合同档案管理制度

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合同档案管理制度

　　在学习、工作、生活中，我们每个人都可能会接触到制度，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。那么制度的格式，你掌握了吗？下面是小编整理的合同档案管理制度，希望能够帮助到大家。

合同档案管理制度

合同档案管理制度1

　　为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。

　　二、档案资料管理原则

　　1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。 ①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理; ②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。

　　2、原则上所有原件只作存档，不予外借;

　　3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的'责任和义务。

　　4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。

　　三、档案资料的移交

　　1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查;投标文件由成本部存档备查。

　　2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本部分别留存影印件备查。

　　3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。

　　4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。

　　5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。

　　6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

　　四、档案资料的管理办法

　　1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

　　2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外借。

　　3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

　　4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

　　5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以处罚。

　　6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰留存，以备不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自复制。

　　7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度2

　　为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：

　　一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

　　二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。

　　三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。

　　四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。

　　企业合同管理负责人工作职责

　　一、负责企业合同管理的领导工作。

　　二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。

　　三、负责企业合同签订的审批。

　　四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。

　　五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。

　　六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。

　　七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。

　　八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信用”活动。

　　合同管理工作人员职责

　　一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。

　　二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。

　　三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。

　　四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的`发放和管理工作。

　　五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。

　　合同订立程序和审批制度

　　一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。

　　二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理审阅签署。

　　三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以《合同法》、《招标法》、《重庆市管理条例》及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、文字准确、数据清楚，如有涂改，必须有双方在涂改处签章。

　　四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，交租借方、公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。

　　五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必须交公司经理办公室一份存档，交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。

　　六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对公司内项目经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理决定。

　　七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，如有特殊情况需分包的，必须经企业法人代表批准后由公司管理委员会对外选择施工队伍并负责监督施工情况直至竣工验收。

　　八、公司内部基本建设和维修业务一律不对外承包由经理办公室负责工程造价控制和施工队选择、监督，直至验收后交付使用。

　　九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，由经理、公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。

　　十、公司与外单位的合同如对方严重违约，经理交涉无效时，抓住有利时机，由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。在仲裁或诉讼中有关技术方面的问题由公司管理委员会协同解决。

　　十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调查情况后，提交公司办公室给予各种行政处理和经济处罚，触犯法律的将移交司法机关处理。

合同档案管理制度3

　　为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。

　　1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。

　　2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

　　3、档案的查阅：

　　(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

　　(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

　　4、档案的保护：

　　(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

　　(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

　　(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。

　　(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。

　　5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的.学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

　　6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。

　　7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。

　　8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。

合同档案管理制度4

　　为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

　　二、合同档案管理原则

　　1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　　2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

　　3、各部门应分别建立健全合同文档的`形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

　　三、合同文档的移交

　　1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

　　2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

　　3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

　　四、合同文档的管理办法

　　1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

　　2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

　　3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

　　5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

　　6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

　　7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

　　8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

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