公司行政办公管理制度

相关推荐

公司行政办公管理制度

　　随着社会一步步向前发展，制度使用的频率越来越高，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编整理的公司行政办公管理制度，希望对大家有所帮助。

公司行政办公管理制度

公司行政办公管理制度1

　　第一章总则

　　第一条根据国家公文处理的有关规定，并结合XX管理有限公司（以下简称公司）的实际情况，制定本办法。

　　第二条本办法所称公文是指公司及下属机构在经营管理活动中撰写和使用的或机关、团体、企事业单位传送给公司的各类公文。

　　第三条公司办公室负责和协调公司的公文处理工作，主要任务是：

　　(一)对公司公文处理工作进行指导和培训；

　　(二)统一收发、拟办、传递系统内外单位发送给公司的所有公文；

　　(三)负责公司名义公文的核稿、报批、缮印、盖章、发送；

　　(四)负责各类公文的立卷、归档、借阅、回收等管理工作。

　　(五)公司办公室设专人负责公司各类公文的处理工作；

　　公司其他部门也应指定人员负责对本部门职责权限内公文的处理工作。

　　第四条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，按照行文要求和公文处理规定进行，做到及时、准确、安全。

　　第二章公文种类第五条公司常用的公文种类有：

　　(一)请示，用于向上级单位请求指示和批复事项的文种。

　　(二)申请，用于向上级管理单位或职能部门请求批准事项或要求的文种。

　　(三)报告，用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级单位查询的文种。

　　(四)通知，用于发布规章制度、任免干部、部署工作、转发主管单位、含隶属关系的管理单位的文件或主管领导的批示、批转下级单位的公文的文种。

　　(五)批复，用于答复请示、申请事项的文种。

　　(六)规定，用于对某一具体事项做出安排，要求有关部门、人员遵照执行的文种。

　　(七)决定，用于对重要事项做出决策和安排的文种。

　　(八)决议，用于经会议讨论通过的重要决策事项的文种。

　　(九)意见，用于对重要问题提出见解和处理意见，阐明公司指导原则的文种。

　　(十)通报，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验的文种。

　　(十一)会议纪要，适用于记载和传达会议决定事项、主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。主要有董事会会议纪要、总裁办公会纪要、总经理办公会纪要。各类会议纪要，需简明扼要、精练准确，由办公室整理印发的文种。

　　(十二)函，用于彼此无隶属关系的公司内部各单位之间相互商洽工作、询问答复问题，公司或公司部门向业务协作关系单位提出要求或答复的文种。

　　(十三)合同(协议)，公司或被授权的业务单位或部门按《合同法》等有关法规，与公民、法人或其他经济组织之间签署的应承担民事责任的法律公文。

　　第六条文件划分，公司在经营管理过程中形成的各类文件作如下划分：

　　(一)凡属下列事项可以公司名义行文，文头用“XX祥云医院管理有限公司文件”：属于重大的或涉及整个公司的事项，向上级各部门的请示、报告；

　　与上级各部门的联合行文；

　　编制、制定公司年度综合计划及中长期发展战略；

　　发布公司有关重大事项的规定、决定、决议、意见等；

　　涉及所属企业的管理体制、机构编制、人事任免、重要问题处理等重大事项；

　　其他重要事项的行文；

　　(二)凡属下列事项可以办公室名义行文：属于一般事项，向上级对应部门的请示、报告；

　　公司范围内的一些具体工作；

　　公司会议及具体事项的通知；

　　其他须以办公室或业务部门名义行文的事项；

　　(三)凡属下列事项也可以公司名义行文：按照公司职能规定，属于部门具体业务，需要指导下级单位或对口部门开展工作的；

　　其他须以各部门名义行文的事项。

　　第三章公文格式

　　第七条行文格式。正规公文的格式一般由秘密等级、紧急程度、发文单位(文头)、发文字号、签发人、红色反线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印制单位、印制日期等组成。公司发文分上行文：请示、报告；

　　下行文分：通知、通报、决定、决议、批复。

　　(一)涉及公司秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数、序号。

　　(二)紧急公文应当根据紧急程度，分别标明“特急”、“紧急”。

　　(三)发文单位应当使用全称或规范化简称；

　　联合行文，主办单位应当排列在前。文头字一律套红印刷。文件文头与正文用红色反线隔开。红色反线上方留三分之一天头的为上行文头；

　　留四分之一天头的为下行或平行文头。

　　(四)发文字号，包括单位代字、年份、序号。年号一律要全称，不能写为后两位数字，并且用方括号〔〕，不能用圆括号()或尖括号《》。总公司发文统一格式为“祥云医字〔年份〕×号”，×号不以“0”作为虚号。

　　(五)上报的公文，应当在首页附：发文签。

　　(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明文种。标题中除法规、规章用书名号外，一般不用标点符号。

