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工程部档案管理制度

时间:2023-03-31 11:00:46 管理制度 我要投稿

工程部档案管理制度

  在当今社会生活中,很多场合都离不了制度,制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。一般制度是怎么制定的呢?下面是小编为大家整理的工程部档案管理制度,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。

工程部档案管理制度

工程部档案管理制度1

  工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据,加强工程档案管理是工程部的一项重要工作。为加强工程档案管理特制定本管理制度。

  一、工程档案目录管理

  1、工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式,基础档案材料要保留纸页档案,过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。

  2、工程档案设置三级目录,第一级目录为类别目录,第二级目录为程序文件目录,第三级目录为工作单目录。

  3、工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。

  二、工程档案管理程序

  1、工程档案管理责任

  (1)工程部经理责任:设置文秘档案员;确定档案目录;设置档案保密等级;检查档案情况。

  (2)工程部责任:配合工程部经理进行工作。

  (3)文秘档案员责任:档案建立;档案修改;档案整理;销毁更新;档案资料分析报告;接受经理和上一级档案管理人员检查;检查工程部各级人员档案工作情况。

  (4)员工责任:认真进行原始资料的记录;接受各级领导和档案员的`工作检查。

  2、工程档案管理程序

  (1) 工程档案的建立

  文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号,并在每卷首页建立目录清单,同时在计算机中进行目录登记。

  (2) 工程档案的存档

  工程档案由文秘档案员整理,按规定目录存档。

  (3) 工程档案的查阅和借阅

  一般工程档案查阅可向文秘档案员借出,在工程部办公室阅览;若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅,不可以借阅。

  (4) 工程档案的更改清理和销毁

  原始档案一般不可修改;工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理,过程性工作档案到期后应及时销毁,但应做好销毁记录。

  (5) 上级档案存档

  工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。

  (6) 保密等级设置和更改

  涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案,如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码,其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。

  (7) 计算机档案管理

  工程部档案应积极推行计算机管理,由文秘档案员设置目录菜单,将档案或目录及时录入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。

  (8) 图书档案管理办法

  工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档,制定图书借阅管理办法,严格按管理办法借阅。

工程部档案管理制度2

  1、工程项目部根据工作需要配备资料员,资料员应严格装饰施工档案管理要求负责工程资料的收集、整理、编号、装订,做好资料档案工作。

  2、做好施工现场每周例会记录、每月例会记录。临时现场会议记录。

  3、项目工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。

  4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。

  5、工程中其他文件、资料、文书往来整理归档。

  6、各类档案资料分类保管,做好备份,不得遗失。同时建立相关电子文档,便于查阅。

  7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表,并及时归档。

工程部档案管理制度3

  1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);

  2、消防档案包括:上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单,向上级呈送的各类消防请示和报告,各级消防组织、灭火力量,消防设施、设备的分布;

  3、内保档案包括:上级文件、公函,重点要害部位及人员政审,公安机关对案情案卷,保卫部对案情的调查案卷,公安机关出具的.传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书,司法机关送达的判决通知书,公安机关的外调介绍信,案情通报;

  4、其它档案包括:上级文件、通知、会议纪要,向上级请示的各类行文、饭店各项安全管理制度,对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书,整改措施、意见和建议,各项安全培训与考核记录,有关安全会议纪要,交通事故、违纪开除、非正常死亡,工作计划和总结;

  5、档案分类装存,编排序号,建立目录,严格履行借还登记手续。

  6、建立新类别档案需经部门经理,撤消旧档案须经部门经理办公会确定,报上级批准。

工程部档案管理制度4

  1、工程部应由专人负责,从工程设计招标开始到施工,竣工的各种资料收集,整理报批,登记。

  2、未经部门经理许可,不得将文件和资料借与外单位人员。

  3、本部门人员借阅应注意爱护使用,并不得向外单位人员借阅。

  4、凡借阅档案和使用人员注意保密。

  5、有关工程文件不经允许不得复印。

  6、档案管理人员根据文件保存期限,经部门经理认可可定期销毁。

工程部档案管理制度5

  (1)维修档案属工程档案的一部份,由工程部文员统一管理。

  (2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。

  (3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开,其他档案按类别存放,在相应的档案盒上贴上标签。

  (4)文员根据返回工程部的'维修单每天填写维修档案记录表,并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

  (5)文员每天核对发出和返回的维修单,将有关内容如实录入维修档案记录表,如发现不符马上追查原因。

  (6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理,并分类归档。

  (7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据,应妥善保存。保存期限一般为一年,重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

工程部档案管理制度6

  1、所有的工程档案由工程部文员负责管理。

  工程档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。

  2、各类档案应按系统:土建、强电、弱电、空调、锅炉房、热力站、机管,按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、各商户单元装修和维修档案等,进行分类管理。

  3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。

  编制档案目录,内容应与档案盒外标签一致。

  4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物,如图纸无误则由文员按系统归档;

  图纸有误,则联系交图单位更正。

  5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的'重要依据,应妥善保存,用途不明的资料应交工程部经理确定用途。

  图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存,其他各种记录保存期限一般为二年以上,过期需销毁的资料应由工程部经理、主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。

  6、借阅档案需经相应系统的主管(工程师)以上人员批准,确定归还日期,需续借的要重新登记。

  7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录等进行整理并分类归档、保存。

工程部档案管理制度7

  档案管理作为物业管理的'重要组成部分,应严格重视。切勿丢失、泄密,以确保工作的有序正常进行。

  1.所有文档实行统一管理,并指派专人负责;

  2.所有收、发文件由专人统一登记,文件传阅后应及时归档,其他人员不得擅自处理;

  3.对性质不同的文件,实行分类立卷保管,以便日后查找;

  4.对于客人档案应建立详细档案,未经上级领导同意,不得擅自将客人资料告知他人;

  5.所有文件作到不泄密、不失密,定期检查所有文件;

  6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作,严禁向废品回收站出售。

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