日本商务电话礼仪

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日本商务电话礼仪

　　日本商务电话礼仪

日本商务电话礼仪

　　1.电话响了，立刻拿出笔记本放到手边

　　2.响3次铃后才接电话的话要说"久等了"「お待たせいたしました。」

　　在商务场合要做到迅速接听电话。如果电话铃响了3次之后才接的情况下，要记得说"久等了"。

　　3.不能说"喂喂"

　　接听电话后一般模式是说"谢谢您的电话，这里是●●股份有限公司。"「お電話ありがとうございます。株式会社●●でございます。」

　　「はい、株式会社▲▲でございます。」"是的，●●股份有限公司"

　　4.即使是接听电话也要保持笑容和良好的仪态

　　一定要将自己的态度传达给对方。姿势要保持像是对方就在眼前一样，有意识的用好的姿势来说话吧。

　　5.即使是不认识的人也要说"一直承蒙您关照"「いつもお世話になっております。」

　　即使是头一回见面的人，不是自己认识的人，也请不要忘了说这句话。这是商务场合不可欠缺的客套话。

　　6.对方没有报上姓名，必须要确认清楚

　　因为有急事就忘了自报姓名，直接问"○○先生/女士，在吗?"，对于这样的人，应当去询问确认对方的公司名以及姓名，说"不好意思，能问一下您贵姓。"或"打扰了，能问一些您的姓名吗?"

　　「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか。」

　　7.听不清楚的情况说"电话信号好像不太好。"「お電話が遠いようなのですが。」

　　即使不是信号不好的问题，或者是仅仅是对方的声音太小了听不清楚的情况下，都请说电话信号不好。说"听不清。"(责怪对方声音问题)是失礼的表现，所以就把错推到机器身上就好了。

　　8.如果自己听不清的原因，要诚实的说"对不起。"申し訳ございません

　　刚刚说到如果是对方机器、声音大小的问题导致听不清，那么就说电话信号不好。如果遇到是自己听不清的情况下，就要老实道歉并请求对方再重复一遍。("非常抱歉，能否请您再重复一遍贵公司的名字。")

　　「申し訳ございませんが、もう一度御社名をお願いいたします。

　　9.负责人不在的情况下，要向对方确认怎样联系。

　　对方想找的负责人不在的时候，要告诉对方负责人不在，同时询问对方之后要怎么联系，根据对方的意向来认真确认联系方法。

　　10.负责人不在的情况下，不要把多余的信息传达出去

　　不要告诉外人负责人具体的走向，住所，手机号码。

　　11.笔记要遵循5W2H原则，简洁、明确

　　5W2H：When、Who、Where、What、Why(How much)(How many)但是没必要全部都记下来。这样只会给自己造成负担，只要有意识的把必要的记下来就好了。

　　12.最后要记得重复一遍笔记内容

　　13.电话要安静切断

　　电话结束后，屏气，安静的放下话筒。不要"噶强"一声把话筒盖上让对方听到，首先用手指缓慢压下电话的卡头，然后电话切断后再小心放下话筒。

　　日本商务电话基本礼仪

　　接电话

　　日本人接电话时，首先是自报自身公司、自身家或自身的姓名，然后再开始说话。这一点与中国人打电话时的风气是不同样的。

　　客套话

　　在获悉对方是谁后，平日要进行方便的客套。在公司接另外公司的人打来的电话时，最多见的客套话即是「いつもお世話になっております」(总是承蒙您的照顾)，「どうも」(您好)。假设和对方有段时间未见了，则要说「ごぶさたしております」(好久不见)。而在夜晚或早晨打电话时，打电话的人平日都要说句「夜分遅く(朝早く)おそれいります。」(抱歉夜晚(清晨)打电话给您)等等。

　　通话

　　通电话时，没办法以实物，手势，神采等来帮助说明你的话，所以用日语通话时，要注重讲得清楚，切勿急躁。何况，中途要向前进展，以便对方进行反映或记录。日本人平日不直接询问对方是否听懂了。因而，切忌说「わかりましたか」(领会了吗?)

　　听电话

　　听电话时，假设你听领会了对方讲的意思，那么就要在对方讲话停立时答复一声「はい」，以泄漏表现我正在听您讲话何况听懂了，请您继续往下说。除答复「はい」之外，有时还要频频对方所讲的意思，或不有听清楚时，要说「すみませんが、もう一度おっしゃってください」(对不起，请再说一遍)。

　　挂断电话

　　完结通话时，日本人不说「さようなら」而说「失礼します」。假设是在晚间，那么还要说一句「お休みなさい」(晩安)。而且，说完以后不要立即放下电话听筒，要确认对方已经放下电话听筒，方可轻轻把电话挂断。切忌火速将电话机扣掉。

　　日本电话礼仪用语

　　相手(あいて)の都合(つごう)を気遣う(きづかう)

　　【译文】考虑对方是否适合接电话的时候。

　　今、お話(はなし)してよろしいでしょうか?