　　(七)主送单位，一般写在公文标题之下，正文之前，后加冒号，主送单位的全称、特称、单称，均应使用统一的表达形式，不能随便排列。

　　(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

　　(九)成文时间一般以负责人签发日期为准。

　　(十)公文除会议纪要外，应加盖公章。公章加盖在成文日期之上，发文单位署名一般省略不写。联合发文单位都应加盖公章。主办单位的印章应排列在前。

　　(十一)公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词组组成。按先“内容”后“形式”的顺序排列词目，每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词或词组。主题词的位置在成文日期之下，阅知范围之上。

　　第八条合同(协议)的格式按照公司合同管理办法执行。

　　第九条公司公文用纸幅面规格采用国际标准A4型。

　　第四章行文规则

　　第十条公司及公司各部门的'行文关系，应当严格按照各自的隶属关系和职权范围确定，统一按公司名义下发。

　　第十一条向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级单位。

　　第十二条各部门未经公司主管行政副总裁审阅、总裁签批同意，不得擅自向下行文。

　　第十三条请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事外，“请示”不得直接送领导个人。

　　第十四条报告中可以提出意见或建议，但不得夹带请示事项。

　　第五章收文办理

　　第十五条收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催办、查办、存档等程序。收文编号分为单位X字〔年份〕×号。

　　第十六条签收、登记、拟办、分送由办公室负责。签收时应注明时间、份数、急缓程度；拟办时要附公文处理单，并签注拟办建议。

　　第十七条对传阅公文、资料，应速传速阅，一般不得超过两天，并注明传出时间。加急件应随到、随传、随阅，必要时可集体阅读。对需送几位领导传阅的公文，办公室应按领导排序由前向后递送。办理公文传阅、传批的办公室人员应随时掌握公文去向并予以记录。除领导另有指示外，不应将公文在领导之间自行传递。

　　第十八条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。

　　第十九条对所属企业上报的需要办理的公文，各部门应进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；内容是否符合公司规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范，是否符合行文规则。对符合规定的公文，公文办理者应及时处理公文，对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。

　　第二十条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商。

　　第二十一条根据办理公文件件有着落、事事有交代的要求，建立三类催办制度，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，使催办贯穿于公文处理的各个环节。

　　(一)凡送公司领导批示的公文、下属医院与网络公司送隶属管理机关的公文和总裁办公会、公司周例会等上交办的事项，由总裁办负责催办；

　　(二)公司各部门承办的公文和申报的公文由各主办部门专人负责催办。

　　第六章发文办理

　　第二十二条发文办理一般包括拟稿、审核、签发、翻译、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

　　第二十三条草拟公文应当做到：

　　(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，符合上级单位或领导的工作指示，并同现行有关公司规章制度相衔接。如提出新的政策规定，应加以说明。

　　(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

　　(三)公文起草时，有关人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日，日期使用阿拉伯数字。在使用简称时，应先用全称，再加以说明。

　　(四)公文的正文层次可以为多层：

　　一级标题为“一”（使用黑体，不加粗）；

　　二级标题为“(一)”（使用楷体）；

　　三级标题为“1”（使用仿宋体）；

　　四级标题为“(1)”（使用仿宋体）；

　　五级标题为“①”（使用仿宋体）。

　　(五)公文必须使用国家法定计量单位。

　　(六)公文中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。代表数量金额的数字，应加逗号分隔符、金额单位、币种。

　　(七)文稿送签时，若有需要向主管领导说明的事项，应另外附简要的说明，随文稿一并送审。

　　第二十四条公文有些内容如涉及公司内部其他单位的职权，主办单位应事先与其他有关部门主动协商并会签；

　　若有不同意见，应报请主管领导裁定。对于不同意见未协商一致、又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发公文。

　　第二十五条公文的签发事宜由办公室负责承办。在送领导签发之前，先由办公室进行审核。审核的重点是：

　　一、是否需要行文；

　　二、是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定；

　　三、是否与有关部门进行协商、会签；

　　四、文种使用、行文格式等是否规范；

　　五、是否条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确。

　　对不符合规定的上报公文，办公室应退回呈报单位，并告知要求改正的部分。

　　第二十六条公文拟稿后，按以下规定签发：

　　(一)以董事会名义发文，由董事长签发。

　　(二)以公司名义发文，由总裁签发。

　　(三)以下属分公司名义发文，由总经理签发。

　　根据公司授权规则的规定，凡有权人明确授权的，被授权人也可签发。

　　第二十七条签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，则视为同意。

　　第二十八条草拟、修改、审核、批阅、签发公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔和纯蓝墨水笔。不得在文稿装订线外书写。

