小区档案管理制度

小区档案管理制度2篇

　　在学习、工作、生活中，很多地方都会使用到制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。到底应如何拟定制度呢？以下是小编为大家收集的小区档案管理制度，希望对大家有所帮助。

小区档案管理制度1

　　1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用

　　1)工程规划许可证

　　2)施工许可证

　　3)工程总平面图

　　4)建设工程规划管理竣工验收合格证

　　5)国有土地使用证

　　2.办理接管验收手续

　　1)委托物业管理合同

　　2)工程建设施工建档移交清单

　　⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料;

　　⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料(复印件);

　　3)商品房质量保证书

　　4)房屋移交验收资料

　　5)设施设备移交清单及档案资料

　　3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理

　　1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)

　　2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)

　　3)物管企业资质证书

　　4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)

　　5)上级批文(文件)

　　4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明

　　1)物业委托管理合同

　　2)前期物业管理方案

　　3)物业移交及实施意见

　　5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)

　　6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

　　1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度

　　a)代管维修资金的使用范围

　　b)代管维修资金的来源和筹集方法

　　c)代管维修资金的管理与使用办法

　　d)代管维修资金的移交

　　7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

　　1)房屋使用说明书

　　2)公共管理制度

　　⑴治安管理制度

　　⑵消防管理制度

　　⑶门卫管理制度

　　⑷机动车停车场管理制度

　　⑸非机动车管理制度

　　⑹装修管理规定

　　3)政府有关文件

　　8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责

　　1)业主委员会筹备工作资料

　　⑴关于组建业主委员会实施方案

　　⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)

　　⑶业主委员会章程

　　9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意

　　1)创优规划

　　2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)

　　3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料

　　10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。

　　1)员工手册

　　2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

　　3)部门职责

　　⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)

　　⑵员工手册

　　⑶管理中心职责

　　⑷财务部职责

　　⑸护卫部内务条令、岗位职责

　　4)部门工作程序、操作程序

　　⑴财务部管理制度

　　⑵客户服务中心工作程序

　　⑶工程部设备运行维修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　　⑸各种应急处理方案

　　a、火警、火灾应急方案

　　b、停电应急方案

　　c、护卫部突发事件处理措施

　　5)管理中心综合管理制度

　　⑴值班制度

　　⑵回访制度

　　⑶档案管理制度

　　⑷原始记录、资料管理制度

　　6)管理人员、员工考评细则

　　⑴管理人员考核细则

　　⑵财务管理人员考核细则

　　⑶维修人员考核细则

　　⑷清洁、绿化人员考核细则

　　⑸护卫员考核细则

　　⑹护卫部岗位目标管理考核办法

　　7)护卫部培训日程、训练记录

　　8)护卫知识考试资料

　　9)管理中心原始记录资料

　　⑴门岗值班记录

　　⑵监控中心值班记录

　　⑶紧急情况记录

　　⑷停车场车辆进出原始记录

　　⑸房屋装修管理记录

　　⑹装饰装修申请书、责任书

　　⑺值班记录

　　⑻回访记录

　　⑼维修派工单

　　⑽住户档案

　　⑾维修员值班记录

　　⑿设施设备巡查保养等记录

　　11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带明显标志，工作规范，作风严谨。

　　1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

　　2)管理中心专业技术人员资格证、操作证

　　3)护卫员上岗证

　　4)员工劳动合同

　　12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率。

　　1)小区住户基本资料(备份文件夹类)

　　2)小区物业基本资料

　　3)办公文案

　　4)各类管理制度、文件夹

　　⑴护卫类

　　⑵财务类

　　⑶管理类

　　⑷保洁类

　　⑸经营类

　　⑹人事类

　　⑺业主委员会

　　⑻运行维修表

　　5)住户费用缴费统计资料

　　13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年公开一次物业服务费用收支情况。

　　1)年月--财务收支报告

　　2)向住户公布费用收支情况，资料照片

　　3)物业管理费用标准批复

　　4)缴费通知单存根

　　14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完善，查阅方便。

　　1)总平面图

　　2)共用设施设备及配电系统

　　3)可视对讲、监控系统

　　4)消防系统

　　5)背景音乐系统

　　6)光纤电视系统

　　7)办公用设备

　　8)各种警示牌、标识卡

　　15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册，查阅方便。

　　1)住户档案

　　2)商业用房业主档案(含用户)

　　16.建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的'收集、反馈并及时处理，有回访制度和记录。

　　1)值班制度

　　2)回访制度

　　3)管理人员值班记录

　　4)维修工单存根及回单

　　5)设备巡查记录

　　6)护卫门岗值班记录

　　7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议

　　17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见，对合理的建议及时整改，满意率为%以上。

　　1)《客户意见征询表》

　　18.建立并落实便民维修服务，承诺制，零修急修及时率为98%，以上的返修率为2%，并有回访记录。

　　1)物管中心工作程序(见工作守则)

　　2)设备运行维修工作程序(见工作守则)

小区档案管理制度2

　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　(一)管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

　　3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

　　4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行;

　　2、专人管理(由负责内勤的.管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;

　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

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