　　【译文】现在方便说话吗?

　　電話を受けた相手がどんな状態かは、かけた側はわかりません。取り込み中で、ゆっくり電話をしていられる状態でないかもしれません。「今、お話してよろしいでしょうか?」と断ってから本題に入るのがビジネスマナーです。

　　【译文】接电话的人现在是怎样一种状态，打电话的人并不知道。如果对方在忙的时候可能会没办法详细的进行交谈。所以"请问您现在方便讲电话吗?"会作为电话商务礼仪中的开场白，然后再切入主题。

　　直接(ちょくせつ)会(あ)えず、電話(でんわ)で済(す)ますとき

　　【译文】无法见面，打电话的时候。

　　電話(でんわ)で大変(たいへん)申(も)し訳(わけ)ございませんが

　　【译文】电话打搅您，实在是非常抱歉……

　　謝罪したり、無理な依頼を引き受けてもらったときは、出向いて気持ちを伝えるのがいい方法です。しかし、様々な理由ですぐに出向けないときは電話をして、このフレーズを使います。電話を終えるときは「後日、改めてお伺いいたしますが、取り急ぎお詫び(お礼)をと思いまして」と言えば「無礼な奴」とは思われません。

　　【译文】道歉、已委托对方做一些额外的工作后，当面向对方传达自己的的感受是一个很好的方法。但是，由于各种各样的理由，我们无法与对方见面时，在电话中我们可以使用这样的短语。结束电话谈话时，我们可以说"改天再登门拜访您"，这样别人就不会认为你是一个"没有礼貌的家伙"。

　　電話(でんわ)ばかりでなかなか会(あ)えない相手(あいて)に

　　【译文】总是通过电话却很少能见到对方。

　　いつも電話(でんわ)ばかりで失礼(しつれい)しております

　　【译文】总是打电话给别人是很失礼的。

　　直接会う機会がつくれず、電話ばかりの相手にいう定番フレーズです。「あって話すのが礼儀なのですが」という謙虚な気持ちを暗に伝えることができます。言うベストタイミングは、互いが名乗った後です。

　　【译文】没有直接见面的机会，总是打电话给对方的话有一句固定的短语。"总觉得见面说的话会更有礼貌些，但是……"表达暗含着谦虚的心情也是可以的。说这句话最好的时机是在双方都相互说完自己的名字以后。

　　バタバタして要件(ようけん)だけで電話(でんわ)を切(き)りたいとき

　　【译文】忙得不可开交想挂电话的时候。

　　あわただしくて申(もう)し訳(わけ)ございません

　　【译文】很匆忙，实在是非常抱歉。

　　こちらから電話をかけておきながら、ゆっくり話せないときに使う定番フレーズです。用件のみの落ち着かない電話になったら、電話を終えるときに「あわただしくて申し訳ございません。とりあえずご連絡だけでもと思いまして」と告げます。申し訳ない気持ちを伝えることで、相手の機嫌を損なわずに済みます。

　　【译文】从这边打电话过去，没有充裕的时间说话时使用的短语。如果只能说重点的话，结束电话谈话时可以这么说："这么匆忙，实在是非常抱歉。不管如何我会和您保持联系。"要传达出抱歉的心情，在对方心中爱不会留下嫌隙。

　　夜(よる)かける電話(でんわ)

　　【译文】晚上打电话。

　　夜分(やぶん)恐(おそ)れ入(い)ります

　　【译文】这么晚打搅您非常抱歉。

　　夜、相手がくつろいでいるような時間は、仕事の電話をかけること自体、失礼に当たります。できれば、翌日以降に連絡するのが礼儀ですが、どうしても連絡を取りたい場合は「夜分恐れ入ります」と申し訳ない気持ちを伝えてから、用件を伝えます。目安として、夜9時以降に使う人が多いようです。

　　【译文】晚上，对方有充裕的时间，但是给对方打工作电话也是一件很失礼的事情。如果可以，尽量第二天以后再联络更为礼貌些，无论如何都需要联系对方的情况下，要传达抱歉的心情"这么晚打搅您非常抱歉"然后说重点。目测9点以后使用的人感觉比较多。

　　相手が休みの日にかける電話

　　【译文】对方休息的时候打电话。

　　お休(やす)みのところ、誠(まこと)に恐(おそ)れ入(い)りますが

　　【译文】在您休息的时候打搅您，真的是很抱歉。

　　相手の携帯や自宅の電話番号を知っていても、休日なら仕事の連絡は避けるべきです。しかし、どうしても電話をする必要がある場合、このフレーズを使います。「お休みのところ、誠に恐れ入りますが」と断って、申し訳ない気持ちを伝えることで、悪い印象を抑えることができます。

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