　　第七章公文流转程序

　　第二十九条公司各部门接收的各类公文（包括电子、纸质资料），必须在第一时间交办公室，由办公室登记接收并进入公文流转程序。

　　第三十条公文运转要严格按程序办理。凡是送公司领导签批的文稿、文件，一律通过办公室登记，并附公文处理单，不要直接呈送领导个人，由办公室核稿后，按领导分工报送或提请有关会议集体讨论决定，应克服“后门文件”和“公文逆运转”等混乱现象。

　　公司正规公文发文的程序是：拟稿者起草公文并填写发文稿→部门负责人审核→有关部门会签(如有必要)→办公室核稿→领导签发→办公室排版缮印→办公室盖章→发文归档。

　　第三十一条以公司名义对外签署的合同(协议)等公文需要经有关部门会签，才能送领导审批后盖章。程序是：有关部门准备好合同(协议)→公司内部审核→送律师审核→按律师意见修改→填写合同(协议)盖章审批单，并负责办理律师审核签字→办公室阅核、签字(修改前后的合同或协议、律师签字审批单、律师修改意见等四份文件)→财务负责人阅核、签字→领导批示→经办部门到办公室盖公司章→送交有关单位。

　　第三十二条工作签报和电话记录作为非正规公文，按以下程序办理：起草者填写有关表单→办公室或部门负责人签字→办公室编号、登记→有关部门负责人提出拟办意见→送领导批示→有关部门办理→归档。

　　第三十三条公司各部门需请求公司职能部门或公司领导给予有关支持的申请、请示，以审批单形式按以下程序报送相关部门。相关部门有权决定的，直接答复提出要求的部门；超权限的，应提出拟办意见通过办公室报主管领导决定：

　　(一)涉及人事、薪酬、福利、编制、培训、出境的公文直接报送公司人力资源管理部；

　　(二)涉及资金调拨、预算管理的公文直接报送公司财务管理部：

　　(三)涉及有关法律事务的公文直接报送公司办公室(法律)；

　　(四)涉及以公司名义作广告、购置信息技术设备等实物资产的公文直接报送公司总裁办公室；

　　(五)凡涉及两个部门及以上的、无法确定主办部门的申请、请示送办公室处理。

　　第八章归档与销毁

　　第三十四条公文办完后，应当根据《章程》和有关规定，及时将公文审定签发后的终稿、印刷后的正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

　　第三十五条公司领导责承有关部门办理的公文应及时到办公室办理借阅手续，及时归还，以免遗失。

　　第三十六条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值、期限整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用，一年归档一次。

　　第三十七条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

　　第三十八条公文复制为正式文件使用时，视为正式文件妥善保管。

　　第三十九条案卷应当确定保管期限。个人不得保存应当归档的文件。

　　第四十条没有存档和存查价值的文件，经过鉴别和领导人批准，可以定期销毁；销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、漏销。

　　第九章附则

　　第四十一条公文用印按照公司《印章使用与管理暂行办法》执行。

　　第四十二条本办法由公司办公室负责解释。

　　第四十三条本办法自下发之日起执行。

公司行政办公管理制度2

　　第一章总则

　　第一条为了加强公司全面管理工作,使日常行政办公管理向科学化、系统化、网络化高水平发展。达到各项管理工作以人为本,着力推进"三个转变",一是推进转变管理思维和管理理念的转变。二是推进个别被动管理向全面主动管理转变。三是推进由粗放式管理向转细化管理转变。以科学发展观为统领,全面实现公司规划目标,特制定本制度。

　　第二条本制度对公司办公室日常行政办公管理的任务,权利和责任进行了规范和细化,从而不断改进和完善提高综合部门的管理水平。真正起到参谋助手、组织协调、服务保障三大职能作用。

　　第三条办公室人员要倡导六种良好风气。

　　1、勤奋学习、学以致用的浓厚风气。

　　2、自觉探索、开拓创新的浓厚风气。

　　3、雷厉风行、争创一流的浓厚风气。

　　4、严谨细致、埋头苦干的浓厚风气。

　　5、严守规矩、极端负责的浓厚风气。

　　6、甘于奉献、干净干事的浓厚风气。

　　第二章办公室日常行政办公管理的任务、权利

　　第四条根据办公室在日常行政办公管理工作中应具备的三大职能作用、结合我公司已经制定出台的原有规章制度、对办公室的管理任务、权利在本制度中进行细化和明确。

　　第五条办公室人员在当好领导参谋助手方面,应做好以下工作:

　　1、.做好上传下达、下情上报工作。因此要经常学习和掌握国家政策和上级指示,行业发展动向,结合我公司的特点,及时向公司领导提出有利于公司发展的合理化建议,供领导决策和指挥工作时参考。对于公司决定和安排的工作事项,要及时传达给各部门及下属单位贯彻、执行。并要把执行过程中的意见和结果进行分析、评判,再及时的反馈给领导及有关部门。把领导新的决策再传递到各部门及下属单位,做到上、下级沟通、互动。

