司费用报销制度

　　1、目的

　　为了加强公司财务管理，强化费用控制。

　　2、适用范围

　　公司员工费用报销管理。

　　3、职责

　　3.1客服部负责制度的制定；

　　3.2各部门负责按照制度执行。

　　4、内容

　　4.1费用报销审批权限：

　　4.1.1公司的费用开支均由各部门经理负责审核，财务核实，但最终批核权由总经理审批。

　　4.1.2如遇总经理外出，又急需于支付时，可按下列情况处理：

　　费用在300元以下的，经部门经理审批后，财务可予以先行报销；

　　费用在300元以上的，先由部门经理向总经理报告，再由总经理口头（电话）或书面（传真、E-mail）指示财务人员先行处理。

　　以上两种情况，财务部出纳必须待总经理回来时，再将有关单据交给补签。

　　4.1.3具审批权限的人员，不得签涉及自己的费用，其费用由其上级主管负责签批。

　　4.1.4所有的费用开支必须先获享有审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。

　　4.2费用报销流程：

　　4.2.1当费用发生后，受款人必须在三天内填写有关的报销凭证，并办妥本部门的审批手续，再送往财务审核，超出三天的费用不予报销，责任自负。

　　4.2.2.财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据，重点要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门经理及总经理。

　　4.2.3由部门经理审批无误后，经财务审核无误的单据，应由财务送给总经理审批。

　　4.2.4财务在收到经获总经理批核的.单据时，应在一天内，足额地支付有关款项给受款人，并在费用报销单上签收。

　　4.2.5受款人到财务处领取款项，在收款时，应当面点清款项。

　　4.3借款：

　　4.3.1当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单。

　　4.3.2借款时写清借款的理由或用途，当日借款金额在300元（含）以内的经部门经理审核。借款金额超过300元时，除完成以上程序外，还须上报至总经理报准后方可支付。

　　4.3.3借款人在办妥相应的事项后，应及时办理报销手续，尽快与财务结算清楚。

　　4.3.4、借款人在财务处已有借款没有还清时，财务有权拒付二次借款。

　　4.3.5当借款人不及时结清借款之项目时，财务有权从薪资中抵扣。

　　4.4重点费用有关规定：

　　4.4.1工资：

　　4.4.1.1每月15日为职员薪资发放日。

　　4.4.1.2薪资计算周期，每月1日至最后一日为一个月周期，每月25日后入职当月不发放薪资，计入下一个月薪资内。

　　4.4.1.3客服部在每月5日前，将上月各部门员工的“考勤情况”、“门票领取情况“上报财务。

　　4.4.1.4财务在每月13日前，将所有员工的工资计算完毕，并交总经理签批。

　　4.4.2交际应酬费：

　　4.4.2.1一般人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应当掌握分寸，发生金额在100元以下，事先须经部门经理同意。如发生额在200元以上/餐次的，必须先获总经理的批准。

　　4.4.2.2一次的金额应控制在人均50元以内，如发生额在500元以上的，必须有证明人签字。

　　4.4.2.3一次发生的交际费，必须如实填写清楚所应酬的项目方可报支。

　　4.4.2.4市内交通费：

　　（1）因公事外出的车费可实报实销；但必须注明起止地和事由。

　　（2）交通工具均以公交车、专线、小巴、BRT为主；

　　4.4.2.5出租车费一般不予报销，但特殊原因需打出租车时，应事先经部门经理同意方可。

　　4.5费用报销的有关规定：

　　4.5.1每次报销费用，必须在事项结束起3日内，特殊情况一周内完成，过期财务可不予报销。

　　4.5.2有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写，具体要求如下：

　　4.5.2.1报销凭证一律使用钢笔或水笔填写：

　　4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字书写，字体要清楚。

　　4.5.2.3所属部门按受款人所在部门的名称填写：

　　4.5.2.4填报日期按填写当日的日期填写：

　　4.5.2.5附件张数按所附单据数量填写：

　　4.5.2.6大、小写金额必须填写一致，不得涂改：

　　4.5.2.7发票、收据必须分开填写有关“费用报销凭证”；

　　4.5.2.8凡涉及购物或非本人事项的报销，必须有本部门同事作验收或证明人的签名；

　　4.5.3如填报未符合上述要求，财务部有权要求经办人重新填报。

　　4.5.4所有费用报销，必须凭“发票”或“收据”为原始凭证，如确实无法取得原始票据的，须以“支付证明单”代替，并必须注明未能取得票据的原因。

　　4.5.5如遇有票据丢失的，将视同没有发生费用，相关的损失由票据丢失人承担。

　　4.5.6所有票据必须真实，如发现作弊时，财务将按票面金额的两倍处罚当事人。

　　4.6关于办公用品的采购及维修：

　　4.6.1各部门所需办公用品必须于每月3日前上报客服部文员，由客服部进行审核汇总，上报总经理审批。

　　4.6.2客服部根据审批采购计划，填写“借款单”，到财务借备用金采购。

　　4.6.3所采购的物品必须统一保管，领用物品时填写领用表。

　　4.6.4办公设备的维修，要求事先申请到客服部备案，由客服部负责，请专人维修及购置维修所需物件，各部门无权自行处理。

　　5、其它

　　5．1本规定由客服部制订并归口管理；

　　5．2本规定将会根据公司实际情况随时修订；

　　5．3本规定自签发之日起实施。

　　厦门博赞教育服务有限公司20xx年12月3日

邮件管理制度4

　　1、认真贯彻执行上级保密部门文件的有关规定和要求,严禁通过电子邮箱办理涉密业务,存储、处理、传输涉密和内部办公信息。

　　2、严禁将涉密存储介质和内部办公网络接入互联网及其其他公共信息网络。

　　3、严禁在未采取防护措施的情况下,在涉密信息系统与互联网及其他公共信息网络之间进行信息交换,不断增强电子邮箱保密管理能力。

　　4、严格信息流转的规范性,做到公开信息网上公布,不使用公开邮箱,减少邮箱使用管理上存在的空档。

　　5、及时对单位邮箱信息严格审查、严格控制、严格把关,从制度上杜绝泄密隐患。

　　6、严禁泄露涉及单位信息的'邮箱密码,不开放公共邮箱,防止信息交叉泄露。

　　7、邮箱保密工作做到制度到位、管理到位、检查到位,电子邮箱使用过程中的防范技术要进一步提高,进一步完善。

邮件管理制度5

　　1.0总则

　　公司开通intemet电子邮件服务,目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络,无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容,违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。

　　2.0邮件服务器管理

　　办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。

　　3.0邮件开户须知

　　申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”,并在并在保密承诺书一栏中签字,然后交部门经理审核签字后,将申请表交到办公室邮件管理人员处开户,邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”,并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。

　　4.0电子邮件使用规程

　　4.1用户应当定期检查自己的邮箱,并取走邮件,以保证有户的`邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10m,对于超过10m的邮箱,管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件,以保证用户邮箱在10m以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。

　　4.2禁止向异地发送大于2m的电子邮件,严禁使用fidmail下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅,图书室集中管理,申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”,然后提交图书室订阅,公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。

　　4.3在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址,不可擅自使用其他任何邮件地址。

　　4.4严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。

　　4.5发送保密资料邮件,按资料级别不同分别对待。

　　4.5.1秘密级:需由部门经理同意加密发送,由部门对资料的安全负责。

　　4.5.2机密级:由部门经理签字同意,将发送的资料交办公室审核、存档,并由办公室负责发送。

　　4.5.3绝密级:禁止在网上发送

　　5.0监督检查工作

　　公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管,系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。

　　6.0块规处罚

　　6.1对于异地发送超过2m的大邮件,使用fidmail下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度,处于500―800元的罚款。

　　6.2转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件,以及其他与工作无关的邮件的员工,首次发现作降薪处理,再次发现作降职处理,三次发现作辞退处理。

　　6.3在公司内部使用非公司电子邮件地址,罚款200元。

　　6.4任何使用电子邮件泄露公司商业秘密,一经发现视情节严重,处以降薪直至辞退的处理,造成恶劣影响或损失严重的,公司还将依法追究其法律责任。

　　7.0附则

　　本条例的解释权属办公室,如有疑问,可向办公室提出咨询。

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