　　2、严格执行公司《关于会议制度的规定》组织安排好各种会议,作好会议纪录,对会议布置的工作,按时对承办人检查、落实。要把承办结果及时向领导汇报,做到心中有数。

　　3、认真落实公司制定的《新员工试用制度》和《员工甄选聘用管理办法》以公正、客观、实效的原则,帮助公司把好用人关。对到公司工作的新员工,要建立个人档案,试用期间要经常了解思想、工作、学习、身体等各方面的情况,并要征求新员工所在部门、单位的`意见,拿出综合意见向公司总经理提出到期后是否转正的意见。因公司发展需要公司定向招聘人员,由办公室按照公司制定的办法,对其办理手续,并要介绍公司简况,学习公司各项规章制度,与公司融为一体。

　　第六条办公室在组织协调方面,应完成以下任务。

　　1、根据公司制定的《员工守则》要在全体新、老员工中进行宣传、学习、示范,使全体员工认识到,这不仅仅是公司从企业文化角度建立的规章制度,也是社会文明发展的需要。要把公司要求去做变成全体员工的自觉行动。有一个好的团队、才能不断对外提升公司对外形象。

　　2、根据公司制定的《考勤制度管理规范》处理好员工劳逸结合、按劳取酬、突出贡献的原则。始终鼓励能够模范带头遵守公司规章制度的员工,教育帮助、处罚个别员工无组织、无纪律的歪风斜气。在公司氛围内树立一个良好的自然风气。培养出一支思想过硬、纪律严明、作风正派、能够吃苦耐劳善打硬仗的员工队伍。

　　3、量化考核是办公室的重要工作之一。根据公司制定的《量化考核办法》,要把考勤、工作纪律、卫生状况信息反馈这四部分,作为公司对员工进行量化考核的一个主要方面,结合公司新制定的绩效考核暂行办法,从而评价出每位员工的个人素质和综合业绩。

　　4、公司以人为本制定的《员工休假制度》是公司为增加员工福利和凝聚力的一项利民措施。办公室要按照制定的标准和范围进行实施。

　　5、根据公司业务需要,公司制定的《出差管理制度》有涉及到办公室该办理手续和把关的地方,一定要坚持原则,实事求是的办理。

　　6、公文的收、发、存是办公室例行工作的主要组成部分,根据公司制定的《公文处理准则》,办公室对上级来文要及时呈报给公司领导,公司对外发文要及时办理、公司内部文件、通知等要及时传递或下发到位。充分体现公司的工作作风和工作效率。办公室要搜集各种公文的承办结果。要按规定立卷、归档、备查。

　　第七条办公室在服务保障方面应完成以下任务

　　1、保持公司文件资料的齐全完整,是公司管理工作的主要组成部分,公司对外不公开的文件资料,属公司的商业秘密,有些重要资料属公司无形资产。办公室要严格按照公司制定的《档案管理办法》进行传递和设档管理。

　　2、办公用品的合理节约使用,关系到公司管理费的节、超,办公室应根据公司制定的《办公用品管理规定》进行管理。对于一次性消耗的用品如:纸张、笔墨要节约使用,对办公用具要登记造册,分解到使用人保管、使用,要明确其责任。

　　3、公司因工作需要配备的计算机属公司的固定资产,办公室应根据公司制定的《计算机管理办法》对违反规定的人员给予处罚。

　　4、公司配备的车辆主要为经营、生产及办理业务使用。办公室应按照公司制定的《车辆使用管理规定》严格管理。

　　5、公司电话是为方便与外界联系、沟通、开展业务使用,办公室应按照公司制定的《电话管理规定》监督使用和管理。

　　第三章奖、罚规定

　　第八条为了严格对制度的执行,做到工作有标准,有要求、有布置、有检查、有落实、有评判结果。公司对办公室在日常行政办公管理制度的执行情况和质量要进行考评。通过奖、罚措施,增强责任人的工作责任心,使公司各项工作管理精细化。

　　第九条办公室要定期对于落实、执行公司制度情况进行自检,将自检结果报公司总经理,由总经理组织有关部门及资深管理者参加进行评判。

　　第十条奖、罚的办法:按照本制度对办公室的工作从参谋助手,组织协调,服务保障三大职能方面,分条、分项评定。每一项都划分为"优""良""中""低""差"三个档次,暂定每半年综合考评一次。

　　第十一条本制度主要考评内容分为三个方面共十四项细目,考评记分,奖罚标准执行公司《行管人员的绩效考核暂行办法》。

　　第十二条本制度自二OO七年一月一日起施行。

【公司行政办公管理制度】相关文章：